Отчетные документы для бизнеса
Как правильно выставлять первичные документы и когда нужно выдавать кассовый чек с 1 января 2025 года.
Развитие идеи нового бизнеса – дело интересное, но реальной проверкой востребованности являются продажи. А как только вы начали принимать платежи от клиентов, необходимо думать об их правильном оформлении, чтобы остаться в легальном поле предпринимательства и не думать о налоговых последствиях неправильно организованного документооборота.
В свое время, при запуске сервиса управления товарами на маркетплейсах TS WMS, я столкнулся со сложностями отчетных документов и потратил время на то, чтобы разобраться в этом вопросе.
Чтобы масштабировать отдачу от затраченных мной ресурсов, решил свести всю информацию в единую статью, чтобы поделиться добытыми знаниями с начинающими предпринимателями.
Документы, подтверждающие выполнение работы или передачу товара.
Для единой терминологии с профессиональными бухгалтерами на всякий случай уточняю, что документы, подтверждающие выполнение работы или передачу товара называются первичными.
Как вы знаете, в бизнесе для получения денег, клиенту необходимо выставить счет.
Если же требуется подтвердить выполнение работы или продажу товара – формируются акт выполненных работ (АВР), подтверждающий факт оказания услуги или товарная накладная ТОРГ-12 при осуществлении отгрузки товаров, а если вы являетесь плательщиком НДС, то еще и счет-фактура, отражающий сумму НДС.
📌 Обращаю внимание, что с 1 января 2025 года плательщиками НДС становятся не только те, кто находится на общей системе налогообложения, но и все остальные, у кого выручка в текущем 2024 году, превышает 60 миллионов рублей (Методические рекомендации от 19.10.2024 г. ИФНС России).
Вместе с перечисленными выше документами применяются и гибридные формы первичных документов, каким является универсальный передаточный документ (УПД), заменяющий собой сразу два документа подтверждающих факт исполнения обязательств: АВР/ТОРГ-12 и счет-фактуру (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@)
Если же вы не являетесь плательщиком НДС и счет-фактуру выставлять не нужно, то по своему желанию все равно можете использовать УПД.
Настоятельно рекомендую уделять пристальное внимание оформлению первичных документов, т.к. это поможет не только подтвердить факт выполнения обязательств по договорам в ситуациях проверок налоговых органов, но и в спорах с Клиентами, при защите ваших интересов в судах.
Когда нужно предоставлять кассовый чек?
Согласно Федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22 мая 2003 года №54-ФЗ, если ваш ИП принимает платежи от физических лиц в кассу, на расчетный счет (по сети Интернет или по карте/телефону), то, согласно п. 2 ст.1.2, вы обязаны выдавать кассовый чек.
Отдельно хотел бы отметить, если за юридическое лицо или ИП вашего Клиента платит физическое лицо – в каком бы формате не был платеж (наличными, на расчетный счет, картой, СБП или по телефону), он приравнивается к расчету наличными с необходимостью выдачи кассового чека на полную сумму оплаты.
Имейте ввиду, что оплата корпоративной картой юрлица также приравнивается к оплате наличными.
В случае взаиморасчетов между ИП и юридическими лицами в безналичном порядке, применение кассового аппарата не требуется (п. 9 ст. 2 54-ФЗ).
Какие подтверждающие документы требуются при комбинированной оплате?
В случае, если за юридическое лицо/ИП частично или полностью оплатил физик, вы обязаны выдать кассовый чек на сумму оплаты, при этом первичные документы по факту выполнения обязательств по договору, выставляются на того, кто является стороной договора.
Для правильного учета поступившей оплаты необходимо:
- идентифицировать платеж от физлица как оплату, поступившую по договору с юридическим лицом или ИП и учесть ее как оплату по договору с юридическим лицом или ИП;
- выставить первичные учетные документы на имя Клиента юридическое лицо или ИП;
- получить подписанные уполномоченным лицом первичные документы от Клиента.
Например, абонентская плата за пользование вашим сервисом составляет 1,000 рублей.
Из них Клиент оплатил на расчетный счет 700 рублей, а недостаточные средства в размере 300 рублей оплатил собственной картой из своих личных средств.
Ваши действия:
- Принять оплату, выдать чек физлицу на оплату 300 рублей;
- Предоставить юрлицу/ИП Клиента первичные документы или универсальный передаточный документ на сумму 1,000 рублей;
- Учесть сумму оплаты, поступившей от физического лица в рамках взаиморасчетов по договору с Клиентом.
✅ Если вашим клиентом является физическое лицо, обязательным для выдачи является кассовый чек.
Дополнительные документы в данном случае выдаются только, если вашими внутренними правилами установлена обязанность их выпуска для физических лиц.
Например, это может быть перечень выполненных работ в автосервисе.
📌 При формировании кассового чека рекомендую обращать особое внимание на формирование его содержания, т.к. есть жесткие требования к перечню указанной в нем информации.
✅ Кроме указанных выше документов практикуется оформление актов сверки.
Частота и форма их оформления не регламентируются, т.к. эти документы больше нужны для контроля порядка в бухгалтерии и оформляются, исходя из внутренней политики компании.
Отдельной процедурой является ситуация, когда за одно юрлицо оплату предоставляет другое юрлицо.
В таком случае для зачета денег в расход вашему клиенту необходимо письменное подтверждение обеих сторон, но это уже совсем другая история.
Удачи всем в развитии бизнеса.