В компании мало прибыли: что не так с вашим бухгалтером?

В этой статье разберем, что и как считает бухгалтер, а коснемся сакральной темы — кто должен следить за тем, чтобы компания была прибыльной!

Начнем с азов: виды учета. Нужная теория, обязательна к изучению.

Это то самое шаманское знание, язык которого непонятен никому, кроме самих шаманов. Бухгалтерский учет существует во всем мире, и везде он работает по более-менее одинаковым правилам.

Эволюция именно этого учета шла от узелковой письменности (доказанные исторические факты) и добрела до системы двойной записи. И теперь во всем мире бухгалтеры каждую операцию записывают два (представляете?) раза

Представьте условные таблицы, которых около 100 штук. Эти таблицы установлены законодательством каждого государства, и каждая поименована, и к каждой есть правила — что, куда и когда в нее записывать. Называется планом счетов.

Так, например, при продаже товара со склада бухгалтер делает запись с минусом в таблице “Товар на складе” и с плюсом — в таблице “Покупатели”. На складе уменьшается остаток, а у покупателей появляется задолженность. Потом покупатель оплачивает в кассу, и в таблице “Касса” появляется сумма с плюсом, а в таблице “Покупатели” — с минусом, и задолженность закрывается. Это, конечно, очень упрощенно, но по смыслу в это и есть основная работа бухгалтера.

Если вернуться к вопросу прибыли, а по-нашему она называется “Финансовый результат”, то там система такая же: все эти таблицы “закрываются”, то есть, их остатки по правилам, определенным законом (этому нас и учат в наших институтах) переносятся в таблицу “Финансовый результат”. Так вот, в зависимости от того, чего оказывается больше — плюса или минуса, и зависит прибыль это или убыток. Спорим, Вы знаете, как называются плюсы и минусы? Дебет и кредит, да, это оно и есть.

То есть, на утрированном примере мы видим, что классический бухгалтерский учет занимается лишь фиксацией факта.

А так как у закрытия наших таблиц есть строгие правила, в том числе временнЫе, то о случившемся факте убытка бухгалтер Вам может сообщить не чаще, чем 1 раз в квартал.

А так как у закрытия наших таблиц есть строгие правила, в том числе временнЫе, то о случившемся факте убытка бухгалтер вам может сообщить не чаще, чем 1 раз в квартал.

Кстати, даже если налогов и обязанностей перед государством у бизнеса не существовало бы, бухгалтер делал бы тоже самое. То есть, бухучет — явление, существующее само по себе, независимо от наличия или отсутствия налогов, результатом которого является финансовая отчетность. Законодательно установлена годовая, хотя и квартальную тоже можно выводить по желанию и необходимости. Эта финансовая отчетность содержит ряд обязательных отчетов и расшифровок, и понять ее может только специалист.

То есть, не обученный шаманству руководитель читает эти отчеты примерно как я вузовский учебник по атомной физике на арабском языке.

Ну… у нас есть ряд законодательных фишек, владея которыми можно как-то спрятать бухгалтерскую (именно бухгалтерскую) прибыль или даже увеличить ее (если нужно). Но по большому счету — нет, не особо.

Несмотря на то, что бухгалтерский учет — это творчество (но в рамках закона), он лишь инструмент для фиксации факта.

Но что тогда влияет на прибыль?

Обязателен для всех, даже для ИП, которые могут не вести бухгалтерский учет. Потому что любая коммерческая деятельность подлежит налогообложению. И здесь, в отличие от бухгалтерского, не система дебета-кредита, а система налоговых регистров.

Если Вы вдруг вели когда-то сами учет ИП, то те самые КУДИРЫ по УСН, или книги учета по патенту — это оно и есть. То есть, законодательство строго (здесь караул как строго) устанавливает правила фиксации и контроля объекта налогообложения. Вот если вы ИП, то бухгалтер занят как раз регистрами.

Наша 1С так хитрó устроена, что включает в себя все виды этих таблиц (и бухгалтерских, и налоговых регистров), и, в целом, современный бухгалтер не видит особой разницы (ее и правда сейчас немного) между ведением только одного вида учета или сразу двух.

