Учет алкогольной продукции на складе — как автоматизировать процесс с помощью ТСД и DataMobile

Все участники оборота алкогольной продукции, независимо от ее крепости, работают с ЕГАИС. Они отчитываются в эту систему о движении товаров по логистической цепи. При этом складской учет крепкого и слабого спиртного ведется по-разному. Предлагаем изучить эту тему подробнее.

В статье расскажем, какие требования предъявляются к учету водки, вина, пива, слабоалкогольных напитков. Поговорим об автоматизации основных бизнес-процессов на складе, покажем на реальных примерах, как это происходит.

Крепкий алкоголь (водка, ликер, коньяк и пр.) поставляется на склад с федеральными специальными марками (ФСМ). С их помощью Росалкогольрегулирование отслеживает перемещение каждой бутылки: от производства до розничной продажи. В этом случае законом предусмотрен помарочный учет алкогольной продукции. По каждой операции с подконтрольным товаром участники рынка передают информацию в ЕГАИС.

Федеральные марки фиксируются во всех учетных документах: актах, накладных, журнале продаж. За производство этих средств идентификации отвечает АО «Гознак».

В отличие от крепкого алкоголя, для пива и «слабоалкоголки» (сидра, медовухи, пуаре и пр.) не требуются специальные марки. Эти продукты учитываются в ЕГАИС не поэкземплярно, а партиями. При поступлении продукции кладовщик проверяет их наименования, себестоимость, фактическое количество и сравнивает данные с отраженными во входящей товарно-транспортной накладной (ТТН). При отгрузке алкоголя клиенту тоже формирует ТТН и отправляет получателю через ЕГАИС.

Пиво и «слабоалкоголка» подлежат обязательной маркировке с помощью кодов Data Matrix (их наносят на этапе производства). Кроме ЕГАИС, эти продукты прослеживаются еще и через систему «Честный ЗНАК».

С 1 сентября 2024 г. представители оптового звена подают заявку на регистрацию в госсистеме маркировки. До 1 марта 2025 г. ведется объемно-сортовой (партионный) учет слабого алкоголя. Исключение — розничные продажи. При реализации этих товаров конечному потребителю каждый код Data Matrix выводится из оборота через онлайн-кассу.

При приемке пива и «слабоалкоголки» на складе важно убедиться, что:

С 1 марта 2025 г. запущен поштучный учет слабой алкогольной продукции в кегах. Используется новый формат электронного документа: нужно указывать ID УПД или бумажной накладной. С 1 сентября 2025 г. действует поштучный учет слабого алкоголя в потребительской «таре».

Чтобы вести партионный и помарочный учет алкогольной продукции, понадобится универсальный транспортный модуль (УТМ). Это программное обеспечение для обмена информацией между товароучетной системой и ЕГАИС. Устанавливается на ПК с товарной базой. С помощью УТМ сотрудники склада получают ТТН от поставщиков (при поступлении алкогольной продукции) и отправляют накладные контрагентам (при отгрузке товаров).

Для автоматизации мобильного учета спиртных напитков используется терминал сбора данных с установленным специализированным ПО. Например, с DataMobile с программным модулем Маркировка. Благодаря этому оборудованию и софту можно быстро и безошибочно выполнять приемку, инвентаризацию алкогольной продукции, сбор заказов по накладным на складе. Затем отправлять информацию в товароучетную систему. Как программа для учета товаров взаимодействует с мобильным софтом, показано на схеме.

Программа для ТСД (DataMobile) имеет открытые форматы обмена и совместима с разными «товароучетками». С типовыми конфигурациями «1С» интегрируется без задействования дополнительных драйверов. По этой причине мы рекомендуем использовать именно эту учетную программу.

Функции программного модуля Маркировка, которые позволяют реализовать складской учет спиртного:

У программы DataMobile — 4 версии:

Чем она старше, тем больше доступно функций. Программный модуль Маркировка для помарочного и партионного учета алкогольной продукции можно подключить к любой версии.

