Как не дать бухгалтеру вас «опрокинуть»

Есть три крайне небезопасных и популярных способа выдать бухгалтеру доступы, организовать работу и хранить базы данных.

В каждом варианте подразумевается, что бухгалтер получает целую связку паролей к интернет-банку, Диадоку, 1С-базе и другому софту, а также сертификаты и электронные ключи устанавливаются прямо на компьютер, который находится у него в руках.

При таком подходе невозможно отрубить все доступы одной кнопкой.

Поменять пароли в 3-7 системах и аннулировать электронный цифровой ключ это минимум час-полтора времени, даже если вы ничего не упустили. А если ваш бухгалтер действует решительно, но вы не успеваете спасти практически ничего.

Иногда вред наносится не специально, а по случайности — сисадмин решил поиграть на компьютере или сходить на порно-сайт (все мы люди и иногда это делаем) и поймал троян.

Бухгалтер попал в больницу с коронавирусом и ноутбук лежит у него дома. Как его достать?

Жена моего коллеги опытный бухгалтер и в прошлом месяце к ней обратилась за помощью крупная ресторанная сеть в Москве.

Надо было помочь с документами на закупку продуктов и все правильно настроить. Ресторан держал все базы данных на своем сервере, который администрировал постоянный сисадмин из команды ресторана.

Но сисадмин мечтал о большем и регулярно посещал онлайн-казино. И как раз в тот самый месяц подцепил вирус, уничтоживший всю базу данных. На кого свалили все? Правильно, на пришедшего только что бухгалтера.

Очень повезло, что муж героини управляющий партнер в хостинге, закончил ВМК МГУ и, конечно, вышел вперед и смог доказать, что жена его ничего не удаляла. После долгих препирательств по телефону (муж уже был готов выезжать и самостоятельно начистить морду сисадмину) доказательства были найдены и виновник наказан.

Но база данных была полностью потеряна, то есть для владельцев бизнеса и управляющего хеппи-энда не случилось.

Эта история произошла давно, но не теряет актуальности.

Опытная женщина 64 лет исправно вела бухгалтерию интернет-магазина китайских гаджетов через 1С. Клиент и база хранились на ноутбуке, который ей выдали на работе. Это было удобно: легко печатать с офисных принтеров, база маленькая и умещается на нетбук, можно брать с собой на дачу или домой.

Потом случилась трагедия: в пятницу вечером ее увезли с инсультом на скорой. Нетбук остался дома, потому что бухгалтер была ответственной и взяла работу на выходные.

Ноутбук, конечно, вызволили, бухгалтер поправилась, но если перенести эту ситуацию в текущие дни и заменить инсульт коронавирусом, то операция вызволение компьютера из закрытой квартиры принимает совершенно другие масштабы.

Могут ли две кошки и лабрадор открыть вам дверь?

Если даже соседка поливает цветы и кормит кошек, отдаст ли она вам компьютер?

И наконец, стоит ли так подставляться?

Сюда классно подошла бы история про бухгалтера, которая решила сбежать с сисадмином на Бали, переведя себе деньги с рабочих счетов. Но мы такой истории ни у кого из знакомых не нашли, поэтому врать не будем.

Когда говорят о переносе бухгалтерии в облако, обычно имеется в виду аренда 1С-лицензии и перенос 1С-продуктов на серверы какой-нибудь компании.

Есть вариант 1С-фреш: когда вы платите 2500 рублей в месяц официальному партнеру 1С, они переносят все на свои серверы и бухгалтер работает через браузер.

Это удобно и недорого: теперь сотрудник может работать с любого гаджета, легко подключать новых бухгалтеров или передавать доступ. Стоит около 2000-2500 рублей в месяц.

Но что, если за 1600 рублей в месяц можно перенести в облако абсолютно все, связать все ключи в одну связку и держать все в собственных руках?

Есть способ использовать единое облако для хранения базы данных 1С, документов и работы в программах одновременно — это создать удаленный рабочий стол. Это работает очень просто

Это позволит:

Суть метода проста:

Если кратко, то бывает два способа арендовать выделенный сервер у хостинга:

Когда вы арендуете у хостинга целую физическую машину. На ней работают только ваши программы (та же 1С), вы полностью его настраиваете и управляете им.

