Как я выстроил систему регулярного менеджмента в области обработки лидов в агентстве

Привет, я Данил Симонов. С 2018 года управляю собственным агентством performance-маркетинга Haunds. Поскольку лидогенерация — наша основная услуга, мне было важно, чтобы все процессы в этой области были отработаны, оцифрованы и структурированы. Чтобы можно было было оперативно получить всю нужную информацию о любом проекте, безболезненно заменить специалиста и обнаруживать любые проблемы в самом зачатке.

За последние годы мы отработали целую систему регулярного менеджмента в области лидгена, которой сегодня делюсь с вами. Статья будет полезна не только агентствам, но и вообще любому бизнесу, который хочет системно подходить к вопросам привлечения заявок.

Всё начинается с библиотеки идей. В нашем случае это доска в Miro, к которой есть доступ у всей команды.

В первую очередь здесь мы храним наработанный опыт: связки, инструменты и подходы. Таким образом каждый специалист может зайти, найти цели, соответствующие целям в его проекте, и выбрать для себя что-то, что он сразу может взять в работу.

Также здесь ведём и хранилище идей. Каждый сотрудник может написать идею на карточку и расположить на доске. Например, специалист сходил на конференцию и зафиксировал себе идеи для запусков. Эти идеи он сохраняет на доске, чтобы команда могла их протестировать. Или кто-то сделал удачный запуск и хочет поделиться связкой с коллегами. Тогда он тоже фиксирует сработавшую гипотезу на доске, чтобы передать опыт коллегам.

В общем, если коротко — такая доска отличный рабочий инструмент для быстрого обмена идеями и результатами в команде. Визуально и технически реализовать это можно по-разному, главное здесь — сама суть.

Теперь пока откладываем наш банк идей в сторону и идём к основному документу при работе с лидогенерацией — проектной таблице.

Мы агентство, проектов у нас очень много, поэтому много и проектных табличек. Если вы хотите настроить регулярный менеджмент для себя, то вам одной такой будет вполне достаточно.

Итак, какие листы обязательно есть в нашей проектной табличке:

— Справка проекта (информация о целях, KPI, Tone of voice, ссылки на хранилище визуалов и всё, что может быть важно при запуске рекламы)

— Лист доступов (все явки и пароли)

— Журнал гипотез

— Выгрузка лидов

— Отчёт ежедневный

— Отчёт еженедельный

— Отчёт ежемесячный

— Сводка по запускам

Глобально в проектной таблице можно хранить всё, что вы считаете нужным, если это помогает держать руку на пульсе результатов маркетинга.

Первый особо важный для лидогенерации лист. Именно сюда прописываются гипотезы, которые специалисты берут с Доски идей, и по этому документу отслеживается их конечная эффективность.

Как правильно вести журнал гипотез?

1) Формулируем гипотезу

что хотим сделать и какой результат ожидаем получить

2) Фиксируем срок реализации

так всегда будем видеть, когда был сделан тест

3) Прописываем переменные

где тестируем, какие форматы, настройки

4) Проставляем статусы

и не забываем их обновлять

Последний столбик оставляем под фиксирование результата. Сделать мы это сможем уже после всех следующих шагов, о которых далее будем говорить. Но сразу хочу обратить внимание на то, что мы разделяем «статус» и «результат».

Статус = успешно / не успешно

(он также может быть “ожидает запуска”, “тестирование” и тд)

Результат — ссылка на документ с основной информацией по прошедшему запуску: креативы, аудитории, тексты, скрины из метрик и тд.

Таким образом любой специалист сможет зайти и оценить итоги запуска сам, а также сделать нужные выводы из него.

«Выгрузка лидов» — это лист, в который настраиваем автоматическую передачу данных из CRM.

Этот лист связывается через формулы с листами отчётности. Сейчас их все рассмотрим.

1. Статистика по дням

Именно сюда падает информация о количестве новых заявок из листа «Выгрузка лидов». Проджект-менеджер каждый день заходит и видит, какое идет сейчас выполнение плана.

2. Статистика по неделям

Из ежедневной отчетности все падает далее в еженедельную. Здесь уже смотрим динамику в разрезе по каналам трафика.

3. Сводка по месяцам

И последний лист отчетности — отчет по месяцам. Здесь краткая сводка результатов месяца: план/факт лидов, CPA, потраченный бюджет.

За счёт этой таблички можно наблюдать, как меняется картина от месяца к месяцу, анализировать её колебания.

Отдельно заполняется лист «Статистика по запускам». Если в прошлых отчетах мы смотрим на общие показатели: количество и стоимость лидов, стоимость клика и тд., то здесь мы видим результаты конкретных рекламных кампаний и запусков.

Это помогает нам в деталях видеть, как отрабатывает каждый тест из «Журнала гипотез», и принимать решение о продолжении / остановке тестирования.

Если в статистике по запускам видим, что тест идёт плохо:

— выключаем рекламную кампанию

— описываем запуск в отдельном документе, подкрепляем скринами

— фиксируем результаты в «Журнале гипотез»

— заносим фидбек/комментарии по идее на «Доску идей»

Ну а если гипотеза сработала и всё хорошо, то это повод подумать, как это использовать далее и поделиться результатами с командой.

Вот собственно и был краткий экскурс по проектной таблице и её главным листам. Но это ещё не всё))

В огромном количестве данных, тестов и цифр можно просто утонуть, если не знать, на чём держать фокус, и не синхронизироваться с целями команды. Для ежедневной сверки часов в агентстве мы используем короткую ежедневную планёрку «Рука на пульсе» (или РНП). О том, зачем она нужна и как проходит, уже рассказывали в этой статье.

Можно по этой ссылке 😎

Больше о регулярном менеджменте, его инструментах и результатах рассказываем в нашем tg-канале «Рука на пульсе».

Топ-5 постов:

— 5 причин, по которым мы не смогли вырасти в 2022

— Зачем мы держим руку на пульсе?

— Как мы справляемся с OKR

— Как мы ведём отчётность в проектах наших партнёров

— Что такое «Ретро» и зачем мы его проводим

#регулярныйменеджмент #лидогенерация