Придумали систему учета складского оборудования. Долго допиливали ее по клиентским запросам, а теперь сами себе эксперты

Сейчас мы можем прийти на любой склад и показать, как правильно вести учет оборудования, организовать процесс выдачи, сдачи и хранения, чтобы не нести миллионные убытки. Всё потому, что у нас есть собственная система учета, экспертиза и опыт работы с федеральными торговыми сетями. Но чтобы этого добиться, на старте пришлось учесть кучу пожеланий от клиентов и серьезно усовершенствовать нашу разработку.

Привет! Меня зовут Кирилл Казарцев, я со своей командой придумал продукт «Инлокер». Мы выяснили, что 80% российских логистических компаний теряют деньги из-за хаоса в работе с оборудованием на складах, и увидели в этом потенциал. Если бизнес автоматизирует это, то сможет сократить операционные расходы, быстрее собирать и передавать в доставку заказы и создать позитивный имидж. Секрет успеха — в продуманной системе хранения. Ей-то и стал Инлокер.

Подробнее о том, с чего начинался проект и как работает Инлокер, читайте в статье «Как одна поездка на склад Amazon помогла российскому бизнесу начать экономить миллионы на учете складского оборудования». Здесь я расскажу, что и почему дорабатывали в системе, когда вышли с ней на рынок и начали работать с реальными заказчиками.

Оптимизация работы со складским оборудованием — настолько узкая тема, что никто особо не пытался разбираться в ней до нас. Компании действовали по привычной схеме: охранник или кладовщик выдавал терминалы под роспись и фиксировал действия в бумажном журнале. Но не всех это устраивало.

Вот какие проблемы хотели решить первые заказчики Инлокера ↓

Компании теряли рабочие часы на выдаче и приеме оборудования. Когда на складе начиналась новая смена, сотрудники первым делом шли за терминалами сбора данных. В больших компаниях, где одновременно работало 400 человек, возникали длинные очереди: люди ждали по 40 минут, чтобы взять оборудование и приступить к своим обязанностям. То же самое происходило в конце дня.

Вместо 8 часов на работу у сотрудников оставалось всего 6–7 часов — из-за этого задерживались отправки. Чтобы компенсировать недостающие человеко-часы, приходилось нанимать больше людей. Траты на персонал росли, при этом проблема с очередями оставалась — это был замкнутый круг, в котором компании систематически теряли деньги.

Учетом оборудования занимались обычные люди. Бизнес терпел материальные убытки из-за халатности и невнимательности специалистов. Если ответственный забывал вписать выдачу в журнал или по ошибке отпускал сотрудника, который не сдал оборудование, — это уже минус терминал.

Траты на сервисный ремонт и покупку новых терминалов зашкаливали. Сотрудники складов всячески старались скрыть поломки и не получить выговор: либо сдавали так, чтобы никто не заметил, либо даже просили охранника их прикрыть. А еще часто случались кражи: терминалы выносили и дальше перепродавали на Авито — стоимость одного составляет от 40 до 150 тысяч рублей.

Первая версия Инлокера решила эти проблемы: она была устроена просто, но автоматизировала процесс и помогала экономить ресурсы бизнеса. Сотруднику достаточно было подойти к шкафу, приложить бейдж и забрать терминал из открывшейся ячейки, а после смены вернуть оборудование на место по той же схеме.

Появление Инлокера исключило человеческий фактор: теперь ответственные специалисты просто следили за исправностью ячеек и оборудования в них. А работники склада стали аккуратнее обращаться с терминалами, ведь виновника поломки можно было легко вычислить.

Оказалось, многие компании хотят расширить зону контроля за сотрудниками. Чтобы сделать это, мы связали данные, которые получает Инлокер, с системой доступа (СКУД) на склад. Если раньше в теории можно было не сдать оборудование и уйти домой, то сейчас система просто заблокирует пропуск и сотрудник не сможет воспользоваться им на выходе.

Такой функционал снизил количество краж: расходы на закупку новых терминалов у наших клиентов сократились на 20%.

После каждой доработки в Инлокере мы анализировали ее эффективность. Так, например, выяснилось, что право выбора оборудования (ТСД) замедляет процесс получения. На одном из тестирований на складе клиента в системе была включена опция «Возможность выбора». Оказалось, что сотрудники дольше стояли у шкафа и создавали очереди. Хотя на самом деле выбирать не из чего: все терминалы сбора данных были одинаковой модели. Теперь без обоснованной необходимости эту настройку рекомендуем не добавлять.

Кроме этого, оказалось, что сотрудники подбирали себе оборудование получше, потому что у одного плохо работал Wi-Fi, второй лагал, у третьего ремешок порвался — все знали, какие проблемы есть, но никто не говорил. Мы дали возможность указывать неисправность, и по итогу тестирования оказалось, что у клиента 20% неисправного оборудования, просто у сотрудников не было механизма зафиксировать проблему так, чтобы все проблемы им не приписывали.

В целом Инлокер — гибкая система: ее легко адаптировать под конкретные потребности бизнеса. Для строительных компаний настраивали систему, которая умеет вести учет расходных материалов, а для сервисов — системы, в которых можно просмотреть историю ремонтов и их стоимость.

Мы внедряем систему в компаниях разного масштаба: и на небольших локальных складах, и в крупных логистических центрах, где работают тысячи сотрудников. Сейчас по всей России функционирует более 16 000 ячеек Инлокер.

Раньше всё строилось вокруг запросов от заказчиков: они определяли, сколько ячеек им нужно и с каким функционалом, а мы дорабатывали систему. Теперь же всё происходит наоборот: когда к нам обращается новый клиент, мы настаиваем на том, чтобы он следовал рекомендациям.

Практика показала: если поставить меньше ячеек или выбрать неудобный способ доступа — это скажется на результатах. Поэтому прежде чем предложить решение, мы знакомимся с тем, как работает конкретный склад. Кроме того, даем возможность протестировать систему: можем установить шкаф на 48 ячеек, открыть доступ к личному кабинету и помочь адаптироваться к новой схеме работы с оборудованием.

О том, как работает система, о новых идеях и хорошем оборудовании для склада я рассказываю в личном телеграм-канале.

Как считаете, имеют право приглашенные эксперты с большим опытом диктовать свои условия или тем, кто работает в компании, понятнее ее реальные потребности?