Войти в IT: как вести управленческий учет, чтобы был порядок в голове и прибыль в кармане
Привет, я Анастасия Харитонова, финансовый и налоговый консультант, основательница fin.team. Уже 10 лет я строю финмодели, помогаю IT-бизнесу разбираться с налогами, настраивать управленческий учет и защищать бизнес-планы перед инвесторами.
Сегодня расскажу предпринимателям, которые идут в IT-сектор, как грамотно вести управленческий учет, чтобы понимать, какой проект забирает много времени, но приносит мало денег, потянет ли компания выход на зарубежный рынок и сколько можно потратить на бассейн на крыше.
В статье «Войти в IT: что нужно знать о регистрации бизнеса и налогах» я уже рассказала, как айтишникам тратить на налоги по минимуму, и дала налоговый калькулятор, который показывает, на какой системе выгоднее работать.
Управленческий учет и бухгалтерия — это разные вещи. Бухгалтерия — для сдачи отчетности и уплаты налогов. Управленческий учет — для собственников бизнеса, чтобы видеть картину целиком и быстро принимать решения.
IT-компаниям, как и любому бизнесу, нужен финансовый план, чтобы понимать:
- какие проекты и услуги забирают много времени и приносят мало денег;
- сколько можно потратить на бассейн на крыше, чтобы не попасть в кассовый разрыв;
- потянет ли компания выход на зарубежные рынки;
- за сколько можно продать долю в бизнесе;
- как оценить стоимость всего бизнеса целиком;
- стоимость своих продуктов — не тянуть резину, а выпускать MVP, чтобы поскорее выйти на безубыточность.
Вот ссылка на шаблон финмодели, которым можно пользоваться поначалу, чтобы свести расходы с доходами и понять свои финансовые результаты.
В IT-бизнесе зарплата сотрудников и взносы с нее занимают около 70% от общего объема затрат, и когда команда не укладывается в сроки, это плохо не только для репутации, но и для прибыли
Поэтому, чтобы не запутаться, кому, за что и сколько нужно платить, сразу организуйте управленческий учет или делегируйте это на аутсорсинг — сэкономите время и нервы.
Налаживайте учет обязательств и денег, пока компания не разрослась, то есть пока у вас работает не больше пяти человек и проектов не больше трех. Потом, когда данных будет больше, навести порядок и посчитать реальную прибыль будет тяжелее.
Поначалу цифры по проекту можно вводить в гуглдоки или Excel, потом уже нужно подключать программы для автоматизации, например 1С.
Если сразу решите настраивать автоматизированный учет на 1С, то выбирайте «1С УНФ», она отлично справляется с задачами анализа данных и простая в использовании. Сотрудникам и руководителю будет нетрудно ее освоить.
Считайте окупаемость и прибыль с каждого проекта, а не все вместе. Тогда будет видно, что тянет вас на дно, а где золотая жила.
Пример из жизни. Ребята делают IT-продукты на заказ и всегда считали себя веб-студией, делали упор на разработку сайтов и держали с десяток фронтендеров на бенче. Когда стали настраивать управленку, в первый же месяц стало ясно, что, несмотря на количество заказов по вебу, маржа по этому направлению меньше из-за бенча и расходов на рекламу. А вот направление мобильных приложений показывает солидную прибыль при относительно низких затратах на продвижение. И его нужно активно развивать.
Распределяйте время команды на проекты с помощью выгрузки задач из Jira.
Для этого нужно выгрузить все задачи сотрудника за месяц из таск-менеджера в часах, определить удельный вес трудозатрат каждого проекта, а потом перевести это в денежный эквивалент:
взять затраты на сотрудника = зп на руки+ндфл+взносы с ФОТ
И распределить их пропорционально отработанному времени. В результате получим себестоимость трудозатрат проекта.
В IT Jira можно использовать не только для контроля задач и сроков по проектам, но и для анализа рентабельности проекта:
При оценке прибыльности проектов учитывайте временной фактор.
Часто аутсорсинговые компании делают проекты на заказ и выкатывают солидный фикс за результат, рассчитывая, что эта сумма покроет все затраты и принесет еще столько же сверху. Сотрудники не справляются в срок или в процессе выясняются неожиданные технические сложности, период выполнения работ растет, а поскольку зарплаты и налоговая нагрузка на программистов фиксированные, ежемесячно прибыльность проекта падает.
Считайте прибыль после акта сдачи-приемки работ, а не с момента получения денег.
В кассовых разрывах тонут не только крупные производственные компании, но и продвинутые айтишные. Чтобы не пришлось продавать новенькие макбуки на Авито для выплаты зарплаты сотрудникам, сразу настройте платежный календарь и запомните золотое правило:
ДЕНЬГИ на счету ≠ ПРИБЫЛЬ
Прибыль нужно считать, когда подписали акт сдачи проекта или этапа по проекту, а не когда деньги от заказчика поступили на ваш расчетный счет. Тем более практически всегда IT-компании работают по предоплате.
