Почему конференции в России — такой ужас

Постоянная участница конференций рассказывает, чего не хватает организаторам и спикерам.

Материал подготовлен при поддержке РАЭК

Половина организаторов конференций работают со спикерами невнятно и бессистемно. Меня зовут выступать на мероприятие, которое состоится уже через четыре дня, но не уточняют условия и тему выступления. Скорее всего, один из спикеров отказался в последний момент, а меня не могут цивилизованно попросить его подменить. Это пример распространённого подхода к приглашению. Я горжусь коллегами из нашего программного комитета, которые собирают апрельское мероприятие в декабре.

До сих пор считается, что нужно звать максимально высокопоставленного менеджера из именитой компании, вне зависимости от его навыков, способности к публичным выступлениям и харизмы. Они, чаще всего, отказываются, если не любят и не умеют выступать. А если вынужденно принимают приглашение, выглядят бледно и неубедительно. Никто не понимает, зачем это всё: ни сами организаторы, ни слушатели, ни спикер.

Когда мне нужно подготовить свою секцию, я сразу составляю предполагаемый список спикеров, которые помогут раскрыть тему. Для этого нужно следить за чужими кейсами, слушать выступления, искать новые лица. Зачастую гении и фанаты своей профессии любят делать, а не говорить. Найти таких, уговорить выступить и помочь подготовиться — большая удача и удовольствие.

Сперва я знакомлюсь и беседую со спикером, про себя отмечаю, насколько он хорош в теме, какими инсайдами готов поделиться. Одновременно с этим нужно наблюдать, как он вообще говорит, и что стоит подтянуть. Всё это имеет значение при определении порядка выступающих. Первому важно раскачать и зажечь, второму — сохранить градус, третьему — обеспечить крещендо, четвертому — дать аудитории второе дыхание, пятый — замыкающий, ему лучше быть рок-звездой. Со спикерами нужно договориться обо всех мелочах, включая тайминг и дресс-код.

Неправильный порядок может привести к пустому или недовольному залу. Например, если первый спикер подготовил хороший доклад, но у него нет опыта публичных выступлений, люди уйдут. Выступи он вторым-третьим, зал бы остался на месте и принял его лояльно.

Когда я вижу, как завтрашние выступающие доделывают презентации на коленке, вставляя слайды со знаками вопросов и несвежие мемы, я сразу понимаю, что это дилетантство и провал. Такие доклады только способствуют деградации профильных мероприятий.

Даже коммуникабельным и харизматичным людям нужно готовиться, учитывая десятки важных моментов. Озвучивать собственные слайды — ужасный моветон. Мало какие темы нуждаются в подкреплении таблицами и графиками. Главные цифры нужно держать в голове. В конце концов, если человека пригласили выступить, то он и так должен понимать, откуда они берутся.

Если за спиной нужны слайды, то лучше обратиться к профессиональному дизайнеру, освоить Keynote или готовые шаблоны других сервисов, например, Canva.

За две недели до конференции я прошу спикеров прислать мне свои презентации. Крайний срок — за десять дней. Важно исключить возможность принести «бомбу» на 69 слайдов в день мероприятия. Оставшееся время спикерам нужно потратить на подготовку речи.

Я заранее передаю все презентации на одном носителе технической команде, а за четверть часа до начала секции лично их «прокликиваю» и проверяю звук. Однажды я видела, как главный зал конференции опустел из-за того, что спикер говорил фальцетом, а микрофон был настроен так, что превращал его голос в ультразвук. И все просто растерялись: от слушателей до модератора.

Когда билеты проданы, и зал собран, важно ещё раз продать спикеров. Незачем приглашать на мероприятие модератора, который лишь озвучивает фамилию спикера и компанию, которую он представляет.

Работа модератора — объяснить аудитории, чем хорош спикер, и почему стоит к нему прислушаться. Модератор фокусирует внимание аудитории, готовит её к докладу и помогает задавать правильные вопросы.

Недавно я открывала региональный интернет-форум. В короткой речи я анонсировала свою секцию и рассказала о зарубежных конференциях — там не принято сидеть в телефоне или работать за ноутбуком во время доклада. Всё равно эти дела невозможно делать одинаково хорошо: или прослушаешь выступление или напишешь ужасное письмо.

После этого случилось что-то совсем стыдное — телефоны достали сами спикеры. На мой взгляд, это неуважение как по отношению к другим выступающим, так и к залу. У спикеров лучшие места и особое положение. Их заинтересованность помогает залу вовлечься. Спикерам следует участвовать в работе конференции — дополнять другие выступления, возражать, задавать вопросы.

Кто-то избаловал москвичей приглашениями, и теперь они не воспринимают конференции как платную услугу. Гости приходят на мероприятие с настроением «мне все должны», не слушают выступления, а потом говорят, что мероприятие «не торт».

Остальные делают гневные посты в соцсетях, которые чаще всего посвящены очереди в буфет или другим бытовым мелочам. Конечно, мы за ними следим и и изучаем, но для того, чтобы улучшить мероприятие, нам нужна предметная обратная связь — заполненные анкеты.

Встречается и неуважение публики к самой себе. Я была на конференции, где работал гардероб, но гости занимали соседние места куртками и рюкзаками, чтобы наслаждаться в одиночестве.

После мероприятия я рассылаю спикерам письма, которые состоят из благодарности, лучших фотографий и обратной связи о выступлении. Во время выступлений я делаю пометки о реакции публики, добавляю к ним комментарии коллег и данные анкет, которые часть гостей всё же заполнила. Невозможно ждать роста от спикера, ничего для этого не предпринимая. Человек не поймёт, что выступил не на десятку, если никто об этом не скажет.

Наша практика показывает, что на анкеты по итогам мероприятия, которые мы рассылаем через систему Runet—ID отвечает всего 10% гостей. Модераторы секций получают личное письмо с запросом обратной связи об аудитории, спикерах, техническом оснащении. За наполняемостью залов следим в режиме реального времени.

В последствии данные обрабатываются сотрудниками программного комитета. Благодаря этому мы разделили программу на три уровня сложности контента, чтобы новичкам было понятно, а профи — интересно.

Все данные о гостях наших мероприятий также собираются в Runet—ID. Мы видим полный профиль человека: историю мест работы и текущую позицию, мероприятия, которые он посещал в последнее время и в каком статусе. Одних мы приглашаем на аналогичные конференции, другие становятся экспертами в наших исследованиях или членами конкурсных комиссий.

#рунет2018