Автоматизация казначейства в 1С: выбираем эффективное решение
Какую программу для автоматизации казначейства выбрать: 1С:ERP, 1С:ERP УХ, 1С:Документооборот, Бит.Финанс или что-то ещё? Разбираем плюсы, минусы, стоимость и особенности внедрения популярных систем.
Плюсы автоматизации казначейства
Казначейство — один из ключевых модулей ERP-системы. Он координирует работу всех финансовых служб и обеспечивает бесперебойное движение денежных средств как внутри организации, так и при работе с внешними контрагентами.
Автоматизация бизнес-процессов казначейства позволяет решить сразу несколько проблем.
Кассовые разрывы
Ситуация. Компания регулярно сталкивается с нехваткой денежных средств на обязательные расходы, её финансовая устойчивость снижается.
Решение. Подсистема казначейства в ряде конфигураций 1С позволяет отслеживать все предстоящие платежи и согласовывать их с учётом установленных лимитов во избежание кассовых разрывов.
Отсутствие надёжных данных
Ситуация. Из-за неактуальных или некорректных данных о денежных поступлениях и списаниях руководство компании действует «вслепую», усугубляет риски и упускает возможности для развития.
Решение. Благодаря автоматизации казначейства вся информация о состоянии расчётов прозрачна и предоставляется в кратчайшие сроки. Это помогает принимать своевременные и эффективные управленческие решения.
Низкий уровень защиты данных
Ситуация. Данные слабо защищены, требования неразглашения финансовой информации не соблюдаются.
Решение. Системы автоматизации казначейства на базе 1С дают возможность настроить роли и права доступа и тем самым регулировать уровни видимости той или иной информации.
Большие трудозатраты финансовой службы
Ситуация. На управление денежными средствами уходит слишком много времени и усилий сотрудников финансовой службы. Отсюда — переработки и снижение качества труда.
Решение. Трудозатраты можно сократить за счёт автоматизированных маршрутов согласования и контроля по лимитам.
Неординарная система согласования
Ситуация. Длительное согласование расходов с участием множества заинтересованных лиц приводит к простоям и даже конфликтам между департаментами.
Решение. Автоматизация казначейства позволяет настроить самые сложные маршруты согласования с контролируемым распределением ролей и прав участников. Согласования становятся более оперативными и отслеживаемыми, всегда можно проверить статус заявки и её историю.
Низкая финансовая дисциплина
Ситуация. Отсутствие контроля трат и бюджета приводит к перерасходу средств и снижению прибыли. Финансовое благополучие компании оказывается под угрозой.
Решение. Автоматизированное согласование оплат по заявкам с включением в маршрут всех необходимых сотрудников предотвращает риск неподконтрольных расходов.
В чём проблема с автоматизацией казначейства?
Как видим, одна из ключевых функций казначейства — это согласование, исполнение и контроль заявок на расходование денежных средств. Процесс согласования, особенно если он затрагивает интересы сотрудников в разных департаментах, — часто самое узкое место.
В теории его автоматизация не представляет особого труда. Но проблема в том, что модуль казначейства в флагманском продукте «1C:ERP Управление предприятием» (а также в «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление торговлей») не имеет необходимой для этого функциональности.Для наглядности сравним ключевые моменты в «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом» — конфигурации с одной из самых мощных функциональностей в части казначейства.
В числе отличий — контроль заявок по бюджету (в «1С:ERP» он ограничен статьями ДДС и ЦФО), маршруты согласования заявок (в «1С:ERP» согласование производится однократно), платёжный календарь (в «1С:ERP» его функциональность урезана) и другие отсутствующие в «1С:ERP» функции.
Если урезанной функциональности в части казначейства заказчику недостаточно, но при этом нужно сохранить возможности управления ресурсами, фирма «1С» предлагает гибрид — «1С:ERP Управление холдингом». Эта конфигурация объединяет процессы из «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом». Синтез этих возможностей на примере казначейства представлен на схемах ниже.
Однако если у вас уже внедрена «1С:ERP Управление предприятием», переходить на другую — намного более дорогостоящую — конфигурацию ради казначейства может быть нерационально. В этом случае то же согласование заявок по маршрутам можно настроить с помощью бесшовной интеграции «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот». Есть и другие решения — например, «Бит.Финанс» или модуль «Внедренцев и Программистов».
Сравниваем решения для автоматизации казначейства
«1С:ERP Управление холдингом»
Стоимость конфигурации «1С:ERP Управление холдингом»: 2 340 000 руб.
Внедрение «1С:ERP Управление холдингом»: от 20 до 50 млн руб. (1-2 года) в зависимости от доработок.
Внедрение блока «Казначейство»: от 1,5 до 2 млн руб. (1,5-2 месяца) в зависимости от доработок.
Кому подойдёт?
- Компаниям со сложно структурированными денежными потоками.
- Крупному бизнесу с разной степенью централизации: от монопредприятий до холдингов.
