8 шагов к успешному делегированию
1. "Я сам это сделаю, так как никто не сделает лучше."
2. "Я не могу доверить это кому-то другому."
3. "Это слишком важно, чтобы передавать кому-то."
4. "Я предпочитаю контролировать каждый шаг. Мне так спокойнее".
5. "Если я не сделаю это сам, всё пойдет не так." Я точно знаю
Знакомые фразы?
Так звучат руководители, которые имеют сложности с делегированием.
Ко мне обратился Алексей. Он владеет небольшим кафе, и сам управляет всеми аспектами бизнеса: он ведет бухгалтерию, закупает продукты, разрабатывает меню, занимается маркетингом и вопросами обслуживанием клиентов, эстетической стороной кафе. К вопросам делегирования Алексей относился с опаской, был убежден, если хочешь сделать хорошо, сделай это сам.
В конечном итоге, Алексей понимает, что его бизнес начинает stagnировать, а его здоровье и личная жизнь страдают. Неделегирование в бизнесе Алексея привело к тому, что доход не растет, бизнес встал, а Алексей на пути к выгоранию.
Подробнее о том почему эти проблемы возникают и что им способствует вы можете прочитать ТУТ
А сегодня я расскажу, как можно справится с этими страхами и делегировать без вины и опасения, что все сломается.
Делегирование без страха чувства вины
1. Признать свои страхи.
Часто предприниматели боятся делегировать задачи из-за страха утраты контроля или недовольства качеством выполнения работы. Важно осознать и проанализировать эти страхи, чтобы понять, что они могут быть нерациональными. Не всегда история в нашей голове, то как мы себе представляем ближайшее будущее является той правдой которая случается.
Один из страхов Алексея, был в том, что если он доверит оформление зала другому человеку, получится ужасно и придется все переделывать. Когда мы с ним разобрали это страх, он понял, что додумывает истории с ужасным концом, что непременно все будет испорчено, исполнитель будет точно безответственный и малокомпетентный, и все эти убеждения не позволяют даже попробовать делегировать задачу. Поняв это Алексей решился и нанял дизайнера для оформления зала. Исполнение этой задачи шло совершенно не так, как себе представлял Алексей и результат его не только не разочаровал но и порадовал.
Под страхом потери контроля как правило кроется чувство небезопасности. Хорошо бы тут понять, за счет каких других моих сфер жизни и действий я могу получить это ощущение безопасности и чувствовать себя более уверенно. Это может быть через выстраивание отношений со своим партнером, семейные традиции или признания собственных сильных сторон. Закрыв потребность в безопасности стремление все и везде контролировать резко снижается.
2. Работа с убеждениями.
История про то, что кроме меня никто не справится или стремление перфекциониста довести все до идеального состояния - это убеждения, которые сформировались в далеком прошлом, в какой-то конкретной ситуации, где они может быть и были нам полезны. Но на сегодняшний день они нерациональны и мешают нам развиваться - ограничивают наши возможности. Выпишите все такие ограничивающие формулировки, задайте к каждой из них несколько вопросов: “ кроме меня никто не справится” - действительно ли это так? прям совсем никто? и всех так же работает? Бывает ли по другому? А как я хочу чтобы было? Как я могу это сделать? И вы увидите, что убеждение иррационально и его можно заменить на более продуктивную установку.
3, Развивать доверие: Доверие создается через общение и совместную работу. Можно познакомиться ближе с сотрудниками, узнать их сильные стороны, на которые можно положиться при делегировании. Создать общую атмосферу движения к цели компании, чтобы у всех сотрудников было понимание что все мы часть одной системы и каждый из нас важное звено.
Это прибавит ответственности и исполнительности команде, а вам спокойствия.
4. Работа с внутренним перфекционистом:
Перфекционизм — это наш главный враг. Он создаёт иллюзию контроля, но на самом деле тормозит развитие. Он не даёт нам выйти из операционки.
