Как дилеру мебели автоматизировать работу с рекламациями и сократить расходы
Мы внедрили систему работы с рекламациями для салона (дилера) мебели. Поделимся с вами возможностями автоматизации работы логиста и специалиста по рекламациям для сокращения издержек и повышения эффективности работы.
Система учета рекламаций
Чтобы понять, что происходит в черном ящике под названием “Учет рекламаций” нужно его открыть и начать собирать информацию которая даст понимание о текущем положении дел.
Для сбора данных идеальным решением может стать “Журнал учета рекламаций” на базе смарт-процессов в Битрикс24.
Характеристики инструмента
Данную систему мы создали на базе смарт-процессов Битрикс24 персонально под клиента с учетом особенностей компании.
Карточку рекламации в которую менеджер заносит всю необходимую информацию мы связали с основной карточкой поставки и сделки. Это дало возможность отследить всю историю рекламации на мебель и все связанные с ней данные.
Какие данные можно получить и как их применять:
- Количество рекламаций за выбранный период и их причины Применение: получаем понимание причин по которым возникает наибольшее количество рекламаций и можем с ними работать.
- Количество рекламаций по специалистам отдела рекламаций, логисту или менеджерам. Применение: благодаря этому параметру мы выявляем закономерность возникновения рекламаций и их зависимость от конкретного сотрудника. Пример: У вас N рекламаций в месяц, и вы видите что 70% рекламаций происходят у одно менеджера на протяжении нескольких месяцев. Вы наглядно видите с кем в команде нужно начать работать в первую очередь чтобы получить сокращение рекламаций.
- Количество рекламаций поставщикам, транспортным компаниям, сборщикам. Применение: важный параметр для определения качества работы контрагентов с целью корректировки их работы или отказа от сотрудничества в пользу более качественных подрядчиков
Хотите внедрить такую систему в своей компании?
Записывайтесь на онлайн встречу. Мы разберем ваши бизнес-процессы и подскажем подойдет ли этот инструмент для вашего бизнеса.
Предотвращение рекламаций
Сокращение расходов = устранение первопричин рекламаций.
На основе собранных данных в рамках системы учета рекламаций уже можно принимать точные решения которые гарантированно принесут свои плоды. Ну и конечно же большинство из этих решений можно реализовать в Битрикс24.
С нашим клиентом, салоном мебели из Хабаровска, в рамках описания бизнес-процессов мы обнаружили, что компания часто берет на себя расходы по рекламациям если клиент находит дефект после подписания накладной от транспортной компании.
С одной стороны после подписания документов ответственность лежит на клиенте, с другой стороны салону мебели важно поддерживать репутацию и приходится идти на уступки.
Для снижения рисков по возникновению таких случаев и увеличения эффективности сотрудников салона была внедрена автоматизация Email рассылок в зависимости от стадии поставки.
Автоматизация Email уведомлений
Мы реализовали несколько бизнес-процессов позволяющих своевременно отправлять заготовленные шаблоны сообщений с подстановкой персональных данных клиента и поставки (счета).
В отделе логистики
- Отправка Email поставщику в дату планируемого срока изготовления изделия с запросом актуальных данных по готовности мебели к отгрузке.
Какую задачу решает: логист освобождается от рутинной постоянно повторяющейся задачи актуализации сроков и не забывает о поставке.
В отделе продаж
- Отправка Email клиенту за 1 день до даты поставки с инструкцией по приемке товара.
Какую задачу решает: Снижает риски дополнительных расходов на рекламации (возвраты) мебели после приемки, так как уведомляет клиента о важности проверки груза перед подписанием документов.
- Отправка Email клиенту по факту крайней поставки груза с напоминанием о предоставлении закрывающих документов по текущему договору.
Какую задачу решает: Снятие рутинной задачи с менеджеров и дополнительный контроль документооборота.
- Отправка Email клиенту в дату ожидаемой постоплаты от клиента с напоминанием о ожидании оплаты.
Какую задачу решает: Повышение скорости движение денежных средств в компанию и дополнительный контроль финансов.
С данным клиентом мы работаем уже год и после комплексного внедрения Битрикс24 стабильно раз в квартал внедряем новые инструменты повышающие эффективность работы компании и сокращения издержек.
Хотите приобрести надежного партнера по систематизации и автоматизации вашего бизнеса? Обращаетесь к нам и записываетесь на разбор ваших бизнес процессов.
Отзыв клиента - салон мебели Фабрис (ООО Велес)
Большой спасибо Виктору за проделанную работу в рамках автоматизации нашего бизнеса. Долгое время не могли стандартизировать процессы, сотрудники вручную контролировали многие задачи, неэффективно расходуя силы и время. Сейчас для нашего мебельного салона уже смогли внедрить:
- Контроль и сортировку поступающих лидов - теперь ни одна заявка не затеряется
- Источники сквозной аналитики - можем в полной мере оценить эффективность разных рекламных каналов
- Разработанный специально под нас процесс ведения заказов, позволяющий отслеживать статусы отгрузок, рекламаций и оплат, а также получать уведомления с напоминаниями о разного рода задачах
- Телефонию - лиды создаются автоматически при входящем звонке, всегда доступна запись разговора
- Возможность смотреть аналитику по успешным и провальным сделкам, распределение заказов между менеджерами, расходы по сделкам, дебиторскую и кредиторскую задолженность.
Обращались неоднократно за помощью в решении проблемных ситуаций, чтобы скорректировать уже настроенные процессы, Виктор всегда готов помочь и проконсультировать, как лучше сделать, гибко относится к изменениям.
Желаем вам успехов в дальнейших проектах!
Подпишитесь на наш канал, чтобы не пропустить новые статьи и инсайты
Если у вас возникли вопросы по статье или инсайты, обязательно поделитесь с нами в комментариях под статьей, будем рады получить обратную связь.