Отдали задачи на аутсорс и потеряли несколько миллионов — как этого не допустить

Предприниматели часто боятся передавать функции бизнеса «на сторону». Особенно это касается бухгалтерии и всего, что напрямую связано с деньгами. Вдруг обманут, не справятся и принесут компании только убытки. Подобные риски возможны, когда компания не до конца осознает, зачем ей нужен аутсорсинг. В статье рассмотрим возможные риски аутсорса.

Привет! Мы команда одной из крупнейших в России аутсорсинговых компаний Unicon Outsourcing. Входим в ТОП-3 рейтинга RAEX с 2009 года. Специализируемся на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Внедряем продукты 1С и оказываем услуги хостинга бизнес-приложений. В этом материале разберем, что такое аутсорсинг бизнес процессов, его задачи, преимущества для бизнеса и как понять, что ваша компания готова обратиться к аутсорсеру. В конце статьи также будет чек-лист «Как выбрать надежную аутсорсинговую компанию».

Аутсорсинг — это делегирование в бизнесе части непрофильных функций компаниям «на стороне». Так в организациях практикуют аутсорсинг охраны у своего предприятия, обращаясь в ЧОПы, или обращаются в HR аутсорсинг, привлекая сторонних HR-ов или профильных агентств по подбору персонала. Это помогает освободить время и силы руководителей, а также всей команды, чтобы сосредоточиться на основных задачах бизнеса.

Когда предприятие масштабируется и достигает больших оборотов, на аутсорсинг бизнес услуг передают более значимые для бизнеса функции. Обычно подрядчик выполняет делегирование задач и ответственности таких отделов:

Глобально аутсорсинг экономит ключевые ресурсы любой компании — деньги, время и силы. Делегирование бизнес процессов позволяет сразу получить доступ к квалифицированным специалистам и не расходовать ресурсы на их поиск и содержание. Если рассматривать преимущества аутсорсинга более детально, то среди плюсов стоит выделить:

Сотрудники надежных аутсорсинговых компаний обладают более высокой квалификацией, чем штатные сотрудники. Это объясняется тем, что ведение бухгалтерии — одна из их ключевых специализаций. Команда такого аутсорсинга регулярно проходят программы повышения квалификации и имеют диплом ДипИФР (это документ международного уровня, который вручается британской организацией ACCA после прохождения экзамена по Международным стандартам финансовой отчетности) . А также постоянно отслеживают изменения законодательства, что снижает риск возникновения ошибок.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет компании снять с себя налоговые риски и избежать крупных штрафов из-за нарушений в документации. Если контролирующий орган наложит на организацию санкции в виде штрафа из-за ошибки внешнего сотрудника, обязательства по его уплате возьмет на себя подрядчик.

Кейс из нашей практики

Главный бухгалтер одного из наших клиентов некорректно вел бухгалтерский учет и регулярно переплачивал средства в бюджет, чтобы избежать начисления пени. После перехода бухгалтерии компании на аутсорсинг нам удалось вернуть компании более 10 млн рублей переплаты.

В условиях турбулентности, когда стабильно меняется законодательство, вводятся новые санкции и ограничения для бизнеса, компании все меньше концентрируются на развитии. Их основной задачей становится удержание позиций на рынке и сохранение капитала. Это вынуждает сокращать накладные расходы, которые прямо не влияют на выручку организации. Но при этом компания не может перестать вести бухучет или расчет ЗП сотрудников. Тогда на помощь приходит аутсорсинг — он забирает эти функции на себя и уменьшает налоговые расходы бизнеса за счет сокращения штата. Все-таки расходы на команду — это не только про оклад, но и про ДМС, взносы в соц. фонды, выплату НДФЛ и другие дополнительные траты.

Штатный сотрудник может уйти на больничный или уволиться в самый важный момент — перед сдачей отчета или в период кризисной ситуации. От этого бизнес может потерять деньги и спровоцировать претензии со стороны налоговой. При сотрудничестве с подрядчиками такие риски практически невозможны. Работа аутсорсинговой компании будет выполнена в любом случае, так как это обязательство прописано в договоре — даже если кто-то из сотрудников уйдет в декрет, ему всегда оперативно найдут замену.

Аутсорсинг нужен не только компаниям-гигантам. Он способен помочь разному бизнесу, независимо от размера и отрасли. Например, аутсорсинг часто требуется:

Это только часть бизнесов, которым могут быть полезны услуги аутсорсинговых компаний. Чтобы точно понять, находитесь ли вы в их числе, можно заказать разовый аудит бизнес-процессов. По итогам анализа вы увидите слабые и сильные стороны организации, и поймете, нужны ли вам подобные услуги со стороны.

Выбирайте надежных подрядчиков и не бойтесь передавать им непрофильные функции своего бизнеса. Это поможет вам сэкономить бюджет и быстрее масштабировать компанию.