«Реальность оказалась не такой радужной»: кейс по внедрению электронных накладных в крупной сети аптек
Насколько просто внедрить электронный документооборот на крупном предприятии? Сколько это потребует времени? Что нужно сделать и на что обратить внимание? Руководитель проектов компании «Экономика-софт» Татьяна Киселёва рассказала «Про бизнес», как прошла интеграция электронного документооборота EDI-сервиса ЭДиН с информационной системой крупной сети аптек.
Материал опубликован 1 июня 2023 года на портале Probusiness.io
— Техническая возможность внедрения электронного документооборота (ЭДО) появилась около 5 лет назад. За это время мы интегрировали системы обмена электронными документами (в основном ТТН и акты выполненных работ) на 12 предприятиях, но они не были настолько крупными, как в этот раз.
Расскажу про кейс внедрения ЭДО для крупной аптечной сети в Гродно. Она включает несколько структурных подразделений: управление, включая бухгалтерию, собственный аптечный склад, около 300 аптек, работающих в распределенной информационной базе. Компания хотела минимизировать трудозатраты и риск ошибок при большом и сложном документообороте, в том числе с использованием бланков строгой отчетности. Для рукововдства было важно, чтобы это было готовое решение для программы «1С: Предприятие». После анализа предложений на рынке заказчик выбрал для внедрения сервис ЭДиН.
Неожиданные вопросы
Формально требования к автоматизации были такие же, как на других предприятиях. Но, в отличие от обычных внедрений, возник ряд вопросов:
- У структурных подразделений предприятия разные адреса доставки, но при этом единый УНП — по какому принципу программно разграничивать эТТН для разных подразделений?
- Есть разные виды документов и особенности их оформления — накладные обычные и возвратные, на лекарственные средства и хоз. инвентарь, на наркотические и психотропные средства.
- Большое количество информации, которую нужно передавать вместе с накладными. Например, мы передаем в аптеку не только розничную цену, но и всю структуру формирования цены — начиная от цены предприятия-изготовителя, наценки оптового поставщика, цены приобретения склада и всех наценок. Так как лекарственные средства подлежат обязательному анализу, передаем информацию о проведенных анализах и сертификате качества. Все это размещаем в дополнительных полях накладных.
Сложности
Реальность оказалась не такой радужной, как вначале прогнозировали и мы, и клиент. Вот с чем пришлось столкнуться:
- Сроки. Мы думали, что разработка займет не более полугода, а по факту она длилась почти год. В связи с тем, что мы не знали многих особенностей взаимодействия облачного сервиса ЭДиН и учетной системы заказчика на этапе проектирования работ, техническое задание не охватывало в полном объемы все нюансы.
- Разграничение ответственности сторон (провайдер ЭДО, интегратор ПО или пользователь). В случае возникновения проблемы с электронным документооборотом нужно разбираться, на чьей стороне она возникла: или аптечная сеть недостаточно заполнила данные, или на стороне аптеки не подключена ЭЦП, или мы допустили ошибку при разработке.
Для оперативного урегулирования вопросов мы создали внутренний чат с техническими специалистами ЭДиН, где можно быстро получить консультацию и выяснить, на чьей стороне проблема.
Важно отметить, что компания «Электронные документы и накладные» является разработчиком модуля «ЭДиН: ЭДО для 1С» и полностью несет ответственность за свое решение — то есть мы напрямую, как и клиент, можем обращаться и оперативно получать помощь. В модуле есть закрытая часть, которую компания ЭДиН поддерживает в четком соответствии с законодательством. Для нас и клиента это большой плюс. Например, многие знания по программам маркировки и прослеживаемости товаров мы получили от нашего партнера, сервиса ЭДиН.
- В качестве временной меры решили использовать GTIN ограниченной циркуляции для внутреннего товарооборота — при этом нет необходимости внесения в ePASS описания идентифицируемых объектов. Зачем это было нужно? При использовании электронных товарно-транспортных накладных (эТТН) международный идентификационный номер товара GTIN является обязательным реквизитом.
- Особенности настройки личного кабинета пользователей ЭДиН. Настройка личного кабинета не требует особых усилий со стороны пользователей, однако если говорить о разграничении потоков служебных сообщений, то необходимы знания хорошего пользователя ПК. В компании ЭДиН проводятся еженедельные вебинары, обучения, а также создана понятная база знаний по решению любого вопроса. Обязанность по настройке личного кабинета лежит на стороне клиента. А чтобы понять, как правильно сделать настройку, всегда можно обратиться за подробной консультацией в техническую поддержку.
- Движемся к полному уходу от бумаги. На данный момент такого не случилось. Почему? Скорее, это связано с бизнес-процессом, который построен на стороне клиента — при сверке поступления товаров в аптеке и отгрузке на складах пользователи продолжают по привычке распечатывать и проставлять «птички» на бумаге. Альтернатива такому способу — использование планшета.