Объем налоговой нагрузки — это то, что влияет на рентабельность бизнеса и на сумму прибыли. Потому что налоги — одна (но лишь одна) из статей расходов бизнеса. Так как в этом виде расхода разбирается только специалист финансовой службы (бухгалтер или налоговый консультант), то на эту сумму, действительно, сам собственник влияет лишь опосредованно. А так как в предприниматели идут люди рискованного склада, а в бухгалтеры — люди-контролеры по своей сути (поверьте, мы и мужей с детьми так же контролируем, всех замучаем контролем), то налоги обычно и являются поводом для раздора. Думаю даже, что вопрос на скрине в начале статьи связан как раз с желанием проверить бухгалтера на предмет “не много ли мы там платим”. А так как бухгалтер — тот, кто видит риски, должен исполнять закон, потому что в случае чего тоже сядет вместе с вами (таких случаев пруд пруди), то бухгалтер будет настаивать на белом налоговой учете.

Если у вас так — поверьте, у вас действительно хороший, грамотный бухгалтер, который точно в курсе всех изменений. Если ваш бухгалтер сломя голову поддерживает все Ваши гениальные идеи схем, это веский повод задуматься и одуматься.

А так как про все гениальные идеи схем у налоговиков уже в методичках написано, то бухгалтер в большинстве случаев (но не во всех) не может влиять на меньшие суммы налогов. Только если в худшую сторону.

История: к нам пришел клиент-ИП, который в целях экономии налога по УСН (доходы-расходы) покупал себе автомобили как ИП. Покупал, и через год продавал. Стоимость — около 4-5 млн. Стоимость авто, конечно («что добру пропадать») списывалась в расходы по УСН. Но бухгалтер не знала, что есть такое правило: если на УСН продать авто, принятое в расходы ранее, чем через три года, то нужно вынуть эти расходы из декларации за год покупки, доплатить налог вместе с пенями. Пени у нас сейчас такие, что даже Центробанк краснеет. Таким образом, у ИП замаячил риск на “вынь и положь” 700 000 р. в течение 5 дней с момента получения требования. А знаете, как больно вынимать деньги, которые уже считаешь прибылью?

Это был яркий пример, когда руководителю временно кажется, что бухгалтер на его стороне, не работает на одну из башен Кремля. Ключевое слово здесь — временно.

Вывод: бухгалтерский и налоговый учет — это обязательное требование государства к бизнесу. Бухгалтерия может вести другие виды учетов (если обладает квалификацией), начислять и выплачивать заработную плату, собирать документы с контрагентов и делать много других важных задач, но основная функция бухгалтерии - отчетность перед контролирующими органами.

Знаете, как я шучу про аутсорсинг (сама аутсорсер): мы работаем на государство за ваши деньги. И это правда. Если вы не заказали других услуг, кроме налогового и бухгалтерского учета, то всё, что мы делаем — исполняем закон.

А вот это уже ближе к делу, интереснее и гораздо понятнее собственнику. Смотрите сами:

Если коротко, то это система финансовых таблиц, цель которых — иметь возможность принимать решения, основываясь на данных, а не на коленке, продумывать стратегию и видеть чистую прибыль. Управленческий учет может быть обязанностью бухгалтера, если бухгалтер обучен этому виду учета и согласен на этот вид учета.

Если мы говорим о бухгалтерии на аутсорсинге, то скорее всего нет, хотя сейчас уже появляются компании, которые берут любые задачи и ищут под них специалистов. Но чаще бухгалтер не понимает, что конкретно вы от него хотите, каких именно таблиц и зачем — нас к этому не готовили.

Чувствую, что вот ровно здесь нам нужно нудное определение понятия “чистая прибыль”, а потом будет история клиента с этой самой прибылью.

Простыми словами: Все, что осталось за какой-то временной период после оплаты всех расходов. Если растет из года в год (или из периода в период), то хорошо, а если не растет — то хватит бежать со всех ног, и пора бежать как минимум вдвое быстрее.

История: был у меня клиент, который не стал терпеть ситуацию с неопределенностью цифр (но там маркетплейс, иначе нельзя), занялся управленкой, отучился. Нанял экономиста, внедрил те самые 3 модных отчета, и пришел ко мне на консультацию вместе с простынями в эксель, где красным выделил цифру чистой прибыли.

