Как с помощью мессенджеров международный ВУЗ России увеличил поток иностранных абитуриентов в 2 раза
За два месяца с помощью автоматизации, CRM-маркетинга и крупнейшего мессенджера в Китае WeChat, старейший университет России увеличил количество заявок на свои образовательные курсы почти в два раза. За счёт чего и как нам это удалось, читайте далее в статье.
Какая задача стояла перед ВУЗом
Рекламные затраты с каждым годом растут, а время, когда студенты «бегали» за ВУЗом, прошло. Текущий тренд – это работа с базой и маркетинговые коммуникации, что позволяет привлекать новых студентов за меньший бюджет в сжатые сроки.
К нам обратился руководитель отдела международного образования Сеченовского университета, чтобы перейти с ручной работы с абитуриентами на цифровой рекрутинг.
Необходимо было внедрить CRM, чтобы автоматизировать процессы мониторинга траектории потенциального абитуриента до момента подписания договора. Также требовалось подключить сервисы по работе с телеграм-каналом и другими мессенджерами, то есть создать единую экосистему, позволяющую отслеживать эффективность приемной кампании и анализировать потребность зарубежного рынка в российском образовании.
Политико-экономический курс университета направлен на страны Юго-Восточной Азии, в первую очередь на Китай. В этой стране практически не используют WhatsApp и Telegram, зато популярен WeChat, объединяющий в себе поисковую площадку и мессенджер.
Для максимального охвата аудитории важно было подключить несколько распространенных виджетов, а также почтовик для маркетинговой и информационной рассылки, выполнив интеграцию с личным кабинетом студента.
«Сложность заключалась в ограничениях, связанных с обработкой персональных данных. Нам понравилось, что специалисты Интегратор 2.0 предложили альтернативу, позволяющую не выходить за рамки бюджета, закрыв при этом все наши потребности»
Новая система должна быть направлена на эффективное использование информации об абитуриентах: на какие мероприятия ВУЗа они приходили, когда оставляли заявку, какие вопросы задавали, какие документы предоставляли. Кроме того, важно поддерживать прямую связь с ними и их родителями, своевременно предоставляя запрашиваемые сведения и отрабатывая возражения.
Выбор партнёров: почему обратились именно к нам
Сотрудники Сеченовского университета тестировали несколько сервисов в рамках бесплатного периода. Однако доступных опций не хватало для полноценного функционирования. Требовался индивидуальный подход к настройке воронки, аналитики и маркеров.
И хотя рынок цифровых ресурсов достаточно широк, большинство IT-продуктов выстроены под коммерческие компании, а у образовательных организаций иные потребности.Не все интеграторы готовы расширять свой функционал и адаптировать готовое решение для узкой специализации.
Не все интеграторы готовы расширять свой функционал, адаптировать готовое решение для узкой специализации.
Какие решения были внедрены
Работа международных образовательных организаций идет волнообразно - от полной просадки до высокого наплыва абитуриентов. С помощью новой системы нужно было отразить гибкость Международного учебного заведения, синхронизировать заявки, исключить дубликаты и назначить менеджера на каждое обращение.
Работу разделили на несколько шагов для решения каждой задачи.
- Создание воронок для абитуриентов
- Интеграция amoCRM с Яндекс Метрикой
- Интеграция с WeChat
- Создание и авторассылка электронных писем
- Настройка автосообщений WhatsApp и Telegram
Далее разберем каждый этап подробно.
1. Создание воронок для абитуриентов
Первым шагом мы разработали единый процесс заведения абитуриента: от первого касания, например, проходящих в школах мероприятий, до последнего, когда абитуриент самостоятельно оставит заявку на сайте ВУЗа. В CRM все взаимодействия с целевой аудиторией отслеживаются, их можно проанализировать и написать абитуриенту автоматически или вручную прямо из системы.
В результате удалось сфокусироваться на текущих задачах, ускорив взаимодействие с абитуриентами. Это также способствует повышению точности аналитических отчётов и прогнозированию.
Также были загружены базы уже имеющихся абитуриентов. Ключевая цель - автоматизировать весь путь абитуриента, отслеживать, на какой стадии он находится.
2. Интеграция amoCRM с Яндекс Метрикой
Новая система объединила всю информацию об абитуриентах на одной платформе. Яндекс.Метрика даёт понимание того, какие рекламные кампании приводят больше всего заинтересованных людей.Автоматический сбор данных помогает настроить коммуникацию под каждого кандидата, сократив время на обработку заявок и повысив конверсию благодаря быстрому реагированию.
