Пять этапов построения финансового учета

Несколько лет я выстраивал управленческий учет в разного рода компаниях. Анализировал, как это делают компании с выручкой от 2 млн руб до 2 млрд руб в год. Видел крутые системы учета в микрокомпаниях и абсолютную расхлябанность учета в компаниях с 1+ млрд руб выручкой. Какой бы масштаб компании не был, все проходят плюс минус одни и те же этапы построения учета.

Я выделяю для себя 5 этапов, которые не являются обязательными или применимыми ко всем, но они работают для большинства компаний. Кто прошел 5 этапов, закрыл именно базовую часть отчетности. Но есть еще более глубинные и сложные формы аналитики, построение которых каждая компания выбирает для себя индивидуально. Чтобы пройти этапы с особенностями именно вашей бизнес-модели, нужна поддержка опытного финансиста, а лучше сильного финотдела.

Какие это этапы:

1 этап - Считаем приходы и траты денег

2 этап - Считаем правильно выручку

3 этап - Считаем правильно себестоимость

4 этап - Считаем правильно дебиторку и кредиторку

5 этап - Считаем активы и долги

Разберем детальнее.

Каждый предприниматель понимает, что нужно считать деньги с самого начала. Не у всех есть желание делать это, но кто начинает хоть как-то считать, фиксировать в таблицах заработанное и потраченное. Это уже первый этап, когда мы видим движение денег: откуда они пришли и куда ушли.

Какие еще есть критерии? Компания на этом этапе обычно не знает, когда она закончила оказывать услугу или полностью передала товар клиенту, а значит не умеет начислять выручку по факту выполнения обязательств, а не прихода денег. Финансы отслеживает только по банковским счетам, картам и наличке.

Если компания считает все только через передвижение денег, то она так и остается на 1 этапе, даже если у нее миллиардные обороты и множество финансистов, бухгалтеров. Компании способны спокойно жить и на 1 этапе, если бизнес-модель не слишком сложная. Взрослеть для выживания не обязательно. Однако на 5 этапе они могли бы получать большую прибыль и расти быстрее.

Главное, к чему надо прийти на этом этапе, это достигнуть сходимости остатков на счетах в системе учета с реальными остатками на банковских счетах. Например, в табличке учета своих доходов и расходов на счету осталось 15 356р. Значит на счету в банке должна лежать ровно такая же сумма.

На этом этапе формируется ДДС. Так называют финансовый отчет "Движение денежных средств". Еще иногда его называют CashFlow (Кэшфлоу).

Умение считать выручку доступно довольно многим компаниям, так как контроль сроков исполнения обязательств стараются контролировать с самого старта компании. У некоторых компаний, например, кофейни, исполнение обязательств происходит практически сразу. Клиент зашел, заплатил за кофе и через 5 минут получил его. А вот строители домов исполняют обязательства иногда годами, поэтому выручка у них будет считаться совсем иначе чем у кофеен.

Строители домов могут выполнять свою работу поэтапно, например, каждые 2-3 месяца закрывать какой-то блок: фундамент, сруб, кровля, внутренняя отделка и т.д. А клиент может заплатить двумя траншами, например, 50% в начале и 50% в конце. В таком случае компании на 1 этапе посчитают выручку по оплатам, а более зрелые уже будут считать по стоимости выполненных работ. Например, клиент заплатил 10 млн рублей. А мы заложили фундамент, выполнили работы на 3 млн рублей и признали выручкой именно 3 млн рублей.

Какой ключевой критерий? Компания фиксирует выполненные работы и считает выручку по исполненным обязательствам, а не по пришедшим деньгам.

На этом этапе начинает формироваться ОПиУ. Так называют финансовый отчет "Отчет о прибылях и убытка". Еще его называют P&L.

Этот этап для многих компаний становится настоящим испытанием, и многие так и зависают между 2 и 3 этапом. Некоторые ложно думаю, что считают себестоимость правильно и давно уже перешли на следующие этапы, однако это не так. 3 этап, пожалуй, один из самых сложных этапов в учете. Благо себестоимость есть не во всех типах бизнеса, больше в товарном и сервисном.

Почему это так сложно? Если простыми словами, то связано это с изменением цен на составные части товара или на сам товар, если мы перепродаем. Например, возьмем производство лимонадов, где товар собирается из трех элементов: бутылки с крышкой, жидкости и наклейки. И предположим, что каждую из этих элементов нам поставляют разные поставщики. Если цена наклейки будет меняться раз в месяц, цена жидкости будет одинаковой, а бутылки будут меняться в цене каждый день, то в большинстве случаев предприниматель не будет знать себестоимость проданной бутылки уже через неделю. Будут примерные расчеты, среднее значение или расчет "котловым методом".

