Как провести крупный вебинар и не сойти с ума. Кейс компании NSP
Компания Nature’s Sunshine Products постоянно проводит онлайн-мероприятия, часто многодневные, для сотен зрителей. Организовать вебинары с десятками разных экспертов непросто – рассказываем, как компании NSP удается проводить вебинары без лишнего стресса для организаторов и участников.
Как выбрали платформу под разные форматы мероприятий
Компания NSP – официальное представительство крупного производителя биологически активных добавок и продуктов для здоровья. Чтобы держать своих потребителей в курсе новинок и делиться с ними полезной информацией о питании и использовании БАДов, компания организует обучающие вебинары. На онлайн-мероприятиях спикеры рассказывают, как применять продукты компании и получать хороший результат. На такие эфиры подключается до 200 человек.
Также по 2 раза в год проходят недельные курсы и трехдневные академии, чтобы провести более глубокое обучение – на таких вебинарах в пике может быть уже до 1000 человек. Аудитория у обучающих мероприятий широкая, подключаются потребители со всей России и стран СНГ.
Все вебинары компания проводит на платформе Pruffme, которую начали использовать в апреле 2022 года. Тогда нужно было срочно найти замену сервису, который перестал работать в России. Зоя Бажатарник, координатор учебных проектов, делится, как для них прошел поиск нового сервиса:
Мы нашли Pruffme в рейтингах и обзорах, эта платформа всегда в самом топе. Я сразу обратилась в техническую поддержку, чтобы обсудить все нюансы, и после этого необходимость рассматривать другие сервисы отпала.
Для компании подключили бесплатный тестовый период, чтобы они попробовали провести первые вебинары на новом сервисе. За это время Зоя с коллегами изучила функционал и поняла, что платформа отвечает их запросу:
быстрая техническая поддержка;
количество зрителей в вебинаре до 1000 человек;
возможность записать вебинар и поделиться записью с участниками;
ограничение доступа для закрытых мероприятий.
К ноябрю 2023 года компания провела более 100 регулярных вебинаров и 4 больших конференции на 1000 участников.
Что важно в проведении крупных мероприятий
Вот как компания Nature’s Sunshine Products организует вебинары с экспертами и недельные курсы, чтобы всё прошло без стресса для организаторов и участников:
Назначают модераторов
На Pruffme можно назначить неограниченное количество модераторов, поэтому за каждым мероприятием следят ответственные сотрудники – контролируют чат, передают спикерам вопросы, переключают режимы и загружают материалы.
Просят участников ставить реакции
Для спикеров очень важно видеть обратную связь аудитории, поэтому зрители отправляют реакции, на Pruffme их 9 видов.
Выбирают режим вебинарной комнаты под формат мероприятия
Если на вебинаре спикер показывает презентацию или видео, модератор устанавливает режим «Обучение», в котором видно ведущего, чат и материалы. Когда презентации нет, выбирают режим «Видео и чат», чтобы зрители хорошо видели спикера. А иногда нужно, чтобы слушатели могли скачать презентацию – тогда используют режим «Файлы», в котором есть дополнительное окно для материалов.
Используют возможность ограничения входа на закрытые мероприятия
Электронные адреса участников вносят в список для входа на закрытый вебинар на Pruffme. По одному вносить адреса почт не приходится, их можно вставить списком или импортировать в формате файла .xlsx.
Записывают вебинар и делятся с участниками
Записи обучающих мероприятий хранятся на платформе, а доступ к ним можно получить по ссылке. Если мероприятие закрытое, доступ также ограничивают списком – его можно добавить из настроек вебинарной комнаты в пару кликов.
Обращаются в техническую поддержку платформы
Так как на мероприятиях компании постоянно выступают разные эксперты, их нужно подготовить к онлайн-выступлению. Со всеми ведущими встречается техническая поддержка Pruffme – они вместе проверяют стабильность интернета и состояние устройства, чтобы вебинар прошёл без технических сюрпризов со стороны спикера. Также сотрудники поддержки быстро отвечают на вопросы по функционалу и даже создают индивидуальные инструкции для участников мероприятий компании.
Я люблю поддержку Pruffme, ребята замечательные – быстро отвечают и оказывают мощнейшую помощь на крупных мероприятиях. Очень ценно, когда на другом конце провода живые люди, это облегчает нам задачу и снимает стресс при подготовке к вебинару.
Следят за статистикой
По каждому вебинару Зоя проверяет статистику, чтобы понять востребованность спикера, проверить, из каких стран к ним подключаются, сколько человек было на мероприятии. Это помогает спланировать следующие обучающие вебинары.
Планы на будущее
Зоя делится, что хотела бы, чтобы спикеры использовали больше интерактивных инстурментов – так как эксперты часто подключаются к платформе впервые, они могут не знать о таких возможностях, как опросы, квизы или интерактивные доски внутри комнаты. Зоя как координатор обучения, планирует встретиться с сотрудниками платформы Pruffme, чтобы узнать больше о возможностях сервиса и потом рассказывать о них выступающим коллегам.
В ближайших планах два крупных мероприятия – новый формат круглого стола в декабре и недельный курс «Основы нутрициологии» в феврале, а пока компания продолжает проводить регулярные обучающие лекции раз в неделю.