Как уйти от Excel и ускорить обработку заказов с помощью b2b-портала
Бизнес-процессы торговых компаний включают использование прайс-листов в формате Excel, которые имеют важное значение для управления ценами, обработки заказов и маркетинга. Эти данные хранятся в облаке или на сервере с доступом для сотрудников. Но для компаний с большим ассортиментом, содержащим от 1000 SKU, использование таблиц становится ограничивающим фактором.
Уйти от использования таблиц Excel, внедрив B2B-портал - это то, что поможет оптимизировать расходы и улучшить бизнес-процессы, ускорить обработку заказов и повысить продуктивность сотрудников. Рассмотрим, как B2B-портал поможет бизнесу автоматизировать ведение документации и обработку заказов.
Проблемы и ограничения Excel в обработке заказов
В торговых компаниях распространена практика ведения документации и управления данными с помощью таблиц Excel. Но при увеличении объема заказов и повышении требований к эффективности компании сталкиваются с ограничениями этого популярного инструмента.
Несомненно, Excel может быть полезным для обработки заказов в небольших и простых процессах. Однако, когда дело касается сложных и объемных заказов, а также в случае роста бизнеса, возникают определенные ограничения и риски, связанные с использованием таблиц.
Ограничения Excel
- Работа нескольких человек с одним файлом одновременно невозможна.
- Отсутствие контроля версий и истории изменений.
- Скудные механизмы автоматизации и проверки внесенных изменений.
- Недостаточная масштабируемость, что приводит к проблемам при увеличении объема заказов.
- Риск ошибок при вводе данных и ручной обработке.
Риски и ошибки
- Неточности и дублирование информации, как следствие несоответствия и задержки.
- Ошибки в ценообразовании, налогообложении и т. д.
- Потеря информации из-за отказов в работе или сбоев в Excel-файлах.
Производительность и задержки
- Длительные сроки обработки заказов из-за ручных процессов.
- Задержки при обновлении информации о заказах и доступности товаров.
- Необходимость в большом количестве времени и усилий для анализа и создания отчетов.
Сложности масштабирования
- С Excel становится трудно справляться с ростом бизнеса и увеличением объема заказов, что требует дополнительных ресурсов и времени.
Рост бизнеса и увеличение объема заказов, приводит к тому, что Excel становится сложным в масштабировании, требуются дополнительные ресурсы и время. Вместо этого рекомендуется использовать B2B-порталы и PIM-системы. Эти решения предоставляют широкий набор функций и автоматизируют рутинные задачи, упрощая обработку заказов и снижая вероятность ошибок. Способствуют росту продуктивности сотрудников и улучшению клиентского опыта.
Как B2B-портал поможет бизнесу автоматизировать ведение документации и обработку заказов
Ключевым элементом при расширении ассортиментной матрицы и увеличении числа клиентов является улучшение взаимодействия между отделами и сотрудниками. Чем больше компания и ее обороты, тем выше стоимость временных задержек при получении данных и цена ошибок в Excel.
В среднем компанией ведется до 16 таблиц финансового учета, от 6 таблиц маркетинговых параметров, от 5 таблиц ценообразования и минимум 2–3 таблиц отдела продаж. В этих файлах содержатся информация об остатках, доходах, расходах, KPI, CRM, прайсы, каталог товаров и так далее. Обновление в каждой таблице Excel требует затрат ресурсов и приводит к появлению неточностей.
Полностью устранить ошибки невозможно, но сократить несогласованность информации и ускорить обновление можно. Для оптимизации взаимодействия и устранения узких мест в бизнес-процессах рекомендуется внедрить B2B-портал для обработки заказов.
Как B2B-портал поможет устранить ограничения, вызванные использованием таблиц Excel, ускорит работу отдела продаж и повысит лояльность пользователей.
Прайс-листы
Вместо ручного копирования информации из бухгалтерской программы и рассылки табличных прайс-листов клиентам, можно использовать B2B-портал. Система интегрируется с программным обеспечением компании, позволяя получить точную информацию о ценообразовании и наличии продукции на персональном складе и складах партнеров. Прайс-листы создаются и рассылаются автоматически с настройками, определенными для каждого дилера и/или оптовика. Это позволит менеджеру освободить время для поиска новых клиентов и решения вопросов покупателей. Отправка прайсов может быть настроена для автоматического выполнения или выполнения по нажатию кнопки.
Автоматизация оформления заказов
Вы получаете заказы в различных форматах: списком в мессенджере или на почту, а также файлы в формате Word, таблицы и скриншоты. Вносите каждую заявку вручную, затем подтверждаете и отправляете ее на выполнение. Однако эти процессы можно улучшить с помощью B2B-портала.
Некоторые компании пытаются решить эту проблему, используя функционал интернет-магазина, но такое решение больше подходит для розничных продаж, а не оптовых. Оформление заказа через интернет-магазин требует терпения, так как он не предоставляет возможность приобретения товаров оптом, в паллетах, килограммах, упаковках и т. д. В результате разработанное решение либо используется редко, либо вовсе не используется. Внедрение B2B-платформы позволит принимать заказы напрямую, а менеджеру останется только позвонить и подтвердить заявку.
Персонализированная система оформления заявок соответствует потребностям и бизнес-процессам компании, позволяет задавать количественные показатели в соответствии с требованиями оптовиков. Таким образом, автоматизируется процесс приема заказов, сокращается количество ошибок и улучшается клиентский опыт.
Совместная работа
Работа с одной таблицей, где хранится полный товарный ассортимент, может быть хорошей идеей на первых этапах развития компании, когда штат сотрудников небольшой и работа с Excel не требуется часто. Однако, по мере роста компании и увеличения количества товаров, становится сложнее использовать только одну таблицу для управления данными. Приходится обновлять информацию в таблице сразу нескольким сотрудникам, и это создает дополнительные сложности для персонала.
Чтобы решить эту проблему, устанавливается график работы с файлом, чтобы каждый сотрудник имел доступ к таблице только в согласованное время. Это усложняет рабочий процесс и приводит к ошибкам, просрочкам и дублированию одних и тех же документов. Использование B2B-портала позволяет сотрудникам с доступом к системе, работать с товарным ассортиментом одновременно.
Скорость работы отделов, связанных с продажами, увеличивается за счет параллельного выполнения задач всех участников процесса.
Повышение производительности
Офисная техника влияет на производительность сотрудников. Для выполнения задач, требующих работы с тяжеловесными файлами, необходим быстрый компьютер, при этом железо нужно регулярно обновлять. Такие файлы зачастую весят 200 Мб и более в зависимости от объема данных и наличия изображений. Загрузка таблицы занимает от 1 до 15 минут или даже дольше, иногда вовсе не открываются, если у ПК нет достаточной мощности.
Для решения этой проблемы два варианта решения
- Обновление офисной техники.
- Внедрение B2B-платформы, которая будет хранить информацию и предоставлять удаленный доступ к файлам. Перенос товарной номенклатуры в B2B-портал позволит сократить расходы на обновление техники и ускорить работу сотрудников благодаря быстрому доступу к информации и управления ей.
Итог
Использование B2B-порталов является мощным средством для преодоления ограничений, связанных с использованием таблиц Excel, и повышения продуктивности работы отдела продаж. Они позволяют сократить время процессов, улучшить доступ к данным и осуществить более глубокий анализ информации. В результате уровень обслуживания клиентов повышается, а пользователи становятся лояльными, что делает бизнес конкурентоспособным.