Приемка товаров в магазине по штрих-коду — автоматизация за 1 день
От того, насколько быстро и эффективно проводится приемка товара в магазине, зависит точность учета и прибыль торговой точки. Сотрудники по невнимательности могут допускать ошибки. Например, вносить в товароучетную систему одинаковую продукцию под разными названиями. Или нарушать сроки приемки товара. Если потом обнаружится, что он испорчен или поврежден, поставщик его не примет обратно. Продукция списывается, а владелец бизнеса несет финансовые потери. Решение проблем — автоматизация бизнес-процессов.
Поговорим о том, как приемка товара по штрих-коду позволяет избежать неточностей учета и споров с поставщиками. Расскажем, как автоматизировать работу магазина всего за 1 день.
Как приемка товара без штрих-кода усложняет работу магазина
Обычно представитель розничной торговли заключает с поставщиком договор, в котором указаны правила и сроки приемки товаров в магазине. Если документ не составлен, стороны должны руководствоваться инструкциями Госарбитража № П-6 и № П-7*. Там изложены общие правила приемки товара по количеству и качеству. В том числе указано, сколько времени требуется для проверки поступившей продукции. Согласно Инструкции № П-7 по качеству и комплектности товары нужно принять:
- в течение 24 часов — «скоропорт»;
- 10 дней — если склад поставщика находится в том же городе, где и магазин покупателя;
- 20 дней с момента поставки — при транспортировке продукции из другого города.
По Инструкции № П-6 приемка товара в магазин по количеству должна быть выполнена в течение 10 дней от даты получения. Продукты в открытой таре — в момент поставки.
А теперь представьте, что товар поступил без штрих-кодов. Сотрудник должен сначала оценить качество продукции: ее внешний вид, целостность упаковки, проверить сроки годности. Затем — сопоставить наименования и количество (массу — если товар весовой) с отраженными в накладной. Если речь идет о крупной партии груза, на его проверку уйдет уйма времени, и не факт, что обойдется без ошибок. При этом деньги за товар нужно перечислить поставщику в оговоренные сроки.
Гораздо быстрее и точнее выполняется приемка товаров по штрих-кодам. Для считывания последних нужно внедрить на предприятии специализированное оборудование, для идентификации продукции и обработки информации — программное обеспечение. Вместо бумажных накладных — электронные. После сканирования кода ПО автоматически сопоставляет данные с документом поставщика. При выявлении расхождений — сообщает пользователю.
Важный момент! Продукты, подконтрольные системе «Честный ЗНАК», производитель маркирует кодами Data Matrix. Приемка товара без штрих-кода в этом случае запрещена законом. Сотрудник торговой точки должен считывать маркировку с каждой единицы продукции. То есть без автоматизации процессов не обойтись.
Приемка товара сканером штрих-кода
Сканер штрих-кодов может использоваться для приемки товара в магазине. При этом нужно понимать, что это устройство не имеет программной «начинки» и предназначено исключительно для считывания кодов и передачи данных на управляющее оборудование — как правило, на ПК с товароучетной системой.
Приемка товара сканером штрих-кода целесообразна лишь при работе с небольшим ассортиментом (десятками позиций) и отсутствием у магазина склада. При использовании проводной модели, которая «привязана» к ПК интерфейсным кабелем, приходится переносить продукцию в зону сканирования, что вызывает сложности, если изделия крупногабаритные и тяжелые.
Выявлять расхождения с помощью считывателя штрих-кодов долго и трудоемко, особенно при работе с большими партиями поставок. Нужно сначала сканировать коды с товаров, а потом на компьютере сравнивать полученные данные с теми, что в электронной накладной.
Другое дело, если для приемки товара использовать ТСД с программным решением DataMobile. С этими «инструментами» легко организовать учет поступлений всего за 1 день.
Почему для приемки продукции в магазине лучше использовать терминал сбора данных и софт DataMobile
ТСД — мобильное устройство. Работает от аккумулятора и имеет встроенный 2D-модуль (работает по технологии имиджевого сканирования). По функциональности терминал сбора данных не идет ни в какое сравнение с 2D-считывателем. ТСД оснащен процессором, имеет устройство ввода (экранную или механическую клавиатуру), предустановленную ОС Android, его возможности довольно широкие.
Мобильный терминал с приложением DataMobile используется как самостоятельное устройство — не требует постоянного взаимодействия с ПК в ходе приемки товара в магазине. Весь бизнес-процесс выполняется прямо на ТСД, а по его завершении данные выгружают в товароучетную систему.
Модели ТСД для приемки товаров в магазине
При выборе ТСД для учета товаров нужно ориентироваться на технические характеристики устройства и поставленные задачи. Например, если происходит поступление и приемка небольшого количества продукции, достаточно мобильного терминала с объемом памяти 2/16 или 3/32 ГБ ОЗУ/флеш. Для интенсивной работы в течение смены — ТСД с аккумулятором на 6 000–7 000 мАч. Рассмотрим несколько популярных моделей: Chainway MC21, Point Mobile PM351, АТОЛ Smart.Slim, Mindeo M40, iData K3S.
