Полный гайд по кассовым разрывам: шесть главных причин и пять способов устранения

Про кассовые разрывы пишут все вокруг, но меньше их не становится: предприниматели по-прежнему попадаются впросак из-за того, что в кассе внезапно заканчиваются деньги. Такое происходит потому, что люди упускают неочевидные, но очень важные моменты.

Я Степан Родионов, основатель сервиса управленческого учета Adesk, и я знаю десятки историй, связанных с кассовыми разрывами. На основе своего опыта и опыта клиентов я выделил несколько рабочих лайфхаков, которые помогут понять, как вообще возникает разрыв и каким образом его предотвратить.

Ну или хотя бы выйти из него быстро и с минимальными потерями.

Напомню, что возникает он, когда денег на счету нет, а по обязательствам нужно платить. При этом по документам прибыль у компании должна быть, но на счетах почему-то пусто.

Неправильно спланировали бюджет на закупку. Схематичный пример: покупатели заказали у вас пять единиц товара, но предоплату не внесли. Вы на деньги бизнеса взяли пять единиц, а выкупили у вас только три. Две единицы остались нераспроданными, прибыли от них в кассе нет. Если такое происходит регулярно и с разными группами товаров, может возникнуть кассовый разрыв.

Вам платят с отстрочкой. Когда ваша компания занимается десятком проектов сразу, сложно отследить, кто из клиентов или контрагентов не заплатил. Еще труднее запомнить, в какой срок ожидать от каждого из них оплаты. В итоге можно попасть в ситуацию, когда заказов вроде бы много, но все платежи ожидаются через месяц-другой, а сотрудники хотят есть уже сегодня.

Типичный пример — организация ивентов. Денег на организацию уходит много: нужно заранее платить за аренду площадки, рекламу, транспорт и оборудование. А основная часть оплаты от конечного заказчика поступает только после окончания мероприятия. Если не отладить процессы, кассовые разрывы у организатора будут возникать хронически.

Возникли непредвиденные расходы. Допустим, у вас своя кофейня. Вы четко распланировали, что и когда закупать, чтобы не было разрывов. И тут внезапно прямо накануне поставки продуктов ломается кофемашина. На ее ремонт уходит 20 000 ₽, которые вы хотели потратить на закупку. Все, приплыли.

Вы не смогли предсказать доход. Эта проблема часто возникает в сферах общепита и мелкой розничной торговли. Например, у вас книжный магазин. В начале месяца вы потратили 100 000 ₽ на зарплату и аренду, а еще закупили книги на 100 000 ₽ с расчетом продать их за 200 000 ₽. Но в городе прошла книжная ярмарка. Народ повалил закупаться туда, а ваши плановые 200 000 ₽ превратились в 50 000 ₽. В начале месяца снова нужно отдавать 100 000 ₽ сотрудникам и арендодателю, а денег нет. При этом товар есть, рано или поздно вы его продадите — просто сейчас вам не повезло.

Ушел крупный клиент. У вас маркетинговое агентство, которое занимается рекламой крупного ретейлера. Ретейлер платит вам 500 000 ₽ в месяц. Мелкие клиенты в сумме приносят всего 100 000 ₽. На зарплату и аренду каждый месяц уходит 300 000 ₽. Неожиданно крупный клиент отказывается от ваших услуг. Вы не успеваете найти нового, и выплатить зарплаты и аренду не получается.

Вы вывели из бизнеса больше, чем нужно. Увидели в интернете горящую путевку и взяли деньги из кассы — не упускать же такой случай. На следующее утро приезжает много нового товара, а денег в кассе пока нет: наторговать не успели. Получается небольшой разрыв.

Важно не путать кассовый разрыв с убыточностью. Разрыв — это когда проекты есть, клиенты есть, доходы в целом превышают расходы, но прямо сейчас денег на счету нет. А убыточность — когда денег нет и не может быть, так как вы работаете в минус. Например, взялись за проект стоимостью 500 000 ₽, а на зарплаты сотрудникам уйдет 600 000 ₽ — вы на 100 000 ₽ в убытке.

Вот здесь мы видим, что другие компании должны нам 955 000 ₽, а наш долг составляет всего 78 600 ₽. Но денег на счету нет — клиенты еще не оплатили наши услуги. Если «Самоделкин» потребует долг прямо сейчас, получится разрыв. Хотя прибыль у компании есть

Если кассового разрыва не удалось избежать, есть пять способов его устранить.

Попросить отсрочить или разбить платеж. Если вы давно сотрудничаете с поставщиком или снимаете помещение уже несколько лет, вам наверняка пойдут навстречу и дадут отсрочку. Иногда таким образом удается взять товар под реализацию, разбить арендный платеж на несколько частей или отодвинуть срок оплаты долга.

Собрать просроченную дебиторку. Если у вас висит дебиторка, сроки которой уже прошли, вежливо напомните должнику о себе.

Должникам тоже сложно возвращать долги: они и сами боятся кассовых разрывов. Чтобы получить свои деньги, предложите должнику удобный вариант оплаты, например попросите отдать хотя бы часть долга сразу, а остальное потом. Если вам отказывают, будьте настойчивее: позвоните несколько раз или пригрозите, что прекратите текущие работы.

Воспользоваться овердрафтом. Это как кредитка для бизнеса — вы без оформления кредита берете взаймы деньги у банка, в котором у вас открыт расчетный счет. Такая услуга есть практически у любого банка.

Брать овердрафт нужно осторожно. Проценты составляют около 16–17 годовых, да еще за сам факт использования берут примерно 1%, но обычно не меньше 10 000 рублей. Погасить овердрафт нужно плюс-минус за два месяца. Кроме того, любые деньги, которые поступят к вам на счет, всегда сначала будут уходить на овердрафт.

