Как сделать платежный календарь для своего бизнеса
Если вы хотите эффективно планировать и контролировать финансы в своем бизнесе, избегать просрочки платежей и прогнозировать бюджет компании, то советуем вести платежный календарь. Как его составить? Читайте в статье.
Да, кстати! В своем Телеграм-канале я пишу много полезного контента про маркетинг для бизнеса, как сэкономить рекламный бюджет и оптимизировать затраты в бизнесе, а также даю рекомендации по продвижению конкретно для вашей ниши. Подписывайтесь!
Что такое платёжный календарь?
Платежный календарь – это график, отображающий даты и суммы платежей, которые должны быть произведены в определенный период времени. Этот инструмент может использоваться для планирования бюджета, управления финансами, контроля за долгами и оплаты счетов вовремя.
Календарь обычно ведется в виде таблицы или календаря с указанием дат и сумм платежей, а также может содержать напоминания о ближайших платежах.
Зачем нужен платежный календарь?
Этот инструмент планирования полезен для достижения разных целей.
- Такой календарь может помочь планировать свои расходы и бюджет, учитывая регулярные платежи по налогам, аренде, коммунальным услугам, кредитам и другим расходам.
- Платежный календарь позволяет контролировать задолженность перед кредитными организациями. С его помощью можно избежать просрочки и штрафных санкций, а также планировать дополнительные выплаты для снижения задолженности.
- Платежный календарь поможет компании управлять своей ликвидностью, т.е. способностью выполнять обязательства перед кредиторами и сотрудниками. Предприниматель сможет более точно планировать поступление денежных средств и расходы, контролировать свой банковский счет и избегать недостатка денег.
- Этот инструмент поможет предпринимателю поддерживать свою кредитную историю в хорошем состоянии. Регулярные платежи по кредитам и другим обязательствам будут отображаться в кредитной истории и повышать его рейтинг, что может привести к улучшению условий кредитования в будущем.
Как сделать платежный календарь для своего бизнеса?
Есть несколько этапов создания этого инструмента планирования. Потребуется предпринять некоторые усилия для того, чтобы у вас на руках было четкое и полезное для бизнеса расписание.
Шаг 1: найдите всю информацию о платежах в компании
Включите в платежный календарь все регулярные платежи – оплату аренды и коммунальных услуг, страховые взносы, налоги, кредитные выплаты и другие расходы, которые необходимо выплачивать каждый месяц или квартал. Сделайте список всех ваших обязательств и отсортируйте их по датам выплат.
Определите, какие платежи являются наиболее важными и должны быть выполнены первыми. Например, выплаты по кредитам, налогам, аренде и коммунальным услугам должны иметь приоритет перед другими расходами.
Шаг 2: найдите всю информацию о поступлениях в вашей компании
Спрогнозируйте, сколько денег вы будете получать каждый месяц или квартал. Учитывайте все источники дохода, включая продажи, инвестиции, и т.д. Также нужно учитывать и кредиты или субсидии, если вы планируете их получить. Хоть это и не доходы, но тоже движение денежных средств.
Шаг 3: проанализируйте расходы
Распределите доходы на основе приоритетов, которые вы установили. Убедитесь, что резервируете достаточно средств для покрытия всех регулярных платежей, а также для неожиданных расходов, которые могут возникнуть.
Необходимо распределить платежи на те, что нужно оплачивать точно в срок и на те, которые можно отложить хотя бы на пару дней. Критерий отбора таков: если после просрочки платежа, пени и штрафы выставят сразу – то такие платежи откладывать точно нельзя. Например, просрочка по выплатам процентов и налогам грозит новыми расходами, то есть пенями.
А вот аренду, например, можно немного отложить. Если конечно, вы работаете с арендатором уже давно. Или можно немного отложить оплату сырья или товаров, если с поставщиком у вас долгие и хорошие отношения. Ему проще подождать, чем терять старого клиента. Но медлить с платежами все равно нужно очень редко и очень осторожно.
Шаг 4: Составьте реестр платежей перед тем как создать платежный календарь
Для начала нужно составить таблицу со списком платежей. Поступления и платежи нужно записать по строкам. Надо будет указать вид движения денежных средств, контрагентов, статьи движения денег, даты и суммы. Например, можно сделать это вот так.
Сразу скажем, это данные не из реального бизнеса, а все цифры взяты для примера.
Мы знаем, что у нас будет поступление, и будет продан товар 22 и 23 марта 2023 года. Мы также в курсе, что у нас запланировано два платежа: нужно платить за аренду и оплатить услуги связи. Делаем такую таблицу.
Шаг 5: создайте платежный календарь в виде таблицы
Чтобы создать таблицу уже для самого календаря, например в Google Таблицах, нужно отформатировать ранее созданный реестр платежей и создать сводную таблицу.
Потом работаем с настройками. Надо распределить данные по столбцам и строкам. Дату – в “столбцы”, вид контрагента и статью расходов определяем в “строки”. Сумму отправляем в “значения”.
Также нужно будет указать вручную сумму остатка на дату начала календаря. У нас дата начала — 21.03.2022. А остаток средств указываем на 20.03.2022.
Ведь до начала календаря у вас наверняка остались деньги. Поэтому нужно указывать сумму с учетом остатка, а для этого нужно остаток средств на начало периода сложить с суммой поступлений и платежей за период. Например, остаток средств в нашем случае 500 000. Сумма за период: -120 000. 500 000+(-120 000)=380 000.
В итоге мы примерно знаем, что ожидать от бизнеса после 3 посчитанных нами дней. В нашем календаре сумма с учетом остатка за этот период составляет 1 680 000 рублей.
И совет от нас напоследок. Регулярно обновляйте свой платежный календарь, чтобы отображать новые обязательства и изменения в вашей финансовой ситуации.
Также следите за изменениями в условиях кредитования или налогообложения, которые могут повлиять на ваши расходы.
Следите за тем, как выполняются ваши планы, чтобы убедиться, что вы платите все счета вовремя и не пропускаете платежи.
А если вам нужно провести аудит бизнеса и бизнес процессов,
то напишите мне в личку - обсудим.