Как провести свою конференцию в первый раз, если вы не ивент-агентство

Даем советы и делимся лайфхаками из собственного опыта и рассказываем о своих ошибках. Чтобы вы их не повторили.

Привет! Это команда TEAMLY. Мы делаем платформу для совместной работы и управления знаниями. Она помогает командам эффективнее выстраивать свою работу, не терять важную информацию и не тратить время на исправление повторяющихся ошибок. Бизнесу TEAMLY помогает сохранять экспертный опыт, видеть общее положение дел компании и принимать решения на основе реальных знаний, а не теории.

Кроме создания инструмента, мы ратуем за развитие культуры управления корпоративными знаниями. Ведь один из самых ценных ресурсов бизнеса — это люди, их практический опыт и знания.

Мы часто общаемся с экспертами, которые уже управляют знаниями в своих компаниях и им есть, что нам рассказать. Такие кейсы не должны быть известными только в узких кругах. Это прикладные знания, которые можно взять и использовать в своей компании. Поэтому мы решили организовать конференцию, где спикеры рассказали бы всем желающим про свой опыт управления знаниями в разных областях.

Задача стояла амбициозная, а опыта организации таких мероприятий ни у кого не было. Рассказываем, на какие грабли мы наступали, сколько шишек набили и что в итоге получилось.

Вот основные. Назовем их грабли: наступать было больно, последствия разгребали спешно. Рассказываем, чтобы вы их не повторили.

❌ Поздно начали подготовку

Конференция была в середине апреля. Активную подготовку мы начали в феврале. С каждой неделей темп увеличивался, напряжение нарастало, нервы сдавали. На ходу мы придумывали новые решения и спешно старались их реализовать. Не делайте так.

❌ Не проверили похожесть названий

Придумали название, зарегистрировали домен. Все правильно сделали, но вот незадача — название нашей конференции «TEAMLY CONF» было созвучно с конференцией «TeamLead Conf». Сразу не проверили, пришлось быстро придумывать новое.

❌ Поздно выкатили лэндинг

Пока согласовали дизайн, текст и фото со спикерами, начали сильно опаздывать по лидогенерации. Время было к нам нещадно, а мест в зале много.

❌ Не проработали каналы лидогенерации

У нас были форма регистрации и боты в Telegram и Whats'app. Заявки сыпались, а систематизировать их было сложно. Случился хаос.

❌ Невольно нервировали потенциальных посетителей конференции

Не со зла, честно. По нескольку раз иногда звонили и спрашивали, придет ли человек на конференцию. Иногда с того конца нас слали. Зато были приятно удивлены, когда нам писали те, кому мы еще не успели позвонить или написать, мол, будет ли подтверждение? Для нас это означало, что людей действительно интересует управление знаниями.

Главной задачей для нас была качественная организация мероприятия для гостей: посетителей конференции и спикеров. Мы нацелились на синергию между экспертами и слушателями, чтобы первые поделились знаниями, а вторые их получили. К этому процессу мы приложили все усилия. В итоге результат перекрыл все наши недочеты и ошибки. Поэтому — определите для себя основную цель вашего мероприятия, тогда фокус не размоется в процессе подготовки.

С точки зрения организации все прошло успешно. На конференции гости подходили и спрашивали, а мы, случайно, не ивент-агенство? Это льстило, учитывая, что это первое подобное мероприятие в практике нашего отдела маркетинга. Не слышали ни претензий, ни негативных комментариев.

Самое главное в таком масштабном мероприятии — окружить гостей заботой, чтобы они не терялись, знали где что находится, легко ориентировались в расписании не отвлекались от выступлений спикеров потому что проголодались или захотели воды. Но обо всем по порядку.

Сначала план

Подготовьте подробный план мероприятия. Разбейте его на глобальные блоки, а блоки на подразделы. Назначьте ответственных для каждого блока. Разбейте подготовку на этапы, обозначив дедлайны.