Часто это неоправданно дорого — зачем платить за целую машину, если вы у вас маленький бизнес и он не использует машину целиком?

По функционалу это тот же выделенный сервер, но созданный программно. На одной физической машине в дата-центре крутится несколько VPS-ок.

Плюсы VPS в том, что вы всегда можете поменять количество ресурсов (увеличить диск, поменять производительность) и платить в каждый момент только за нужные ресурсы.

Управлять им можно так же, как выделенным сервером: ставить свою OS, устанавливать программы, выдавать доступы.

Есть несколько причин:

OS однозначно стоит взять Windows — практически все программы под бухгалтеров заточены под него. Тот же 1C генерирует многие документы через Adobe Acrobat или MS Word.

Некоторые хостинги берут за Windows-лицензию дополнительные деньги, мы — нет, у нас тарифы с виндой стоят столько же, сколько и Linux.

Исходя из расчета одного сотрудника и бухгалтерии с базой данной не больше 800 мб, мы обычно рекомендуем нашим клиентам тариф Turbo 1.

Это будет стоить 833 рубля в месяц и еще 700 рублей за 1С-лицензию, если вы не торрент-бандит и собираетесь за нее заплатить.

Есть несколько способов переносить 1С в облако (тот же 1С-фреш), мы рассмотрим тот случай, когда 1С ставится на VPS.

Для работы с 1С есть 3 сущности:

Для удаленного рабочего стола инструкция переноса простая:

Дальше бухгалтер работает, запуская 1С-клиент прямо в облаке, как делал это на своем компьютере.

При отключении доступа к удаленному рабочему столу у бухгалтера пропадает и сам 1С-клиент.

Практически все крупные для бизнеса банки, включая Сбербанк, Тинькоф и даже Точку позволяют логиниться через ГосУслуги, минуя смс и введение пароля.

Система называется ЕСИА: единый ключ к государственным услугам и сервисам.

Теперь сотрудник может логиниться в банк через Госуслуги. Чтобы отключить его доступ, надо просто удалить его из пользователей на портале Госуслуг.

Электронная подпись используется для онлайн-документооборота. Она состоит из двух частей и подписывать документы можно только имея обе части на руках:

Чтобы начать пользоваться такой подписью, нужно:

Чем установка ключа на VPS лучше, чем на личном компе бухгалтера? Тем, что руку на пульте держите вы, а не бухгалтер или компания, выпустившая ключ.

Если вы хотите лишить бухгалтера возможности подписать документ, ключ можно аннулировать — для этого надо дозвониться до поддержки компании, которая выпускала ключ и просто ждать. То есть это займет минут 20 в оптимистичном сценарии.

Если ключ установлен у бухгалтера на VPS, то отключив бухгалтеру доступ к нему, вы даете себе отсрочку на полтора часа: именно столько нужно человеку с набитой рукой, чтобы быстро переустановить КриптоПро на другом компьютере, поставить все плагины и снова получить доступ к подписи.

В этом случае удаленный рабочий стол служит прокладкой, дающей вам время спокойно аннулировать ключ.

Да, есть Google Docs, но бухгалтеры продолжают пользоваться Excel и Word. Потому что 1С генерирует документы именно в них.

И пока бухгалтер создает документы в 1С или Диадоке, запущенном на его компьютере, все сохраняется именно там. Если он работает на удаленном рабочем столе — все сохраняется в VPS, которую контролируете вы.

Многие сервисы позволяют логиниться только по сертификату — мы сами в RUVDS настроили именно такой способ доступа к тикетам, контенту сайта и много к чему.

Если вы используете сертификаты, есть смысл устанавливать их только на подконтрольные вам VPS, а не физическую машину.

Если вы готовы хакнуть систему, получить 1С в облаке дешево и безопасно, оставьте нам заявку. Мы поможем все настроить, перенести, проконсультировать вас по поводу сертификатов, электронных ключей и всего, что позволит вам спать спокойно.

Также мы будем следить за обновлениями 1С и устанавливать их сами (опция недоступна для торрент-бандитов).

Всех любим.