Ситуация такая: на начало 2024 г. свели все данные и получили сумму чистой прибыли 15 800 000 р. Собственник естественно счастлив — в кои-то веки понятно, сколько денег можно забрать, какую машину можно купить и на какой курорт съездить. Хотел забрать все деньги сразу, но странное дело: на счету было 6 000 000 р, а впереди маячил большой закуп товара, зарплата, налоги и ремонт в новом производственном помещении. Решили, что раз сейчас нет, то компания будет выплачивать дивиденды 5 млн. в месяц. Тут бы уже и насторожиться, но нет. Наступил апрель, и мы встретились.

За эти три месяца пришлось взять кредит и задолжать по заработной плате. Почему? Потому что показатель чистой прибыли — вещь в быту полезная, но не отвечает на главный вопрос:

Дело в том, что любая компания должна расти и развиваться. Как только перестает — наступает деградация и смерть, это и есть главный принцип капитализма. Компания из примера развивалась: закупили новое оборудование, сняли новое помещение, делали ремонт, увеличивали бюджет маркетинга, закупали склад, чтобы произвести больше, чем в 2023 г. Всё правильно делали, в общем. На языке управленческого учета это называется “реинвест чистой прибыли”, что означает направление прибыли собственника обратно в бизнес.

Это был самый простой пример, почему на показатель чистой прибыли нельзя опираться при бюджетировании платежей недели, месяца или даже квартала.

🤬А на что же тогда опираться?

Я считаю, что это и есть основная работа собственника: управлять, направлять средства и внимание, задавать темп и вести к цели. Смотрите на определение финансового планирования:

Финансовое планирование — это процесс управления, распределения и контроля за денежными средствами с учётом всех целей и задач компании.

Слово “распределение” здесь не случайно, мы вполне можем следовать принципу бритвы Оккама и оставить в целях этой статьи одно лишь это слово.

🫸Перед тем, как выплатить себе дивиденды, или премию работнику, или оплатить поставку, сначала нужно взять все имеющиеся деньги и распределить на нужды, обязательства и хотелки компании.

Вот в примере с выплатой дивидендов в сумме 5 млн. рублей, при наличии на счете всего 6 млн. рублей, прогнозе по выручке в 10 млн. в месяц, сначала хорошо бы было распределить по всем нуждам и обязательствам, а затем выплачивать.

Или вот еще один случай клиента.

Проектная деятельность, тендерная. Условия договоров — оплата после сдачи-приемки проекта, в течение 30 дней. Срок работы по проекту — 6 месяцев. Основные расходы — заработная плата (проектировщики). Бизнесу 2 года, реализовано около 10 таких проектов (шли параллельно). Все деньги падают на счет, в один котел, из одного же котла забираются на зарплату и дивиденды. И когда таких проектов много, то не видна проблема отсутствия распределения. Новые деньги перекрывают старые задолженности, и незаметно, что компания уходит в кассовый разрыв.

Но случается ситуация: взят новый очень серьезный проект вместо мелких 10. Срок — 8 месяцев. Деньги по старым проектам выплачены, из них выплачены заработные платы, собственник купил себе квартиру, и …деньги закончились.

Бухгалтер сдает декларацию, налог к оплате — 1 200 000 рублей за прошлый год. Уже пора платить налог за первый квартал и заработную плату за март. А денег нет. И будут только в июле. Рано было покупать квартиру. Эти деньги подлежали распределению на месяцы нового контракта, налоги и прочие обязательные платежи. А квартира должна быть потом.

Все эти моменты можно отрегулировать только одним видом учета — финансовое планирование. Это тоже свод таблиц, которые содержат в себе элементы управленческого учета, но только в той степени, в которой они нужны для сбора данных. Ничего лишнего.

👨‍💻Если в компании нет прибыли, или нет денег, хотя прибыль вроде как есть, то бухгалтер не виноват. Настройка учета, нужного для управления — задача руководителя.

Да, он не всегда умеет, да, ему всегда некогда, да, это занимает время. Тогда найдите того, кому Вы донесете цели, задачи и обязательства компании, а этот кто-то настроит учет и научит (это важно) в нем ориентироваться

В больших компаниях этим занимаются финансовые директора, но все большие компании когда-то были маленькими. И если они выросли, это значит лишь одно — собственник занимался финансовым планированием. Он контролировал, управлял и распределял денежные средства в соответствии с целями еще совсем маленького, но уже бизнеса. Даже если вы самозанятый, я вас уверяю, у вас уже бизнес. И если прибыли нет (или неясно, куда уходят деньги), то займитесь финансовым планированием.

Лина Залевская, компания Финпотоки.