Когда подпишете акт, вы сможете точно подсчитать, сколько времени и денег потратили на разработку заказанного продукта и сколько заработали по этому проекту.
В следующий раз расскажу, как фиксировать договоренности с подрядчиками, чтобы оградить себя от проблем.
Тонут не в кассовых разрывах, а в низкоприбыльных проектах, там где растягивание проекта во времени сдирает всю прибыль. И вы забыли указать временной фактор: если на изучение и работу с системой управленческого учёта требуется больше 20 минут в день, то к черту такую систему.
Кирилл, если использовать ПО управления только для того, чтобы считать Деньги, то Вы правы- не стоит тратить на неё много времени. Но УНФ, о которой идёт речь,- это гораздо больше, чем просто учёт денег. Эту программу с уверенностью можно назвать универсальным бизнес-органайзером. Помимо учета денег в ней можно учитывать события в работе с клиентом (CRM), связанные с этим задачи и задания, контакты и даже вести личный ежедневник. В ней нельзя планировать сложноорганизованные проекты, но планировать основные этапы работ- запросто. Кроме того, при оценке эффективности работы оценивать только деньги совершенно неправильно. Показателей эффективности несколько, в каждом бизнесе их набор разный, и использовать их нужно только в комплексе. При использовании УНФ придётся тратить время не только на ее изучение, но и на настройку процессов. А в разных проектах процессы могут быть разными. Кроме того, Вы же не говорите, что если использовать в процессе управления ежедневник и блокнот более двадцати минут в день, то их нужно выкинуть. УНФ- такой же рабочий инструмент управления (не только учета), как и все остальное- ежедневник, блокнот, электронная почта (которая в УНФ тоже есть). При использовании инструмента важно использовать его правильно, тогда и толк от этого будет.
Кассовые разрывы - распространенная проблема в ИТ-бизнесе. Особенно первое время, пока не выстроена система финансового планирования и контроль денежных потоков. Управленческий учет помогает справится и с этой задачей, и с тем, чтобы проекты не становились низко прибыльными.
По поводу 20 минут в день: чтобы быстро освоится в любой системе нужно доверить настройку учета профессионалам, тогда все пройдет легко, с позитивом и пользой для бизнеса. Для анализа текущих показателей бизнеса и принятия оперативных управленческих решений собственнику и 10-ти минут в день вполне достаточно, когда учет настроен и автоматизирован.
Упручет - это разнесение косвенных издержек? Вы серьезно?
С чего вы взяли что зп программистов в ИТ это косвенные издержки? В ИТ-аутсорсе это себестоимость, которую важно правильно считать и распределять, чтобы оценивать эффективность проектов.
Беда современного IT в РФ - давно перестали грамотно писать ТЗ и ДизДок.Автор упомянул об этом в скольз,словно сам далёк от этого.Теоретически знаком,а вот с с м и как это едят - плохо знает.
Как пример,чтоб было ясно.
Пажитнов и тетрис.Четкое ТЗ и ДизДок - в результате шедевр,грамотно исполненный.
Но на сегодняшний день,весь упор на графическую внешку.Сегодня круглые кнопочки,а завтра квадратные или треугольные или жёлтые меняем на оранжевые.
За много лет существования,где же шедевральные российские онлайн игры???Или пакетные продукты???Нету их.Но как же так?Крутые "русские хакеры",русские программисты в кремниевой долине и спецы по ПО в крупных международных IT-компаниях ау?А в ответ тишина.
Зато полно IT-инфоциган,которые гуру-бизнес,что,где и как.
Спроси у любого инфоцигана - и где же твой шедевр?А ответ будет - тоже тишина или невнятное бормотание,что надо инвестиции,реклама и т.д.
Отсюда вывод - прочитал статью,жидкая манная каша с комочкилами п
Какой-то лендинг, а не статья. фу.
Во-1 нафига козе - т.е. стартапу или малому ИТ-бизнесу с обычно ОДНИМ фактическим местом учета прибыли и без мест уч. возн. затрат-выручки - баян, т.е. управленческий учет??? Просто потому что у них гипотетически есть маржа, которой они могут поделиться с консами? УправУчет это _обычно_ про разнесение косвенных издержек по МВЗ. Сколько у них там косвенных, если бизнес однопродуктовый???? Тем более, что учетная модель по маржинальной прибыли _не полноценная_
бред.
При оценке прибыльности проектов учитывайте временной фактор.
Часто аутсорсинговые компании делают проекты на заказ и выкатывают солидный фикс за результат, рассчитывая, что эта сумма покроет все затраты и принесет еще столько же сверху. Сотрудники не справляются в срок или в процессе выясняются неожиданные технические сложности, период выполнения работ растет, а поскольку зарплаты и налоговая нагрузка на программистов фиксированные, ежемесячно прибыльность проекта падает.
Автор видимо совсем не понимает разницу между дисконтированием (в заголовке) и картами рисков. Хотя, автора сложно в этом винить, потому что 90% "специалистов" и "экспертов" в этой области даже не сможет ответить, что является результатом дисконтирования аннуитета.