Принцип достаточности хорошо помогает в работе с перфекционистом. Когда мы позволяем себе делегировать команде задачу, предполагая, что она будет выполнена на троечку и пока или для начала этого может быть достаточно, главное, что задача будет выполнена и без нашего участия, это дает нам движение и результаты быстрее, чем все делать своими руками. Команда сможет научиться и будет повышать свой уровень исполнительности, а у вас появится возможность заниматься стратегическими вопросами.
5. Страх быть замененным или желание быть незаменимым.
Этот страх основан на потребности быть значимым, важным, первым. И при выполнении операционки эта потребность удовлетворяется. Наша задача найти как мы можем удовлетворить эту потребность другими способами из другой роли.
Наш Александр, владелец кафе чувствовал свою исключительность, понимая что все держится на нем и он прекрасно справляется с каждой задачей - и это роль исполнителя. Но как можно найти свою значимость из роли руководителя? - вся команда зависит от мнения руководителя, бизнес зависит от мнения руководителя и удовлетворения этой ведущей потребности через роль руководителя снимает важность операционки в нашей жизни. Мы научаемся наслаждаться своей ролью стратега.
6. Правило маленьких шагов.
Если до сегодняшнего дня слово”делегирование” вызывало раздражение, то не просто будет сразу взять и все всем делегировать. Начните с маленьких поручений, не влекущих за собой глобальных последствий. Учитесь “на кошках” постепенно усложняя и увеличивая задачи. Со временем отпуская контроль и позволяя другим принимать решения вы обучаете команду самостоятельности и ответственности.
7. Психологическая подготовка.
Если работать над своим восприятием делегирования не как утраты контроля, а как возможности, а то можно увидеть в этом процессе большие перспективы и для собственного благополучия и для роста бизнеса. Регулярно анализируя свой опыт делегирования, что сработало, а что нет? Какие чувства вы испытывали? поможет вам улучшать свои навыки и подходы.
Делегирование — это не просто передача задач, но и создание команды, которая может работать эффективно и независимо. Это процесс, который требует времени и практики.
8. Некоторые особенности процесса делегирования:
- Определить приоритеты: Понять, какие задачи действительно требуют вашего внимания, а какие можно делегировать. Это поможет снизить стресс и сосредоточиться на стратегических вопросах. Помните, вы стоите у руля большого судна и если вы будете постоянно отвлекаться на работу машиниста, то потеряв управление кораблем есть большой риск на доплыть до места назначения.
- Четкие инструкции и ожидания: Когда вы делегируете задачу, предоставьте четкие инструкции и определите, как вы будете оценивать успех выполнения. Это поможет избежать недопонимания и повысит уверенность в том, что задача будет выполнена правильно.
Если я хочу чтобы мне принесли кофе, то я говорю какой конечный результат я хочу получить, какой именно кофе, с какого именно места, какой именно температуры. После хорошо бы уточнить что понял сотрудник и как он планирует это выполнять. На этом этапе может возникнуть потребность в уточнении деталей исполнения - как быстро нужно принести? какой объем и тд Помните, что от того как вы даете это поручение, на сколько подробно описываете конечный результат, на сколько конкретно и точно вас понял сотрудник - от этого сильно будет зависеть итог.
- Обратная связь: “ я дал ему поручение, он не справился - не вижу смысла объяснять ему что он сделал не так, понятно же что ему такое давать нельзя” - с таким подходом обучиться делегированию весьма непросто. Давая обратную связь по исполнению задания, мы не только обучаем сотрудника, как нужно было сделать и как я хочу чтобы было в дальнейшем, но и мы сами прокачиваем и навык делегирования в этот момент и доверительные отношения с командой.
Это помогает всем участникам процесса улучшать свои навыки и лучше понимать друг друга.
- Дать место ошибкам - Это может быть сложно, но важно помнить, что ошибки — это часть процесса обучения.
Бизнес — это не про контроль и идеальность. Это про рост, команду и ваше состояние. Если вы хотите перестать быть супергероем 'Всё Сам' и начать зарабатывать больше, то пора действовать.
Стань лидером, а не рабом бизнеса. Действуй сегодня!