Первоначальные затраты:
- доработка программного обеспечения для возможности интеграции с сервисом ЭДиН;
- регистрация Global Location Number (GLN — номер) для каждого структурного подразделения;
- получение ключей электронной защиты для всех филиалов;
- однократная оплата лицензионного договора;
- подключение к аттестованному EDI-провайдеру ЭДиН;
- ежемесячная оплата за трафик.
Кроме того, процесс интеграции требует не только финансовых, но и и временных, административных ресурсов, чтобы:
- установить специальное ПО как от EDI-провайдера (в нашем случае это был ЭДиН), так и от интегратора;
- настроить доступ к ключу ЭЦП;
- протестировать программу;
Начальный процесс длился 2−3 месяца и продолжается до сих пор, сейчас уже в рабочей базе. Работоспособность программы тестировалась на примере аптечного склада и 3-х аптек. Тестированию подверглась передача трех видов накладных: аптека-склад, склад-аптека, аптека-аптека.
- обучить пользователей;
Мы обучили несколько ответственных лиц и передали инструкции от нашей компании, а ЭДиН — со свой стороны. Первоначальное обучение персонала началось с марта 2023 года и продолжается до сих пор. Аптеки постепенно внедряют ЭДО — по 15 аптек в месяц. Это большие объемы не только документов, но и пользователей, которым нужно освоить новый инструмент.
- отладить программное обеспечение, когда при реальной работе встречаются некорректные ситуации, которые требуют исправления.
Пример.
Возникли сложности с заменой электронных накладных в случае, когда были допущены ошибки пользователями, либо некорректно сработал алгоритм программы и на портал ушли неверные данные.
Что нам помогало в работе
Благодаря тому, что внутри одной компании используется единый справочник номенклатуры, контрагентов, торговых наименований лекарственный средств, видов лекарственных форм и т.д., вопрос синхронизации справочников решился достаточно просто.
Также нам помогало желание руководителей внедрить эту инновацию и четкий контроль сроков выполнения. Отсюда вытекало и творческое инициативное участие во внедрении собственных IT-специалистов клиента.
Было легко работать с четкой организационной структурой с иерархией: обучение персонала происходит слаженно и в запланированные сроки.
Плюсы от интеграции
Компания-заказчик получила немало плюсов от внедрения ЭДО:
- Скорость обмена и оформления документов сторонами: мгновенная доставка и акцепт документа принимающей стороной.
- Сокращение трудозатрат и возможных ошибок: автоматическое создание связанных документов в учетной системе и системе ЭДиН.
Например:
— документ «Реализация товаров» в 1С — исходящая ЭТТН на портале ЭДО— входящий электронный акт выполненных работ на портале ЭДО — документ «услуги сторонних организаций» в 1С.
- Уменьшение финансовых затрат: после внедрении системы ЭДО в аптечной сети существенно снизились затраты на обслуживание принтеров, оплату услуг почтовой связи по пересылке документов.
Самая значительная статья экономии — затраты на покупку бланков строгой отчетности: накладная содержит в среднем около 100 наименований лекарственных средств и на каждую отгрузку ранее нужно было распечатать 4 экземпляра ТТН.
Оценить все плюсы экономии будет можно, когда система будет установлена на всем предприятии. На сегодня в режиме постоянной эксплуатации ЭДО используют на аптечном складе и 15 аптеках из 300.
- Надежное хранение и удобный поиск документов: сотрудники компании меньше времени тратят на поиск нужного бумажного документа, все хранится в базе, где можно найти нужный файл по заданным параметрам.
- Снижение издержек на хранение документов: с внедрением сервиса электронного документооборота больше не нужно оборудовать отдельные помещения для хранения бумажных документов.
- Не надо глобально переучиваться. Для конечных пользователей на предприятии процессы почти не изменились, и это мы считаем плюсом. Раньше пользователи нажимали кнопку 'РАСПЕЧАТАТЬ', а теперь нажимают кнопку 'ВЫГРУЗИТЬ ЭТТН'. Ранее они контролировали, чтобы принтер бумагу не зажевал и все 4 экземпляра корректно распечатались, теперь контролируют статус ЭТТН на портале.
СПРАВОЧНО:
перечень реквизитов, обязательных к указанию в электронных накладных для товаров, подлежащих прослеживаемости, определен в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных».
Автоматизирован должен быть не только оборот товаров (сч.41) — то есть лекарств, но и материалов (сч.10) — ведра, веники, спецодежда.
В электронных накладных должны содержаться следующие сведения:
- Global Location Number (GLN) — номер.
- Global Trade Item Number (GTIN) — штрихкод товара.
- Код товара на уровне десяти знаков в соответствии с ТНВЭД.
- Единицы измерения.
- Количество товара в единицах измерения.
- Цена за единицу измерения товара;
- Тип, дата и номер приходного документа, по которому был получен товар, указываемый в электронной накладной;
- Номер строки в приходном документе, по которому был получен товар, указываемый в электронной накладной*.
* Выделенные позиции обязательны для прослеживаемых товаров.
Записала Диана Каленик
Контакты:
Сайт ЭдИн ("Электронные документы и накладные"): edn.by
Личный Телеграм Веры Куницкой