Моделирование бизнес процессов: гайд с чего начать

В этой статье я решил поделиться как моделировать бизнес процессы в вашей компании, с чего начать и что делать с этим дальше.

Зачем нужны бизнес процессы? Без них, обычно в компаниях, сложно разобраться кто/что должен делать, как делать, когда делать, а что делать “если произошло это” итд

Из за всего этого вы теряете время на обслуживание клиентов, время на реализацию продукта уходит больше, сотрудники делают много не нужных действий и конечно же все это влияет на деньги в вашей компании.

Что еще важно, что без описанных бизнес процессах у вас многое работает за счет конкретных людей и если он уволится или заболеет, процесс останавливается.

Когда компания начинает расти, без понятных процессов, хаоса становится больше, больше ошибок, выгорания и хоаса, и что самое не приятное, что в этом всем даже не понятно где и в чем проблема.

Вообщем описанные бизнес процессы - это важно :)

Способов в моделировании и проектировании бизнес процессов множество, я хочу рассказать вам о моем, на мой взгляд достаточно простым и понятным, но при этом описывающий все необходимое, для того чтобы начать и иметь первую версию.

Начинаем мы проектировать бизнес процесс с того, что выделяем у вас в компании “ключевой бизнес процесс”. Процесс строится вертикально сверху вниз.

Представим что компания занимается производством и продажей окон для домов и квартир.

Первое с чего начинается ключевой бизнес процесс - это как и откуда к нам приходят клиенты. У вас в компании должен быть человек кто отвечает за метрику количество новых людей, кто узнал о нашей компании. Это роль. Возможно этот человек вы сам. Спросите себя, кто каждый день думает об этой метрике, и если это вы, и при этом у вас есть маркетолог, задумайтесь, а все ли верно у вас распределено по ролям.

Далее в первом блоке, давайте назавем его “Маркетинг” рисуем квадратики. Каждый квадратик это источники трафика. Нужно выписать все. В нашем варианте это будет: директ маркетинг, уличный трафик.

Каждый квадратик с источником трафика должен по процессу идти в конвертер. Это какой это место и пространство, где ваша компания начинает взаимодействие с клиентом. Например директ маркетинг может вести на сайт, а уличный трафик, через баннер, указывать на ваш офис. Все эти конверторы, если они отработали верно сформировали лид или по другому заявку.

Далее начинается блок - “отдел продаж”.

В продажах есть три варианта обработки лида. Это квалификация, выявление потребностей или знакомство.

Квалификация - это когда в вашей компании много услуг, и вам нужно понять, по какой услуге к вам обратился клиент.

Выявление потребностей - это когда менеджер уточняет у клиента все детали по заказу, чтобы потом выставить оффер.

Знакомство - это когда вы уже на этой встрече делаете продажу либо своего основного продукта, либо стартового продукта.

Каждый квадратик - это бизнес процесс. За каждый квадратик должен кто-то отвечать. Ответственный - это роль, а не имя.

Каждая стрелочка, которая выходит из квадратика - это результат который должен получиться. Например после квадратика “Выявление потребностей” - результат это заполненная карточка в СРМ на 100%. Если карточка не заполнена, то от квадратика “Выявление потребностей” рисуется еще одна стрелочка - “карточка в СРМ заполнена не на 100%”. Зачем это надо? Это нужно для того чтобы распутывать управленческие узлы.

Так же у каждого квадратика должен быть регламент или инструкция, где описано как именно нужно выполнять тот или иной квадратик, как получить результат, чтобы перейти на след блок бизнес процесса.

Далее после квадратиков с обработками лида идут остальные именно ваши квадратики, например сформировать коммерческое предложение, проведен демо показ и т д.

Работа отдела продаж заканчивается когда клиент оплачивает услугу или продукт или заключает договор, если у вас пост оплата.

Далее начинается блок Производство или исполнение обязательств. Тут тоже будут ваши квадратики под вашу нишу. И так далее.

Чем подробнее и честнее будет бизнес процесс тем больше не соответствий вы вскроете и сможете их решить.

Часто меня спрашивают, когда мы будем рисовать бизнес процесс, рисовать как есть или как хотим. Я всегда говорю, что по ходу проектирования процесса вы будете обсуждать как это работает сейчас, и если вам что то не нравится обсуждать договариваться и фиксировать то как вы хотите чтобы это было. Ваша задача определить для вашего ключевого бизнес процесса идеальный но при этом реалистичный сценарий. Чтобы все знали что у нас в компании работают “так” и вы за это могли спросить.

Что можно делать дальше? После того как бизнес процесс описан и проверен ни один раз в реальной жизни, можно подключать все возможные автоматизации для ускорения и упрощения работы, тем самым оптимизируя свои расходы.

Если у вас нет описанных бизнес процессов, обязательно сделайте это хотя бы для себя, уверен, вы найдете много моментов для улучшения!

Если будут вопросы, пишите, буду рад помочь!