Автоматизация от калькулятора до BI

Для агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.

В закладки

Наш кейс - это история, как модифицировалась агентская отчётность от калькулятора (буквально) до автоматизированной отчётности, собранной в K50:BI.

С какой задачей мы обратились в К50

Наши основные клиенты - автодилеры. Это сегмент, в котором очень много стандартов, один из них – транслирование рекламной кампании на протяжении установленного рекламного периода, а для этого необходимо равномерное распределение бюджета в рамках рекламного периода. Чтобы расход был примерно одинаковым, специалисты проверяют рекламные кампании каждый день и, при необходимости, корректируют ставки.

Конечно же, когда у одного специалиста целый пул проектов, это занимает очень много времени, которое можно задействовать на повышение эффективности этих же РК.

В связи с этим данную задачу было решено автоматизировать.

Эволюция подхода к решению задачи

v0.1 alpha

На самом старте работы, когда было ещё немного проектов, первым инструментом был калькулятор:) Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.

v1.0 beta

С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда мы стали автоматизироваться подручными средствами, а именно с помощью MS Excel. Создавали файл со списком проектов, для каждого из них задавали формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных, а именно: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки).

Выглядело это примерно так:

v2.0 K50:BI

Отчёт, разработанный партнёрами, выглядит следующим образом:

Как с отчётом работают сотрудники агентства?

  • Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля просматриваются данные за последние 1-2 дня. Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются.

Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.

Если всё в норме - просматривается следующий клиент.

Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика - это является сигналом для более глубокой проверки РК.

  • Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК.
  • Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.

Что под капотом?

Источники данных:

  • Статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта
  • Остатки бюджетов по аккаунтам
  • CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов

Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.

Расчёт планового расхода осуществляется следующим образом:

  • Сначала мы считаем, сколько осталось дней до окончания РК.
  • В случае, если значение больше нуля, то мы производим расчёт на основе следующих данных:

Почему именно так?

Так как при расчёте мы учитываем текущий день (день проверки РК), то необходимо брать в расчёт как остаток средств на аккаунте, так и расход за этот день.

С какими проблемами столкнулись на этапе внедрения и как их решали:

  • На текущий момент в K50:BI нельзя получить дату окончания РК, именно поэтому пришлось завести гугл-таблицу и подгрузить её в качестве источника данных. Однако такой подход добавляет человеческий фактор, из-за чего данные в таблице могут терять свою актуальность.
  • Из-за большого количества аккаунтов визуализация данных занимает продолжительное время. Чтобы решить данную проблему мы создали отдельные листы для каждого специалиста. Количество одновременно загружаемых данных уменьшилось, что позволило сократить и время загрузки виджетов.
  • Когда мы только начинали создавать визуальную часть отчётности, то было невозможно задать двойную сортировку. Для нас было важно, чтобы названия клиентов были сгруппированы и отсортированы по порядку, а дата при этом сортировалась по возрастанию. Из-за этого приходилось загружать каждого клиента в отдельности, а это снова упиралось во время. Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило нам жизнь:)

К чему привело внедрение автоматизации отчётности через К50?

Все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах.

Менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний.

После полноценного внедрения BI-мониторинга в работу, каждый из специалистов стал экономить около 7-8 часов в месяц, а это целый рабочий день! А таких специалистов 7. Таким образом, ежемесячная экономия для агентства составляет не менее 49 человеко-часов.

Дарья Тарасенко - Специалист по автоматизации и развитию Hiclick

Вячеслав Макаров - Эксперт К50

Павел Мрыкин - Евангелист К50

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Дарья Тарасенко", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 8, "likes": 5, "favorites": 20, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 77910, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 02 Aug 2019 13:41:46 +0300" }
{ "id": 77910, "author_id": 337762, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/77910\/get","add":"\/comments\/77910\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/77910"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199113, "last_count_and_date": null }
8 комментариев

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
0

У вас эксель, вот BI report:

Ответить
2

BI это не обязательно диаграммы.

BI - это способ привести информацию к удобоваримому формату.
В данном случае именно этот формат решает поставленную задачу, а не большое количество графиков и диаграмм.

Ответить
0

Конечно решает, это эксель. BI в вашем случае не подойдёт.

Ответить
0

Ок, вы сможете в excel подтянуть все эти данные без лишних доработок, расширений?
Обеспечить автоматическое обновление данных?
Доступ всем сотрудникам агентства?
Изменение данных сразу у всех сотрудников, при изменении структуры данных?

В целом конечно можно, вопрос в том - какими усилиями и насколько это будет удобно.

Ответить
0

Да, это сделать можно.

"Изи" - для всех ли? Вы пробовали писать запрос к API сервисов с передачей авторизационного токена в заголовках запроса и параметров запроса в теле запроса?

Для многих это неподъёмная задача.

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }