Как не зависеть от настроения сотрудников и бумажек ― 7 инструментов эффективной логистики

Без чего не выдержит конкуренции ни маркетплейс, ни крафтовый магазинчик

Курьерские службы, ритейлеры, промышленные предприятия, сервисные центры, провайдеры 3PL, фирмы по поставкам для гостинично-ресторанного бизнеса (HoReCa), а также сервисы прямых продаж с объемами от 500 заказов на доставку в месяц ― во всех этих компаниях логистика играет ключевую роль. И она же пожирает их ресурсы, если ею не управлять с помощью технологий.

Сейчас как раз то время, когда лишних затрат бизнес позволить себе не может и более того, их сокращает, меняет географию перевозок. Всемирный банк говорит о спаде ВВП России до 4,5% в 2022 году. США, Канада и страны ЕС ввели жесткие ограничения на транспортное сообщение с Россией и Беларусью. Эти ограничения, в частности, привели к многокилометровым очередям на границе, простоям и увеличению расходов на перевозку. Более 86% компаний в РФ затронуты действием санкций, почти 12% останавливают из-за этого бизнес.

Есть и хорошие новости. По данным Ассоциации компаний интернет-торговли, объем онлайн-продаж в России в январе–июне 2022 года был на 39% выше, чем в первой половине прошлого года. Агентство INFOline приводит еще более внушительные цифры: рост интернет-продаж на 51,5% для непродовольственных товаров и 100% – для продовольственных. В 2023 развитие этих сегментов продолжится. Перевозчики без работы точно не останутся.

На этом хорошие новости закончились. Следующая состоит в том, что требования покупателей будут все более жесткими. «Почему доставка моего заказа только завтра, а не сегодня?», «А вы можете привезти его в этот конкретный промежуток времени и еще позвонить мне несколько раз за 15 минут?». «Почему я не могу отслеживать, где именно находится моя посылка?». На все эти вопросы придется отвечать, если хотите остаться на рынке. Это вряд ли удастся, если строить логистику «руками», а не технологиями.

Технологии могут обслуживать всю логистическую цепочку на каждом из ее этапов:

1. CRM и ERP-системы как инструменты сбора и обработки заказов

Этими инструментами не пользуются пожалуй только староверы, однако не могу с них не начать. CRM ― это полноценный ассистент любого менеджера. Она собирает персональные сведения о клиенте, информацию по его заявке, систематизирует все в карточке, обрабатывает документы по шаблону, напоминает о сроках. Ведение любого проекта невозможно построить эффективно без такого онлайн-пространства.

Несколько примеров: Битрикс24, amoCRM, MobiDel, Mea Soft.

В логистике важно пойти еще дальше и решиться на внедрение ERP. Enterprise Resource Planning предназначена для синхронизации всех подразделений компании (стола заказов, сервиса доставки, склада и др.) и объединения их в единый механизм. Так организация начинает видеть каждый свой шаг. Исследования показывают, что в среднем ERP может снизить общие операционные затраты на 23%, а административные расходы — на 22%.

Примеры: Sage, SAP и др.

2. Системы управления перевозками и распределением грузов

В логистике никак и без TMS (Transportation Management System). Она объединяет все звенья в цепи поставок и, если необходимо, согласует параметры разных видов транспорта в процессе перевозки. Такие программы разрабатывают унифицированные технологии транспортировки груза, определяют рациональные тарифы, позволяют осуществлять спутниковый мониторинг и контроль безопасности транспортировки, а также ее многоступенчатое планирование (например, силами нескольких отделов).

TMS сокращает затраты и для конечного клиента. Система позволяет легко сравнивать тарифы перевозчиков, чтобы выбрать наилучший вариант, и делать быстрое бронирование – без долгих телефонных разговоров. Автоматизируется большинство операций, на которые нужны люди и время: аудит, подписание контрактов, платежи и планирование заказов. Кроме того, TMS рационализирует транспортировку – выбирает самые экономичные варианты, которые трудно или невозможно обнаружить, если действовать вручную – и оптимизирует отгрузку, проектируя схемы погрузки грузовых поддонов.

Например, Яндекс.Маршрутизация, Мегалогист, Logimus.

3. Управление ежедневными операциями на складах

Этот процесс поддается автоматизации благодаря WMS (Warehouse Management Systems). Они в режиме реального времени предоставляют отчеты о складских запасах, участвуют в комплектовании и упаковке заказов, утилизации ресурсов и сборе аналитики.

