Стационарная или облачная онлайн-касса: какую выбрать?
Какую кассу выбрать бизнесу: стационарную или облачную? В чём разница между ними? Какая касса надёжнее и дешевле обходится в обслуживании? В новой статье сравниваем контрольно-кассовую технику (ККТ) и разбираемся, какую онлайн-кассу выбрать предпринимателю.
Что такое облачная касса?
Облачная касса – это онлайн-касса с фискальным накопителем (ФН), которая расположена не в офисе компании или торговой точке, а у арендодателя в дата-центре. Физически такая ККТ не занимает места: предприниматель получает к ней удалённый доступ через веб-кабинет, иначе говоря – использует её в «облаке». Арендодатель полностью отвечает за поддержку оборудования.
54-ФЗ об облачной кассе
Облачная онлайн-касса полностью работает в соответствии с законом о применении контрольно-кассовой техники: она формирует фискальные чеки, направляет их в ОФД и клиенту в электронном виде на email или мобильный номер телефона по СМС, а также хранит информацию о продажах.
Применение «облака» регламентирует п.5.6 ст. 1.2 54-ФЗ: например, использовать облачную кассу можно, если бизнес напрямую не контактирует с покупателями – продаёт товары в интернет-магазине или, к примеру, принимает оплату вне места совершения расчёта – в транспорте, при курьерской доставке.
Что дешевле: облачная или стационарная касса?
Бюджетные модели стационарных онлайн-касс могут стоить дешевле, чем год аренды облачной кассы. Например, мобильный фискальный регистратор можно приобрести от 6600 рублей, а арендовать облачную кассу на год – за 16 800 рублей.
Однако у «облака» есть финансовые преимущества:
- Нет дополнительных затрат. В аренду облачной кассы включено техническое обслуживание, интеграции с интернет-магазинами, регулярные обновления. Некоторые производители стационарных касс берут дополнительную плату за обновление прошивки ККТ. Техобслуживание кассы также оплачивается отдельно;
- Предсказуемые расходы. Арендуя облачную кассу, вы будете точно знать, какую сумму за неё нужно заплатить – с ней не будет непредвиденных затрат;
- Управление кассой из любой точки мира. Например, магазин может сменить место продаж: в этом случае нужно перевозить стационарную кассу и заново её устанавливать. С «облаком» таких проблем не будет – достаточно использовать личный кабинет для управления онлайн-кассой из любого места. Например, предприниматель сможет мониторить работу ККТ, отправлять чеки клиентам по email. Единственное условие – иметь доступ к интернету;
- Одна ККТ заменяет несколько онлайн-касс. К примеру, если у предпринимателя три интернет-магазина или в компании работает пять курьеров, бизнесу выгоднее использовать одну облачную кассу вместо покупки стационарных касс для каждого, а также фискальных накопителей для отдельной ККТ.
Несмотря на то, что некоторые виды стационарных касс стоят дёшево, в обслуживании она может выйти дороже. Например, предприниматель может забыть об окончании срока действия ФН. Если его вовремя не заменить, бизнес получит штраф от 1500 рублей до 10 000 рублей. При использовании облачной кассы, арендодатель обязательно напомнит об окончании срока действия ФН – предприниматель не пропустит сроки замены.
Какая касса надёжнее?
Облачная касса находится в надёжных условиях арендодателя в дата-центре. Туда не могут попасть посторонние люди, а в помещении поддерживается необходимая температура для бесперебойной работы «железа». В дата-центре есть постоянная связь с интернетом, а также резервное питание в случае отключения электричества.
Работа стационарной кассы зависит от условий, которые предприниматель создаст самостоятельно. В офисе компании или магазине сложно гарантировать подачу электричества и бесперебойную работу интернета. Кроме того, нельзя точно предсказать, в какой момент ККТ выйдет из строя. В случае поломки, потребуется немало времени, чтобы самостоятельно восстановить работу техники.
Какая касса обслуживается легче?
Облачная касса легче всего обходится в обслуживании. Арендуя её, предпринимателю не потребуется ничего устанавливать и настраивать: арендодатель предоставляет доступ к веб-кабинету, откуда напрямую можно начать работать с ККТ. Бизнесу также не нужно самостоятельно:
- Следить за постоянным соединением кассы с интернетом;
- В случае поломки не придётся ничего ремонтировать, отвозить ККТ в центр технического обслуживания (ЦТО);
- Менять ФН.
Стационарная касса требует постоянного присмотра: если что-то выйдет из строя, необходимо быстро среагировать и починить технику. В случае несвоевременной замены ФН, а также перерегистрации онлайн-кассы, можно попасть на штраф – следить за этим придётся самостоятельно.
Итоги: какую кассу выбрать?
Важно не забывать, что стационарную кассу может использовать любой предприниматель, а облачную – определённые категории бизнеса, которые принимают наличную и безналичную оплату:
- В интернет-магазинах, маркетплейсах;
- В транспорте;
- Оказывая выездные услуги, к примеру, мелкий ремонт по дому или курьерские службы доставки;
- Разносная торговля: продажа с ручных тележек, фудтраков и т.д.
- Через вендинговые автоматы.
Выбирать стационарную кассу стоит, если:
- Хотите купить кассу один раз и не платить за её аренду. Однако в таком случае придётся самостоятельно заниматься её обслуживанием, настройкой и в случае поломки – ремонтом, либо за отдельную плату обращаться в ЦТО;
- У вас обычная офлайн-точка, например, продуктовый магазин у дома.
Сервис аренды облачной кассы «БИФИТ Онлайн» – готовое решение без дополнительных интеграций и расходов на разработчиков. Арендуйте облачную кассу, установите нужную кассовую программу – и вы сможете принимать оплату по 54-ФЗ.
БИФИТ Касса — российский разработчик кассового программного обеспечения для розничной торговли, общепита, курьерской доставки и других сфер бизнеса.
В нашем телеграм-канале и группе Вконтакте делимся полезной информацией для бизнеса, лайфхаками, как экономить на ККТ и фишками использования ПО. Подписывайтесь 👋🏻
"Например, магазин может сменить место продаж: в этом случае нужно перевозить стационарную кассу и заново её устанавливать." - Включать в розетку?
"В аренду облачной кассы включено техническое обслуживание, интеграции с интернет-магазинами" - Интеграции с ОПРЕДЕЛЕННЫМИ интернет магазинами, если нужного нет в списке, то платите за разработку или вообще не получится ничего сделать.
"предприниматель может забыть об окончании срока действия ФН" - Это вообще космос, предприниматель может не заметить, что у него касса встала колом? Конечно с этим могут быть проблемы определенные, но тут все зависит от обслуживающей организации или от организованности самого предпринимателя.