Теперь представьте, что с каждым поставщиком у нас разные договоренности по оплате: с кем-то платеж делится 50% на 50% по предоплате, кто-то дает рассрочку 15 дней после поставки на 70% цены, а кто-то цену ставит в зависимости от объема закупки. Ощущаете как усложнился учет себестоимости для производства из всего 3 элементов?

Если добавить несколько поставщиков, разную логистику, то получим гораздо сложнее ситуацию. И это мы считаем только материальную себестоимость, то есть себестоимость именно физических элементов конечного продукта. Полная же себестоимость будет зависеть от того, что хочет видеть там компания. По классике туда вносят рабочее время сотрудников, аренду помещения, коммунальные траты и прочее.

Если компания учитывает хотя бы с 80-90% точностью себестоимость, это уже успех, который я не видел во многих компаниях. Поэтому выделил бы здесь критерий достижения этого этапа как 90% точность в учете себестоимости. Я же добивался точности в 95+% при внедрении складского учета.

Одним из ключевых критериев закрытия этого этапа является наличие сильной учетной IT-системы: 1С, SAP, Мой Склад, либо что-то другое, дающее высокую точность. При этом недостаточно просто заставить людей вносить цифры в систему. Надо достичь сходимости и учитывать себестоимость партийно.

На этом этапе продолжает формироваться ОПиУ. Появляется понятие маржи или валовой прибыли, а так же маржинальности товара / услуги.

Многие пропускают себестоимость и идут сразу на этот этап, либо ошибочно считают свою себестоимость достаточно точной, либо решают острые вопросы по долгам с контрагентами. К вопросу с себестоимостью им все равно приходится возвращаться, так как она снова и снова напоминает о себе.

На этом этапе компания учится контролировать долги: наши поставщикам и клиентов перед нами. Умение залезать в долг к поставщикам и зарабатывать, не платя им деньги сразу, довольно сильно ускоряет компанию. Аналогично, умение выбивать деньги с неплатящих клиентов и определять недобросовестных до выдачи кредита доверия становится результатом перехода на этот этап.

Если компания навела порядок с учетом своей себестоимости, то посчитать, кто кому сколько должен, уже оказывается не такой сложной задачей.

Ключевой критерий здесь будет понимание допустимого потолка в дебиторке и в кредиторке. То есть результатом этого этапа будет четкое понимание, сколько долгов мы можем набрать и насколько можем закредитовать наших клиентов.

На этом этапе начинает формироваться Баланс. Это финансовая отчетность, которая отражает состояние компании, ее здоровье и результат работы собственников.

Кто уже сталкивался с балансом видел понятие Актив, которое, если грубо, описывает "что есть в собственности у компании". Сюда входит все, что можно продать: машины, земли, здания, товары, оборудование, комплектующие, товарные знаки, лицензии, акции, депозиты и деньги. Да, деньги тоже входят в актив, так как это есть в собственности у компании.

Если большинство понятий актива и долга известно многим, то такие вещи как отложенный налоговый актив и обязательство кажутся бухгалтерской магией. Так и есть, лучше эти цифры поручить вести финотделу. Вам лишь надо понимать, что по большей части там лежит НДС, который либо вы должны, либо вы накопили через переплаты.

Посчитать это все тоже не так сложно, если смогли осилить себестоимость. Часто достаточно попросить финотдел выдать вам все ваши активы, если у вас такая команда есть.

Этот этап можно считать достигнутым, если у вас всегда сходится баланс: активы = задолженность + собственный капитал. Если вы его "подогнали", что можно нетрудно сделать, то вряд ли вам будет полезен такой баланс.

На этом этапе заканчивается формирование трех форм отчетностей: ДДС, ОПиУ и Баланс. Эта база финансового учета, который может содержать еще множество как сложных, так и простых штук.

Дальше начинается глубокая персонализированная финансовая аналитика. Здесь начинают считать сложные метрики: товарооборачиваемость, ROIC, стоимость компании, АВС в разрезе выручки, маржинальности и эффективности денег и т.д.

Кто-то раньше подходит к такой аналитики и часто сомневается в своих цифрах, так как база под это не заложена. Я бы рекомендовал быстрее проходить эти 5 этап и только после этого идти в аналитику.

Если вы планируете развивать финансовый учет и выстраивать зрелую систему, буду рад пообщаться с вами. Подписывайтесь на мой канал в телеграме, указанный в шапке профиля.