Как бизнесу экономить деньги с помощью IT

Цифровизация — наше все. Кажется, что все уже поняли, что бизнесу без IT уже невозможно существовать на рынке. В статье рассказали о доступных способах сэкономить финансы с помощью технологий.

• Автоматизация бизнес-процессов
• Кейс: как автоматизация помогает экономить миллионы
• Искусственный Интеллект
• Специализированные облачные сервисы
• Удаленная работа и виртуализация

Автоматизация — самый очевидный способ снижения затрат с помощью технологий. Даже самые простые решения дают быстрый и видимый результат: CRM освободит сотрудников от рутинных задач, а ERP здорово упростит работу с данными.

• Сбор информации о клиентах: контакты, предпочтения, историю взаимодействия – все в одном месте. И это не просто удобство, это прямой путь к эффективному обслуживанию.
• По части маркетинга – отправка персонализированных сообщений и кампаний, основанных данных о клиентах и их поведении.
• CRM помогает отслеживать воронку продаж, контролировать сделки, назначать задачи и не забывать о важных событиях. В итоге – больше конверсий и оптимизированный процесс продаж.
• Сбор данных и аналитика: система составляет отчеты и дашборды. Это не просто статистика, а еще и основа для принятия взвешенных решений.
• Обработка запросов и обращений. CRM отслеживает статусы запросов, назначает ответственных сотрудников, чтобы клиенты получили оперативный ответ.

ERP — это как мозг компании, который помогает автоматизировать множество задач и сделать работу эффективнее.

• Собирает все данные с разных частей компании в одном месте. Так, информация становится доступной для всех сотрудников, и нет риска потерять что-то в море бумажек.
• Система умеет делать многие рутинные задачи сама. Например, она может заказывать товары, когда они заканчиваются, или управлять заданиями на производстве. Это экономит время и уменьшает вероятность ошибок.
• ERP помогает вести учет всех финансовых операций - от оплаты счетов до анализа финансовых показателей.
• Включает инструменты для работы с персоналом, такие как учет рабочего времени, обучение сотрудников и оценка производительности.
• С помощью ERP можно создавать отчеты о различных аспектах бизнеса - от финансов до производства. Это помогает руководству видеть полную картину и принимать обоснованные решения.

В связке CRM и ERP представляют собой мощный инструмент для повышения эффективности и конкурентоспособности компании. Результатом этой интеграции является улучшение операционной эффективности, сокращение издержек и повышение уровня удовлетворенности клиентов, что в итоге способствует росту прибыли и успешному развитию бизнеса.

В сети продуктовых магазинов-ритейлеров много логистических процессов. Один из них — отгрузка разнообразных товаров в точки продаж. Например, в одном из магазинов закончились овощи и масло, в другом — мясо и молоко. Для каждого нужно собрать «корзину» по потребностям и оперативно отправить на место.

Процесс строится так: поступает заявка на склад, сборщики формируют заказ и отгружают его. Вторая часть — это разгрузка паллет с товаром, поступающим в хранилище. Автоматизация одного лишь этого процесса экономит компании до 20 миллионов рублей в месяц.

Часть нашей команды работала над этим проектом — изменили систему прохода сборщиков.

Сотрудники склада специальным устройством сканируют товар, а система дает его «адрес» — ряд и место на складе, а также подсказывает оптимальный маршрут. Таким образом, сборщики обходят помещение и делают отборку товаров для магазина.

Автоматизация заключалась в том, что отборка учитывала алгоритм прохода складов, чтобы сборщик корректно собирал продукты и при этом тратил меньше времени.

Еще система стала учитывать вес и хрупкость товаров, это важно, чтобы все позиции сохраняли товарный вид и добрались до магазина в целости и сохранности. Для этого нужно вниз корзины складывать наиболее тяжелые и прочные товары (например, мороженное мясо), а наверх — легкие и хрупкие (куриное яйцо).

