«Экономим на документообороте в 10 раз!»: как работает взаимное применение облачных технологий и ЭДО
Пользоваться услугами той компании, которая пользуется вашей услугой - путь win-win для обоих. Как это можно реализовать на практике, спросили у директора компании «Электронные документы и накладные» Веры Куницкой и у руководителя отдела продаж ActiveCloud Андрея Шарлая.
- Наша компания на рынке с 2015 года, за это время у нас уже более 50 000 клиентов. С ростом количества пользователей сервиса ЭДиН в конце 2020 года мы приняли решение начать взаимодействовать с облачным провайдером.
На что мы ориентировались при выборе?
- Наличие всех необходимых сертификатов
- Отказоустойчивость
- Надежность питания
- Низкая латентность для серверов хранилища
- Оперативный старт работы
- Стабильная техническая поддержка
- ЦОД должен быть неприступным и надежным как крепость
- Оперативная связь 24 на 7
- Стоимость аренды стоек.
Чтобы определиться с тем, с кем будем работать, выбрали несколько провайдеров и решили провести нагрузочное тестирование, оно шло около 1 месяца. В процессе нам было важно выявить качество работы, а также реакцию технической поддержки на появляющиеся инциденты.
По итогам нагрузочного тестирования хорошо зарекомендовала и показала высокие результаты компания “Активные технологии”, ее мы и выбрали своим провайдером. Техническая поддержка, получая от нас не всегда положительную обратную связь, достаточно оперативно решала возникающие вопросы и проводила встречи.
Сервисы приложений располагаются на наших собственных серверах, для нас это принципиальный момент - так как мы сами управляем процессом выбора качественного оборудования, его отказоустойчивости, надежности и высокого уровня производительности. В дата-центре мы арендуем только стойки.
Внедрение включало в себя следующие этапы:
- Тестирование - около 1 месяца.
- Перенос данных в фоновом режиме.
- Переключение данных - около 1 часа.
- Физическое перемещение серверов, около 1 часа.
В рамках сотрудничества компания “Активные технологии” перешла на работу с электронными актами, счетами, накладными, используя сервис ЭДиН. Была сделана интеграция модуля ЭДиН:ЭДО для 1С в учетную систему и на данный момент все акты клиентам уходят в электронном виде. Все документы хранятся в сервисе ЭДиН.
- С марта этого года клиенты нашей компании имеют возможность получать и подписывать акты выполненных работ и другие документы, связанные с обслуживанием, с помощью электронно-цифровой подписи. А провайдером этой услуги является компания “Электронные документы и накладные”.
С нашей стороны в отделе обслуживания и бухгалтерии значительно уменьшился документооборот, увеличилась скорость обмена документами, получение обратной связи от заказчиков и клиентов. Подписание документов происходит мгновенно, и наши сотрудники сразу видят, что документы согласованы заказчиком. В целом это автоматизировало процесс ежемесячного обмена документами: снизилось время на их подготовку, отпала необходимость наличия бумажных документов и дополнительного пространства для хранения.
В настоящий момент система обрабатывает документы с юридическими лицами, на электронный документооборот перешли уже более 10 000 наших клиентов. Мы обмениваемся актами сверок, актами выполненных работ.
Сотрудничество наших компаний началось еще раньше, “ЭДиН” использует несколько наших сервисов. Все документы хранятся на оборудовании “ЭДиН”, в соответствии с законом о персональных данных. Решение, которое используется в документообороте, соответствует локальному законодательству. Один из сервисов, которых позволяет оперативно производить этот обмен, это наше объектное хранилище S3.
Ежемесячно все клиенты генерируют множество актов и документов. К тому же локальное законодательство требует сохранения первичных учетных документов как минимум 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если такая проверка не проводилась - 10 лет. Поэтому объем документов, который хранится на сервисе, постоянно растет. Отличительная особенность этой услуги - ее гибкое масштабирование, то есть заказчик платит только за фактически занятое место при хранении своих документов. Тарификация идет автоматически за используемый объем.
Кроме такого типа использования, объектное хранилище может быть задействовано при решении следующих задач - размещение контента на мобильных платформах, веб-приложениях, фотографий, файлов для скачивания. Другой сценарий - хранение резервных копий для систем резервного копирования. Можно использовать и настраивать сервис S3 для хранения документов и общей работы с ними с возможностью предоставления доступа по ссылке. У нас есть также услуга хранения данных с помощью программного обеспечения Next Cloud - работа с документами в рамках одной компании, позволяющая группировать пользователей по уровню доступа к той или иной документации.
В чём выгода?
Первым и важным этапом была установка модуля ЭДиН:ЭДО в нашу 1С. Внедрение происходило силами отдела внедрения и сопровождения компании «Электронные документы и накладные». Стоимость модуля и внедрения под ключ составили 1 000 BYN, это были единовременные затраты. На установку модуля, доработки и тестирование потребовалось около 2 недель. В результате удалось максимально минимизировать ручной труд.
Какие изменения произошли? 90 % клиентов перешли с нами на ЭДО.
Только посчитайте: у нас около 10 000 клиентов, каждый месяц выставляем акты выполненных работ. Специалисты по работе с клиентами ежемесячно сохраняли акты своих клиентов из 1С, распечатывали в 2 экземплярах, относили на подпись и печать, отправляли почтой или отвозили клиентам, вручную отслеживали возврат. Это много времени, много бумаги, почтовые расходы, риск невозврата, потери и т.д.
Что теперь: всю работу делает сервис ЭДиН, плюс документы возвращаются вовремя и подписанные.
У сотрудников стало больше времени, чтобы уделить внимание бизнесу клиента, а тратить его на разговоры об актах.
В 2022 году цены на бумагу для печати выросли в три раза. Печать одного листа формата А4 раньше была 0,10 копеек, а стала обходиться офису в 0,18 копеек, почти в 2 раза дороже. При этом количество документации, как внешней, так и внутренней, не уменьшилось. Это сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной.
Бумажный документооборот требует расходов на закупку бумаги, печать, обслуживание принтеров, доставку документов контрагентам, их хранение. Можно подсчитать, какие затраты компания регулярно несет. Для подсчета экономии возьмем пример отправки на бумаги 1 000 актов выполненных работ.
- Бумага и печать. Стоимость печати одного бумажного документа формата А4 — порядка 0,18 копеек. Стоимость только подготовки документов для отправки составит – 360 рублей.
- Доставка. Отправка документов почтой (конверты, марки, услуга доставки) в среднем стоит от 1,89 до 2,84 рублей за отправку. Курьером выходит дороже, стоимость зависит от выбора подрядчика и точки назначения. Таким образом, расходы составят около 1 800 рублей, если мы ведем речь о использовании почты.
- Архив. Помещения для архива, который постоянно прирастает, тоже обходятся компании в какую-то сумму. Но цены на аренду сильно варьируются, в зависимости от занимаемой площади и региона.
- Время сотрудников. Бесценный ресурс, который можно использовать в более продуктивном русле, если освободить их от рутинных задач.
Если сравнить затраты с бумажным документооборотом, за месяц с ЭДО мы экономим в месяц порядка 3 000 рублей (около $950). При использовании бумажных документов наши затраты составляли (без учета хранения и с учетом количества актов в 1 000 штук) 2 160 рублей, при документообороте через ЭДиН — 229 рублей. Разница в 10 раз!
Записала Диана Каленик
Контакты:
Сайт ЭдИн ("Электронные документы и накладные"): edn.by
Личный Телеграм Веры Куницкой