Дополнительно сделайте план дня конференции. Распишите все до мелочей: кто во сколько приезжает на площадку, когда открываются двери, во сколько открывается регистрация и т.д. День будет сложный, а план поможет не потеряться во времени и хаосе.

Площадка

Обязательно начните выбирать площадку заранее, лучше за 6 месяцев до мероприятия. К этому моменту уже нужно понимать, какое количество гостей вы ждете и в каком формате планируете его проводить. Помните, что событий проходит много, в нужный вам день хорошая площадка может быть просто занята.

Нам с датой несказанно повезло: за два месяца нужный день был свободен. Но так везет не всем и не всегда. Если хотите проводить свою конференцию осенью или зимой, уже весной начинайте озадачиваться выбором площадки и датой проведения.

Спикеры

Если ваши спикеры медийные личности, уделяйте им больше всего внимания. Их нужно любить и окружать самой нежной заботой. За месяц, за неделю, за день, за несколько часов до начала мероприятия предупреждайте, когда и во сколько нужно быть на площадке.

Согласуйте с каждым спикером время его выступления. Уточните, останется ли он после мероприятия, чтобы пообщаться с журналистами, гостями, и вашими фотографами и видеографами. И обязательно предупредите, что пригласили прессу на мероприятие. У спикеров должен быть отдельный фуршет с изысканным алкоголем, закусками и отдельными официантами.

💡Лайфхак: если хотите, чтобы спикер приехал вовремя и сетка вашей конференции не разъехалась — говорите, что ждете его за час-два до реального времени его выступления. Тогда он приедет более менее вовремя. Не полагайте на пунктуальность загруженных делами людей. Их статус позволяет им опаздывать, но это не в ваших интересах.

Кейтеринг

Старайтесь выбрать кейтеринговую компанию, которая уже работала на выбранной вами площадке. Это сильно облегчит жизнь: не нужно будет ломать голову о расстановке столов, зоне питания и тд. Заранее согласуйте подачу алкоголя, если он у вас предполагается. Проговорите сценарий подачи и смены блюд.

💡Лайфхак: свежие и вкусные мясные и сырные нарезки, овощи, фрукты, конфеты и печенье можно купить в проверенных магазинах и привезти с собой. Мы покупаем такие продукты в МЕТРО и Глобусе. Служба кейтеринга все красиво порежет и выложит на стол.

Навигация

Продумайте, как гости будут взаимодействовать с площадкой. Расставьте координаторов, которые будут встречать на входе и подсказывать, как пройти на зону регистрации, где гардероб и туалет. Также расставьте таблички с подсказками: как пройти в зал, где зона кейтеринга и прочее. Не все любят лишнее общение.

💡Лайфхак: выделите людей, которые будут заниматься рассадкой гостей в зале. Обычно люди занимают места либо в первых рядах, либо уходят на последние. В таком случае на фото и видео у вас будет пустой зал. Пусть менеджеры контролируют рассадку, вежливо предлагая гостям удобные места и равномерно заполняя зал.

Регистрация

Определитесь, каким образом вы будете регистрировать гостей на площадке, чтобы не создавать толкучку. Сделайте длинную зону регистрации с большим количеством столов, привлеките побольше сотрудников или наймите хелперов, которые ускорят процесс. Сделайте регистрацию мобильной и удобный для гостей и сотрудников: сканировать QR-коды намного проще, чем искать каждого гостя по фамилии в списках.

❗Важно: Welcome-зона создает о вас первое впечатление, пусть оно будет приятным. Не начинайте свою конференцию с толкучки, очередей и негатива.

Планерки с менеджерами

Несколько раз четко объясните задачи всем вашим сотрудникам и менеджерами, чтобы в день мероприятия они не слонялись сиротливо в ожидании заданий. Все должны знать зоны, за которые отвечают и свои обязанности.