То есть у сборщиков появился оптимальный маршрут и правильная последовательность сборки корзины.

Вторая часть процесса — это приемка паллет на сам склад. Здесь система считает, как организовать расстановку товара таким образом, чтобы потом было удобно собирать продукты для магазина по соответствующему алгоритму. Так, сотрудники видят, на какое место нужно убрать товар и разгружают палету оптимальным способом.

При внедрении такой автоматизации на 30% снизился показатель брака (продукты стали меньше портиться). Суммарно, учитывая экономию времени, оптимизацию складского хранения и снижение количества испорченных товаров, компания сэкономит 17–20 миллионов в месяц только на этом алгоритме.

Про ИИ уже и говорить как-то неловко: о возможностях нейросетей, кажется, рассказали уже всё и все. Но все-таки мы не можем не упомянуть ИИ как важный, а главное, доступный инструмент для оптимизации бюджета в бизнесе.Мы в YuSMP Group чаще всего используем ИИ как дополнительный инструмент в маркетинге. Еще нейросети неплохо справляются с задачами из области продаж и финансов.

Что может делать ИИ для вашего отдела маркетинга:

• Писать тексты для блога, социальных сетей и рекламных кампаний.
• Придумывать идеи для контент-плана.
• Собирать семантическое ядро для SEO-текстов.
• Переводить статьи и интервью на другие языки.
• Создавать иллюстрации — от рекламных креативов до обложек статей.
• Составлять скрипты для отдела продаж или колл-центра.

Чат-боты, виртуальные операторы, голосовые помощники — это все ИИ, который уже давно служит продажам. Как еще можно использовать нейросети в этой сфере?

• Прогноз покупательского спроса. Искусственный интеллект на основе исторических данных проводит анализ и может предсказать, когда планируется спад или рост спроса.
• Первичная коммуникация с клиентами. Кроме уже обычных ботов и виртуальных помощников, теперь есть роботы, распознающие речь и умеющие подстраиваться под собеседника.
• Анализ работы отдела продаж. Нейросети могут помочь следить за работой специалистов и, например, выявлять, все ли фразы из скрипта используются в разговоре с клиентами.

Глядя на список возможностей, может показаться, что ИИ способен заменить креативных сотрудников — но это не так (здесь отдел маркетинга облегченно вздыхает). Нейросети — это помощник, который сокращает трудочасы, взяв на себя определенные задачи. Специалисты смогут сделать больше за то же время. А если большего не требуется, возможно, кто-то перейдет на неполный рабочий день. Тоже выгодно!

Отдать всю работу с продажами тоже вряд ли получится. Но если делегировать ИИ часть обязанностей, то можно уплотнить штат или, наконец, приступить к задачам, которые уже давно ждут своего часа.

Возможно, вам не нужен бухгалтер. Деятельность небольших компаний обычно не сопряжена с большими финансовыми потоками, и тогда бухгалтер требуется эпизодически. Держать человека в штате нецелесообразно, в таких случаях обычно обращаются к фрилансерам, но и на них можно сэкономить.

Специализированные сервисы обычно работают в облаке – это значит, что организации не нужно покупать и устанавливать специальное программное обеспечение, а достаточно оплатить доступ.

Бухгалтерские сервисы помогут сформировать первичную документацию, рассчитать суммы налогов, сдать отчётность, проверить контрагентов – то есть сделать всё то, за что компания платила бы специалисту, только сильно дешевле.

Пора признать, что удаленка — это круто. И не только для специалистов, работающих из-под одеяла. Современные технологии позволят компании отслеживать эффективность и активно включать удаленных сотрудников в рабочий процесс.

Такой специалист экономит компании расходы на технику и оборудованное рабочее место, траты интернет и печеньки. Чтобы получить хорошего специалиста из другого региона, не придется оплачивать релокацию, а при компактном офлайн-коллективе можно сэкономить и на аренде офиса.