Кроме того, интеграция предоставила дополнительные возможности: импорт данных из Яндекс.Метрики в amoCRM, настраиваемые маркетинговые отчеты, управление задачами и коммуникациями. Такой подход позволил автоматически отслеживать эффективность рекламных кампаний и поведение пользователей на сайте ВУЗа непосредственно из CRM.
3. Интеграция с WeChat
Благодаря использованию мессенджера обеспечен систематический подход к обработке запросов и точное таргетирование аудитории. Процесс поступления упрощён за счёт интегрированных форм заявок.
Используя amoCRM в сочетании с WeChat, ВУЗ повысил свою доступность и сервис для китайских студентов, расширяя своё присутствие на международном рынке образовательных услуг.
«WeChat – это крупная многофункциональная соцсеть, в которой люди ищут информацию и общаются. Если там нет ВУЗа, то можно считать, его нет в Китае. Мы ориентировались на тренды целевой аудитории, чтобы не терять контакты с потенциальными абитуриентами из-за различия популярных каналов связи в двух странах»
4. Создание и авторассылка электронных писем
Email-маркетинг – ключевой инструмент взаимодействия с абитуриентами для ВУЗов. Он позволяет поддерживать связь на протяжении всего пути кандидата: от первого знакомства до поступления. Интеграция CRM-системы с почтовыми сервисами позволила создать персонализированные цепочки сообщений в зависимости от действий и интересов абитуриента и страны проживания.
Первое письмо представляло основную информацию о ВУЗе и преимуществах обучения. Следующие сообщения содержат сведения о факультетах, специальностях и мероприятиях для абитуриентов, что укрепляет их интерес. Затем отправляются материалы для подготовки к экзаменам, напоминают о сроках подачи документов и процедуре поступления. А когда наступает время приемной кампании, предлагают индивидуальную консультацию или сообщают о решении. Такой подход повышает лояльность будущих студентов.
«Мы стали отправлять письма с единого официального аккаунта и риск попадания в спам опустился до минимального показателя. Для нас это важно, так как электронная почта – главный канал коммуникации с абитуриентами и студентами»
5. Настройка автосообщений WhatsApp и Telegram
Внедрение автоматических сообщений через WhatsApp и Telegram в систему amoCRM предоставило мощный инструмент для коммуникации. Появилась возможность быстро реагировать на запросы студентов, информировать о новостях и событиях, этапах приемной кампании.
Абитуриенты получают информацию там, где им удобно. Настроенные под конкретные запросы автоответчики удерживают аудиторию. Автоматизация снижает нагрузку на приемную комиссию, сокращая время реакции на запросы. В целом, amoCRM с интеграцией мессенджеров делает общение с абитуриентами более доступным и эффективным.
«Мы получаем тысячи сообщений, причём многие из них абитуриенты отправляют одновременно в WhatsApp, Telegram и на почту. Благодаря CRM мы можем проверить заявки на дубль и вести диалог в одном мессенджере, что исключает необоснованную трату рабочего времени»
Результаты интеграции
После внедрения и настройки amoCRM удалось исключить потери заявок абитуриентов во время приемной кампании. Сотрудникам стало удобнее отслеживать информацию по каждому человеку, а с повышением уровня сервиса улучшился индекс лояльности клиентской базы. В результате поток иностранных абитуриентов увеличился вдвое.
Абитуриентам и студентам тоже стало проще взаимодействовать с представителями ВУЗа. Их международные звонки в университет больше не теряются, более того, теперь с ними могут связаться посредством мессенджеров, которые считаются приоритетным каналом связи среди молодёжи.
«Наши менеджеры хотят работать с новой системой, это высокий показатель выполненной работы. Но я считаю, что нет предела совершенству, поэтому поставлю 9,8 баллов, чтобы оставался стимул для развития»
В настоящий момент CRM в Сеченовском университете закрывает все имеющиеся потребности, рационализируя работу в сфере образования. Возможно, в будущем понадобится доработка отдельных элементов системы, но компания Интегратор 2.0 готова к работе и заинтересована в усовершенствовании IT-проектов. Полный видеоотзыв можете посмотреть здесь.
Оставляйте заявку на сайте, мы подробно расскажем про опыт создания эффективной системы для привлечения абитуриентов.