Тактическое планирование: соединяем стратегическое и операционное планирование

Когда компания растет, процессы становятся сложнее, а каждый отдел перетягивает одеяло на себя:

😭 директор по производству говорит, что нет сырья, а значит и производить товары не можем

😭 отдел продаж утверждает, что товаров на складе нет, поэтому они не выполняют планы

😭 отдел закупок в свою очередь заявляет, что и сырье, и товары есть в наличии

Получается, что все правы по своему, но финдиректор в шоке: планы по доходам не выполняем, по расходам — перевыполняем, а склады заполняем и замораживаем в них деньги.

Разобраться с балаганом в компании, разложить стратегические планы на понятные задачи и контролировать их выполнение поможет тактическое планирование. Считайте это перевалочным пунктом между глобальными планами компании и задачами каждого сотрудника.

Всего три вида планирования. Расскажу без сложных терминов:

Прожить только на одном виде планировании тяжело — надо внедрять все три, чтобы все отделы шли в одном направлении, планы выполнялись, и цели достигались.

Тактическое планирование — это точка, в которой объединяется стратегическое и операционное планирование. Оно помогает свести риски к минимуму, постоянно держать под контролем выполнение задач и быстро реагировать на внешние изменения. С опытом я выделила для себя как минимум 6 причин внедрять тактическое планирование.

Обеспечить достижение стратегических целей. В тактическом планировании задачи ставят, основываясь на текущей ситуации. Благодаря этому и глобальные цели выглядят достижимыми и понятными.

Выстроить координацию между отделами. Каждую неделю руководители отделов встречаются, чтобы обсудить, что происходило за неделю, какой был спрос и на какие товары или услуги, и после — скорректировать планы.

Поставить планы. Получается, что на уровне стратегического планирования выстроили планы по прибыли, оборотному капиталу и другим показателям. На уровне тактического — установили планы по каждому отделу и решили, какие цены установить, какие цели достигнуть, какие закупки увеличить и так далее. На этом уровне у нас выстраиваются оптимальные планы производства, закупок, логистики — каждый знает, за что отвечает.

Настроить коммуникацию между отделами. Пойду издалека и зацеплю главную проблему компаний: кто отвечает за маржинальность? Директор по продажам? — нет, он отвечает за продажи, цены и скидки. Директор по производству? — тоже нет, ведь он решает, сколько закупить сырья и сколько произвести товара. Других директоров я перечислять не стану — мысль ясна. Из-за этого фокуса на цифрах в итоге ничего хорошего не получается — нужно подтягивать коммуникацию.

Если отдел продаж жалуется, что им не хватает товаров на продажу, тут подключатся закупки и решают эту проблему. В итоге за маржинальность отвечают все и не основываясь на цифрах, а основываясь на планировании.

Наладить уровень сервиса без негативного влияния на финансовые показатели. Например, человек хотел купить 10 продуктов, но на складе оказалось только 8. В обычной картине мира ему просто продают 8. В хорошей картине мира клиенту продают 10, но 2 продукта заменяют аналогами, при этом склад не переполнен товарами и в нем не замораживаются деньги.

Установить планы по продажам на следующий год. Многие компании делают так: добавляют 10–15% к показателям прошлого года. Это неверно хотя бы потому, что в таком планировании нет учета инфляции. Как раз этот факт и подсветит тактическое планирование.

Благодаря принципам планирование становится не каторгой, а интересной заварушкой. Всего выделяют 5 принципов 👇🏻

Составить тактический план можно в «Эксель» или в других сервисах, например Optimacros, 1C ERP, GoodForecast, NOVO BI. Что бы вы ни выбрали, главное — сделать несколько вещей.

Установить ограничения. Мы не можем, например, производить товары 24/7 все 365 дней в году — у нас есть конкретные возможности и конкретная загрузка. Точно также мы не можем положить на склад 1000 единиц товара, если он рассчитан на 800 единиц.

Учесть цифр за прошлый период. Если в прошлом году покупатели просили 1000 единиц товара, они не могут в новом году захотеть резко 10 000 единиц, поэтому мы анализируем цифры, а не берем их из головы. После этого строим модель — она покажет нам прогнозы с учетом ограничений и цифр.

💡 Если в прошлом году были вы запускали разовые проекты, которые стрельнули, их не учитываем.

В «Эксель» есть функция «поиск оптимального решения». Как раз она и поможет составить некий перебор сценариев: можно сделать фокус на прибыли, доле рынка или стоимости бизнеса, например.

Продумать систему мотивации. Что у нас получается: у каждого отдела есть своя часть работы и все они влияют на маржинальность. Чем лучше руководители отделов все прогнозируют и чем лучше владеют ситуацией, тем выше вероятность, что компания достигнет стратегических планов.Чтобы подтолкнуть сотрудников, нужно продумать систему мотивации.

Например, за неделю директору по маркетингу нужно выпустить 5 PR-статей и запустить 4 рекламных кампании, чтобы выполнить цель в 5000 охватов. Именно такое количество охватов поможет сделать продажи, под которые уже организовали закупки, спланировали производство и что важно — чистую прибыль. Если директор по маркетингу (и все остальные) сработает в соответствии с планом, прибыль в плане и в факте сойдется, и тогда можно выписать премии сотрудникам и дивиденды руководителю 🎉

В документе важно зафиксировать все, что обсуждалось на встрече:

Всего три вида планирования: стратегическое, тактическое и операционное. На уровне тактического мы разбиваем стратегические планы на понятные задачи для всех отделов.

Тактическое планирование помогает соединить все отделы в один понятный механизм: в итоге каждый отдел начинает понимать, что от него тоже зависит будущее компании и часть маржинальной прибыли. Это положительно сказывается на результатах компании.

Мы заберем все на себя, но сделаем так, чтобы с нашим уходом ничего не сломалось:

📌 Приведем все цифры в порядок

📌 Объясним, на каком уровне какой отдел подключать

📌 Составим документы и покажем, как с ними работать

📌 Научим всем видам планирования

Хочу научиться