Учитывайте эти риски и берите овердрафт только на очень короткий срок и только в случае, если уверены, что деньги от клиентов скоро поступят.

Взять в банке кредит на покрытие кассового разрыва. Это не самое удачное решение, но иногда другого выхода нет. Ставка по такому кредиту обычно начинается от 15% годовых, а чтобы его получить, нужно собрать целую тонну документов.

Я редко сталкиваюсь с кредитами на покрытие кассового разрыва, потому что работаю с малым и средним бизнесом. Кредит на покрытие кассового разрыва им дают неохотно, а проценты такие высокие, что могут оказаться неподъемными.
Поэтому кредиты больше подходят крупному бизнесу с предсказуемыми денежными потоками.

Узнать, можете ли рассчитывать на государственную поддержку. В некоторых регионах и в определенное время действуют разные меры государственной поддержки. Например в период пандемии многих ИП освободили от уплаты страховых взносов, а компаниям выдали субсидии на выплату зарплат. Информацию о мерах поддержки можно найти на сайте правительства вашего региона или на сайте налоговой.

Учитывать будущие приходы и расходы. Это фундаментальная рекомендация, которая поможет предсказать и не допустить большинство кассовых разрывов. Что нужно для учета?

Планировать все поступления: записывать, когда и сколько денег придет.
Планировать все будущие расходы: записывать, сколько вам придется потратить в ближайший месяц.

Если увидите, что в будущем расходы в какой-то момент превысят поступления на счет, попробуйте это предотвратить: заранее взыскать долг или попросить отсрочку.

Бывает, что четких данных нет. Например, владелец маленького магазина не всегда может предположить, сколько получит, а сколько потратит. Тогда нужно ориентироваться на средний показатель доходов и расходов, рассчитанный на основе предыдущих месяцев работы. Причем расходы для расчетов лучше немного завысить.

Сервис Adesk умеет предсказывать кассовые разрывы. Если вести в сервисе учет, он покажет, в какой момент расходы превысят доходы и на счету не останется денег. Разрывы Adesk показывает наглядно, в виде графиков:

<p>На этом скриншоте у клиента уже есть разрыв — он показан сплошной красной линией. А пунктир показывает, что скоро разрыв вырастет еще сильнее.</p>

Договариваться с поставщиками. Я уже говорил о том, что можно договориться с поставщиком, отсрочить платеж и таким образом выйти из кассового разрыва. Но договариваться лучше заранее: еще в спокойные времена обсудить возможности оплаты по частям и отсрочки, чтобы для поставщика это не было неожиданностью.

Помните, что для поставщика вы — клиент, которого важно сохранить. Поэтому вы не выпрашиваете отсрочку, а просто обсуждаете условия, которые в итоге будут выгодны всем. Ведь поставщику не нужно, чтобы вы попали в кассовый разрыв и закрылись: он хочет, чтобы ваш бизнес процветал, а вы и дальше платили деньги, пускай и с отсрочкой.

Управлять долгами от клиентов. Если у вас регулярно случаются кассовые разрывы из-за дебиторской задолженности, попробуйте пересмотреть свои отношения с клиентами. Возможно, вам стоит чаще отказывать в просьбах об отсрочке либо требовать оплату по частям в процессе всей работы.

Еще важно следить, чтобы клиенты не пропускали платежи. Можно поручить это менеджерам, например выдавать им премию только после того, как клиент переведет деньги.

Не пропускать платежи от клиентов поможет платежный календарь. С ним вы сразу заметите, если платеж должен был поступить, но клиент почему-то не заплатил. Можно попробовать вести календарь в Excel. А в Adesk он уже встроен:

В календаре можно отслеживать приход и расход и следить, чтобы расходов не было слишком много

Снизить долю постоянных расходов. Чаще всего кассовый разрыв возникает из-за того, что денег на счету нет, а постоянные расходы есть. Если снизить их величину, риск возникновения разрыва тоже упадет. Вот как это можно сделать:

Переехать в офис подешевле, перевести сотрудников на удаленку или договориться о снижении аренды. Например, некоторые арендодатели соглашаются получать вместо фиксированной платы процент от вашего оборота. Но для этого нужно убедить арендодателя, что вашу компанию ждет успех и не планируется серьезных финансовых потрясений.

Перевести сотрудников на почасовую оплату, если вы еще этого не сделали. Установить KPI на премии, зависящие от прибыли компании. На разовые работы нанимать фрилансеров.
Просчитать бюджеты проектов и направлений и отказаться от убыточных. О том, как распознать убыточные проекты и что с ними делать, я уже писал.
Проанализировать рекламные кампании, посчитать стоимость привлечения клиентов и отказаться от каналов, которые приводят невыгодных клиентов.
Отказаться от платных онлайн-сервисов и перейти на бесплатные.

Иметь подушку безопасности. Когда деньги есть, их нужно не просто забирать из бизнеса, а откладывать в резерв. Откладывать нужно стабильно N% от всех доходов. Каждый определяет N по-своему, но 10% будет отличным вариантом. Если бизнес активно растет, процент можно уменьшить, чтобы больше вкладывать в развитие.

Для подушки безопасности лучше завести отдельный счет с автоматическим пополнением. Хорошо, если на этот счет будут капать проценты.

Откладывать стоит до тех пор, пока на счету не будет денег на 3–6 месяцев существования вообще без выручки.

Разумное управление деньгами — лучшее средство, чтобы предотвратить появление разрывов. Недавно я писал две статьи на vc.ru: про 7 протечек в бизнесе и о простом управленческом учете. Почитайте их, чтобы разобраться в финансах и понять, куда утекают деньги бизнеса.

А вы часто сталкиваетесь с кассовыми разрывами? Как их предотвращаете и как с ними боретесь? Поделитесь в комментариях.