Опишем несколько складских процессов, которые легко автоматизировать с «участием» терминала сбора данных, ПО DataMobile и типовой конфигурации «1С». Организовать их можно двумя способами: путем выгрузки задания из «товароучетки» на ТСД или создания документа непосредственно на мобильном оборудовании.

Посмотрим, как выполняется помарочный учет алкогольной продукции на складе. Для этого применяем мобильный терминал и софт DataMobile Online с программным модулем Маркировка. Используется программа для учета — конфигурация «1С:Управление торговлей» 11 редакции. Рассмотрим процесс приемки алкоголя по заданию:

1. В «1С» откройте «APM Диспетчера» и создайте задание — выберите шаблон «Входящий ТТН» и нужный исходный документ. Нажмите «Записать и закрыть».

2. Авторизуйтесь в приложении. Выберите шаблон и документ.

3. Отсканируйте специальные марки или код групповой упаковки — используйте для этого встроенный в ТСД 2D-сканер. Подтвердите операцию, информация выгрузится в «1С».

4. В учетной программе нажмите «Заблокировать», «Внести в базу».

Процесс помарочной приемки алкоголя завершен.

Проверка поступившего на склад пива осуществляется по аналогичной схеме, но вместо марок необходимо сканировать штрих-коды Data Matrix с каждой бутылки.

Софт для ТСД отправляет запросы в систему «Честный ЗНАК» для проверки валидности средств идентификации. При обнаружении несоответствий пользователь увидит уведомление на экране терминала.

Одна из функций софта для ТСД — автоматизация сбора заказов на оптовом складе с возможностью формирования и отправки на печать упаковочного листа. Для этого терминал должен быть подключен к принтеру этикеток.

Итак, мобильная программа для учета алкогольной продукции «получает» задание: требуется собрать заказ, состоящий из нескольких бутылок рома. Это крепкий напиток, в его отношении действует помарочный учет.

1. Откройте нужный шаблон.

2. Отсканируйте марки с товаров.

Собранный заказ можно сразу упаковать в общую тару (например, короб). При этом в «товароучетке» следует заранее активировать функцию ввода упаковочного листа после сканирования ФСМ или штрих-кодов.

По завершении операции — выгрузить данные в «товароучетку».

Если выбрать опцию «До товара», можно сначала создавать упаковочный лист, а потом добавлять продукцию. Рассмотрим такой вариант бизнес-процесса:

1. Выберите шаблон «Упаковка».

2. Нажмите кнопку «Добавить».

3. Нажмите «Сгенерировать», чтобы создать штрих-код для упаковочного листа. Также можете задать весогабаритные характеристики продуктового комплекта.

4. Отсканируйте штрих-коды или федеральные марки (если предусмотрен помарочный учет) и завершите бизнес-операцию. Данные выгрузятся в «товароучетку».

Собранный заказ можно подготовить к отгрузке. Если делать это по заданию, необходимо сначала создать его в учетной системе и выгрузить на мобильное оборудование.

Отгрузка — процесс, обратный приемке (продукты снимаются с баланса, а не поступают на него). Выполняется по такому же алгоритму, но в приложении DataMobile следует выбирать шаблон «Отгрузка».

Посмотрим, как выполняется инвентаризация в DataMobile по заданию.

1. Сначала в учетной системе создайте задание с перечнем продуктов, остатки которых требуется проверить. Отправьте его на ТСД.

2. В мобильном приложении выберите шаблон «Инвентаризация» и файл со списком наименований.

3. Отсканируйте марки (если ведется помарочный учет алкогольной продукции) или штрих-коды DataMatrix. Подтвердите операцию — сведения выгрузятся в товарную базу.

Программа для учета (например, конфигурация «1С») отразит результаты инвентаризации. В том числе будет видно, чего в избытке, а чего не хватает.

Подытожим. Если вам требуется вести помарочный или партионный складской учет алкоголя, без специального оборудования и ПО для автоматизации бизнес-процессов не обойтись. Можете обратиться к нам — в «Компанию Сканпорт». Подберем устройства и софт, подходящие для вашего бизнеса.