Как автоматизировать контроль за расходами сотрудников по бизнес-картам Т-Банка

Рассказываем о первой в России системе управления расходами компании по бизнес-картам от Т-Банка. Она позволит компаниям и индивидуальным предпринимателям автоматизировать процесс контроля за тратами сотрудников на корпоративные нужды.

По оценкам Т-Бизнеса, компании ежемесячно выдают сотрудникам не меньше 10 млрд рублей наличными под отчет, что требует оформления множества документов. Сначала бухгалтер компании должен оформить расходный кассовый ордер, а сотрудник составить заявление с указанием цели и суммы выдачи наличных, а также согласовать его с руководством. Сотрудники, получившие наличные, должны предоставить авансовый отчет о расходовании денег, который также необходимо задокументировать. Важно следить за тем, чтобы наличные средства использовались по назначению, поэтому может требоваться предоставление чеков и квитанций.

Выдача наличных сотрудникам имеет множество нюансов, связанных с законодательством, внутренними процедурами и финансовым учетом. К тому же отнимает много рабочего времени бухгалтера — например, если в командировку каждый месяц уезжают по пять сотрудников, на выдачу наличных может уходить до пяти часов в месяц, по подсчетам Т-Бухгалтерии. Если расходы не будут подтверждены чеками, компания может оказаться в ситуации, когда налоговые органы сочтут такие транзакции неучтенными, что может вызвать налоговые проверки и штрафы.

Чтобы избавить компании от лишнего документооборота, а бухгалтеров от сбора бумажных чеков, Т-Бизнес разработал автоматизированную систему контроля за расходами сотрудников по бизнес-картам. Она позволяет сохранять чеки в электронном виде и автоматически формировать отчетные документы.

Директор или бухгалтер может быстро выпустить бизнес-карту для сотрудника прямо в личном кабинете Т-Бизнеса. Сотрудник получит ее удобным способом, в любое время и в любом месте – карту доставит представитель Т-Банка.

Бизнес-карты можно выпустить на всех сотрудников компании, у которых есть необходимость оплачивать корпоративные покупки. Все карты доступны в личном кабинете директора компании или бухгалтера в приложении Т-Бизнеса.

При оформлении карты появилась возможность сразу настроить лимиты и категории трат – ранее их можно было установить в приложении только после получения карты конкретным сотрудником. Управлять лимитами можно через личный кабинет или в мобильном приложении Т-Бизнес.

Все данные по счету видит только директор компании и те, кому он даст доступ. Другие сотрудники не увидят, сколько денежных средств на расчетном счете — они могут отследить только свой лимит по бизнес-карте.

Система позволяет оптимизировать процесс создания финансовых отчетов по расходам компании. Сумма выдачи денег под отчет будет равна сумме транзакций по бизнес-карте, которые автоматически подтягиваются по OpenAPI в 1С. Бухгалтеру остается только соотнести электронный чек и конкретную транзакцию для формирования отчета.

Для 35% карточных операций чеки автоматически подгружаются из ФНС напрямую к соответствующим транзакциям. Для других операций добавлена функция сканирования чеков. Теперь QR-код из чека можно отсканировать через камеру или загрузить из галереи в приложении Т-Бизнес. Для каждого чека предусмотрена возможность просмотра, скачивания и отправки.

Теперь у сотрудников компании есть собственный личный кабинет в приложении Т-Бизнес. В нем видны лимиты по карте, доступные категории для покупок, остаток по карте с учетом расходного лимита, а также все чеки по совершенным транзакциям. Ранее узнать актуальную информацию по бизнес-карте сотрудник мог только у работодателя, который выпустил на него карту.

Сотрудник тратит деньги напрямую с расчетного счета компании. Нет необходимости каждый раз писать заявление на выдачу денег: оплата и снятие наличных с бизнес-карты считается фактом выдачи под отчет.