- Компаниям с выделенными общими центрами обслуживания, обеспечивающими платежи сотен предприятий.
Плюсы
- Настройка неограниченного количества этапов согласования (т.е. лиц, которые подтверждают тот или иной документ) в зависимости от специфики бизнес-процессов.
- Возможность выстроить в системе автоматический контроль за бюджетами.
- Настройка различных шаблонов согласования, а также возможность проводить как последовательное, так и параллельное согласование.
- Нет необходимости дорабатывать типовой функционал.
Минусы
- Высокая стоимость конфигурации.
- Внедрение может быть нерациональным, если в компании уже есть «1С:ERP Управление предприятием».
«1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Документооборот»
Стоимость конфигурации «1С:ERP Управление предприятием»: 510 000 руб.
Стоимость конфигурации «1С:Документооборот КОРП»: 251 600 руб.
Настройка интеграции: от 200 000 до 400 000 руб. (5-10 дней) в зависимости от наличия данных в системах.
Внедрение «1С:ERP Управление предприятием»: от 20 до 50 млн руб. (1-2 года) в зависимости от доработок.
Внедрение «1С:Документооборот КОРП»: от 1 до 10 млн. руб. (1-12 месяцев) в зависимости от внедряемых блоков (минимальная стоимость соответствует внедрению только в части согласования заявок и базовой НСИ).
Кому подойдёт?
- Среднему и крупному бизнесу с внедрённой «1С:ERP Управление предприятием».
- Компаниям с параллельной потребностью в автоматизации управления деловыми процессами и работы с документами.
Плюсы
- Настройка неограниченного количества этапов согласования (т.е. лиц, которые подтверждают тот или иной документ) в зависимости от специфики бизнес-процессов.
- Возможность выстроить в системах автоматический контроль за бюджетами.
- Настройка различных шаблонов согласования, а также возможность проводить как последовательное, так и параллельное согласование.
Минусы
- Дополнительные затраты на приобретение и обновление «1С:Документооборот КОРП».
- Дополнительные затраты на настройку интеграции между системами.
«Бит.Финанс»
Стоимость конфигурации «Бит.Финанс»: 150 000 руб.
Внедрение «Бит.Финанс»: от 5 до 7 млн руб. (6-9 месяцев) в зависимости от внедряемых блоков.
Кому подойдёт?
- Среднему и крупному бизнесу с наиболее сложно структурированными денежными потоками, в том числе по инвестиционной деятельности.
- Компаниям со значительным числом казначейских операций, требующих оптимизации и контроля различных заинтересованных лиц.
- Компаниям, где уже внедрены решения 1С.
Плюсы
- Согласование заявок на расходование денежных средств ответственными лицами по настроенным маршрутам.
Получение сотрудниками соответствующих подразделений информации о текущем состоянии заявки в режиме онлайн.
Автоматическое формирование платёжных документов на основании утверждённых заявок на расходование денежных средств.
Минусы
- Необходимо устанавливать «сверху» на одну из типовых программ 1С. Сам по себе «БитФинанс» не работает, т.к. не является самостоятельным продуктом.
- Дополнительные расходы на покупку системы.
- Дефицит специалистов, хорошо разбирающихся в конфигурации.
Модуль «Внедренцев и Программистов»
Стоимость конфигурации и внедрения: от 400 000 руб. (от 1 до 5 дней) в зависимости от количества цепочек согласования.
Кому подойдёт?
- Среднему и крупному бизнесу с внедрённой «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:Управление торговлей».
- Компаниям с потребностью в максимально простой и оперативной автоматизации согласования заявок на оплату.
Плюсы
- Максимально быстрое внедрение (от 1 дня).
- Выгодная стоимость программы и внедрения по сравнению с другими решениями.
- Базируется на типовых функциях 1С, бесшовно интегрируется с «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление торговлей».
- Простая настройка маршрутов согласования в специальных справочниках, для каждой статьи ДДС можно задать свой маршрут с учётом 3 типов виз.
- Возможность настроить оповещения о задачах и статусе заявки по почте.
Минусы
- Необходимо устанавливать «сверху» на одну из перечисленных программ 1С.
- Не подойдёт для «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документооборот».
- Нет встроенного контроля бюджетов (но можно установить типовыми средствами базовой конфигурации).
Благодаря относительно невысокой стоимости и скорости внедрения наш модуль подойдёт компаниям, которые хотят быстро запустить процессы согласования и не нуждаются в сложной функциональности. Если какие-то аспекты модуля не соответствуют вашим требованиям, мы можем доработать их под ваши задачи.
Чтобы узнать больше, скачайте запись и презентацию вебинара «Автоматизация казначейства в 1С».
Что вас ждёт:
- детальный разбор процесса согласования заявок в различных решениях 1С;
- онлайн-демонстрация функциональности модуля «Внедренцев и Программистов»;
- ответы на часто задаваемые вопросы заказчиков.
Чтобы скачать, заполните форму в конце статьи по ссылке.