WMS делает весь цикл прохождения товара через распределительные центры и хранилища абсолютно прозрачным благодаря штрихкодам, меткам RFID, датчикам и другим инструментам отслеживания местоположения.

Например, Manhattan

Все перечисленные системы могут работать в связке по API. ERP может интегрироваться с WMS и TMS. TMS или WMS получают данные из ERP и преобразуют их в понятный для пользователей формат. Без интеграции некоторые процедуры придется совершать вручную: например, чтобы заказать транспорт, можно отправить заявку в транспортную компанию по почте, а можно сформировать ее в ERP, отправить данные в TMS или WMS — и продолжать работу в них.

4. Системы построения оптимальных маршрутов

Статичные системы не видят реальной картины движения транспортных потоков, чего не скажешь о системах с big data. К последним подключены данные десятков тысяч авто, которые в течение 5-10-20 лет двигались на данных участках.

Благодаря BigData-прогнозу системы создают максимально напряженные, но выполнимые задания для курьеров и водителей. Искусственный интеллект находит наиболее экономичные сценарии доставки, учитывая временные окна, расстояние, пробки, время в пути, расходы на топливо и историю скоростей движения по улицам (для грузовых и легковых авто по отдельности).

Сведения о бизнесе и специфике доставок также будут храниться в системе, а не в головах логистов. Этими данными компания может руководствоваться для принятия управленческих решений: как оперативных (например, замены привычных маршрутов на новые), так и стратегических (реструктуризации отделов, реинжиниринга бизнес-процессов, оптимизации штата сотрудников).

Примеры: Logimus, ABM Rinkai, VeeRoute.

5. Сервисы для клиентов и партнеров

Клиенты и партнеры станут лояльнее, если вы предоставите им доступ к сервису оповещений. Так вы сможете информировать их о времени доставки, подготовить к приезду заказа, уладить форс-мажоры и получить объективную оценку работы своей службы на основании множества мнений. Клиентские сервисы обычно демонстрируют трекинг курьера, автоматически генерируют SMS-сообщения, а по завершении заказа предлагают заполнить опросник.

Примеры: Бизнес.Ру, Logimus

6. Мобильные приложения для курьеров и водителей

Как убедиться в том, что перевозчик выбирает оптимальные маршруты? Для этого на смартфоны водителей устанавливаются мобильные приложения, которые контролируют процесс доставки, отображают маршрут с учетом возможных задержек и препятствий, оптимизируют пробег и время, затраченное на дорогу.

Обычно они выполняют множество других функций. Например, хранят расписание поездок, электронные путевые листы, перечни товаров и списки заданий для водителя. С помощью приложения перевозчик может общаться с клиентом и поддерживать связь с офисом: сообщать о вынужденных отклонениях от графика, объяснять причины, по которым невозможно доставить заказ, фиксировать на фото брак товара или ошибку в накладной. Информация о статусе доставки, добавленная курьером через приложение, как правило, поступает в ERP-систему.

Примеры: LogistInWeb, HubEx, B2Field, Logimus Route

7. Умное управление корпоративным каршерингом

Обслуживание и содержание автопарка – та еще головная боль. Траты на транспорт, как и количество неприятностей с ним, хочется свести к минимуму, но не всегда удается. Волновой характер рейсов (много утром и мало в остальное время) требует большого штата механиков, нагруженных только в начале дня.

Работа многосменных автопарков оптимизируется благодаря тому, что на одну машину можно назначить несколько водителей. Но корпоративные автомобили нередко используются в личных целях и попадают в аварии из-за неаккуратного стиля вождения. Этот процесс можно взять на контроль умного каршеринга – и узнать, по чьей вине происходят поломки или задержки на маршрутах.

Программа автоматизирует все ключевые процессы: закрепляет водителя за автомобилем, фиксирует цель каждой поездки, проводит алкометрию, помогает регистрировать повреждения, оформлять выдачу и приемку авто, заполнять документы в цифровом виде. К тому же избавляет от бумажных путевых листов и ведомостей учета топлива, снижая тем самым нагрузку на бухгалтеров. Но главное – искусственный интеллект анализирует качество вождения и составляет рейтинг шоферов, побуждая их бережнее относиться к транспорту.

Примеры: Infinium Driver.