Рассмотренные ТСД для приемки товара в торговой точке оснащены беспроводными модулями Wi-Fi, Bluetooth, имеют механическую клавиатуру. Все модели, кроме АТОЛ Smart.Slim, поддерживают 4G.
Если требуется организация приемки товаров на открытых площадках, в том числе под дождем, стоит обратить внимание на терминал со степенью герметизации IP68, как у Mindeo M40.
Подготовка к приемке продукции
Подготовка к приемке поставок на склад магазина выполняется в несколько этапов:
- Разграничение зон. Участок, выделенный для приемки груза, условно должен быть разделен на 2 части: для обработки поставок (проверки количества и качества товаров) и складирования уже принятой продукции.
- Следующий этап подготовки — автоматизация бизнес-процессов. Сюда входит приобретение и внедрение ТСД с ПО DataMobile, интеграция софта с товароучетной системой. Кстати, это мобильное приложение совместимо с типовыми конфигурациями «1С» без дополнительных драйверов.
- Обустройство зоны приемки — установка стеллажей, полок для размещения продукции.
Софт DataMobile версий Стандарт и Стандарт Pro поддерживает обмен с товароучетной системой в режиме офлайн, Online Lite и Online — в онлайн-формате.
И еще один важный нюанс. Чтобы принимать алкоголь и товары, которые маркируют кодами Data Matrix, к основному ПО DataMobile нужно подключить дополнительный программный модуль Маркировка.
Приемка товара в магазине с помощью ТСД и софта DataMobile: показываем поэтапно
Перейдем к практической стороне вопроса и расскажем, как принимать товары на складе магазина с помощью ТСД и ПО DataMobile. В качестве примера используем версию Online. Рассмотрим весь процесс поэтапно:
1. Поставщик отправляет покупателю (представителю торговли) электронную накладную. Ответственный сотрудник магазина формирует в товароучетной системе задание с перечнем продукции, которая включена в поставку, и выгружает его на ТСД.
2. Пользователь терминала сбора данных заходит в мобильное приложение DataMobile, открывает шаблон «Поступление товаров», затем — документ-задание.
3. Пользователь сканирует штрих-коды с продукции, параллельно оценивая ее качество (целостность упаковки и т. д). По мере считывания идентификаторов на экране терминала отображается плановое (из накладной) и фактическое количество товаров. Если чего-то не хватает, приемщик сразу видит недостачу.
4. По завершении бизнес-процесса пользователь выгружает документ в товароучетную систему.
Технология приемки поставок в коробах или палетах такая же, как рассмотренная выше. Но сотруднику магазина не нужно считывать штрих-коды с каждого товара, достаточно отсканировать групповой код с транспортной упаковки. Софт «покажет» пользователю ее содержимое.
Примечание! Если во время приемки товаров обнаружится неполная поставка, нужно составить акт расхождений и передать отправителю груза.
Организация приемки товаров за 1 день — реальные примеры
Автоматизировать бизнес-процессы и подготовиться к приемке товаров на складе магазина можно всего за 1 день. И мы готовы доказать это на реальных примерах. Опишем только два проекта, которые внедрили наши партнеры в торговых организациях:
- Автоматизация бизнес-процессов в продуктовом магазине «Северный». Требовалось упростить порядок приемки поставок товаров, ускорить инвентаризацию, минимизировать ручной труд, исключить ошибки персонала, чтобы избавиться от недостач и пересортицы. Для решения поставленных задач в компанию заказчика внедрили два ТСД АТОЛ Smart.Lite и ПО DataMobile версии Стандарт Pro. Чтобы можно было принимать алкоголь и продукцию с кодами Data Matrix, подключили программный модуль Маркировка. Теперь приемка товара в магазине продуктов происходит быстро и эффективно. В остатках по количеству все сходится, пересортицы нет.
- Автоматизация товароучета в магазинах торговой сети «Осень». Заказчику требовалось оптимизировать и ускорить заказную приемку поставок, переоценку, списание, инвентаризацию продукции. Для решения задач наши партнеры внедрили в компании ТСД Urovo DT40 и ПО DataMobile с программным модулем Маркировка. Интегрировали софт с учетной системой заказчика («Далион ТРЕНД»), обучили сотрудников. Теперь приемка маркированных товаров в магазине «Осень» проводится быстро и с соблюдением требований «Честного ЗНАКа», на витрине всегда актуальные ценники, продукции по количеству столько же, сколько числится на балансе.
В обоих случаях автоматизировать бизнес-процессы удалось всего за 1 день.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 N П-7).
- «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (утв. постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 N П-6).