Фотограф и видеограф

Пригласите подрядчиков на площадку заранее. Дайте почувствовать пространство и сориентироваться, чтобы понимать, с каким светом работать, где установить аппаратуру. Покажите фотографу референсы картинок и объясните, какой результат вы хотите получить на выходе и дайте четкое ТЗ: когда и что нужно снимать. Ведь фотограф — это художник, и ваше с ним видение прекрасного может не совпасть, если вы слепо доверитесь.

Накануне мероприятия напомните о себе. Недавно фотограф, которого мы наняли впервые, просто забыл о нашем мероприятии, хорошо, что живет рядом и быстро приехал. Ошалевший и всклокоченный.

Ведущий

Признаться, с ведущим нам не повезло. Мы долго выбирали: весельчаки и балагуры просто не подходили под формат мероприятия. Нужен был человек, понимающий специфику деловых мероприятий. Кандидатов мы нашли через специальное агентство и выбирали из двух.

Наш ведущий покорил профессионализмом и собранностью, он даже дал несколько полезных советов. Мы передали ему расписание, фамилии и регалии спикеров и прочую информацию. А вот репетицию не провели, полагаясь на его опыт.

Техническая документация

Имейте на руках все необходимые технические документы на стенды — площадке важно знать, что вы туда завозите.

💡Лайфхак: некоторые площадки при завозе фотозоны (фотоволла) требуют брать специальные утяжелители (плитки, камни, грузила и тд). Это подстраховка от ветра, чтобы ваша фотозона не заваливалась от дуновения ветра или случайно задевшего ее гостя.

Оформление

Старайтесь придерживаться единого стиля во всех деталях оформления мероприятия. Это касается презентаций, видео-роликов, фотозоны, печатной и раздаточной продукции, мерча, декора помещений, столов регистрации, фуршета и кейтеринга. Если мероприятие деловое, используйте приглушенные, спокойные оттенки: синий, черный, темно-фиолетовый, и минималистичный декор.

Интерактив

Какой бы серьезной и деловой не была ваша конференция, развлеките гостей. Мы решили угостить бокалом игристого на завтраке. Еще организовали фотозону с шутливыми табличками с забавными надписями на тему управления знаниями. Получилось не занудно и с брендингом. Гости смогли скачать свои фото по открытой ссылке.

Сделайте мерч. Конечно, это дорого и часто нельзя проследить выхлоп. Просто помните, что так вы укрепляете ваш бренд, повышаете узнаваемость, а еще делаете приятно гостям. Все любят подарки — это факт. Мы сделали стикербуки, которые придумали сами и отрисовали наши дизайнеры. Наклейки пользовались успехом у гостей.

Все фиксируйте

Заведите гугл диск, посвященный вашему мероприятию или специальный раздел в вашей базе знаний. Записывайте туда все важные моменты: документация с площадкой и другими подрядчиками, списки площадок, которые вы рассматривали, условия выступлений от спикеров, важные контакты, прайс-листы и прочее.

Всю конференцию мы делали в базе знаний TEAMLY. За полгода наш отдел маркетинга увеличился в полтора раза, кто-то уволился, но вся информация по конференции осталась в базе знаний. Сейчас мы готовим новое мероприятие. У нас уже есть список площадок, контакты подрядчиков, макеты лендингов, презентаций, шаблоны писем и пресс-релизов. Мы не поднимаем переписки, судорожно не роемся в чатах и не достаем вопросами уволившихся коллег — вся информация доступна и на ее поиск не нужно тратить ценное время.

Напоследок

Главное, не бросайте гостей, как только ваша конференция закончилась. Объявите, что мероприятие закончилось, скажите, что было очень приятно всех видеть, где можно будет найти фото. Проводите гостей к гардеробу и выходам так, чтобы не создавать толкучку.

Материал подготовила команда TEAMLY. Это российский аналог Confluence и Notion, который разработала компания QSOFT. Более 15 лет мы разрабатываем высоконагруженные системы для Enterprise-клиентов.Если вам интересно прочитать больше материалов об управлении знаниями, загляните к нам в Телеграм-канал.
Читайте далее: