Самозанятые дешевле штата? Сделайте аудит своей проектной модели по чек-листу

28 августа Минтруд предложил новый индикатор риска по самозанятым. Пока это проект, но повод хороший, чтобы посмотреть на свою модель. ФНС уже анализирует регулярность выплат, график, зависимость исполнителя от заказчика, рабочее место, оборудование и то, покупает компания результат или фактически управляет человеком как сотрудником.

Я бы проверила следующее.

Плохо: «Исполнитель выполняет функции маркетолога и поручения заказчика»

Хорошо: «Исполнитель настраивает и сопровождает четыре рекламные кампании, готовит ежемесячный отчёт по согласованным показателям».

Та же логика для разработчика: не «выполняет функции программиста», а конкретный модуль, этап или объём работ.

Формулировку нужно регулярно менять вместе с самой организацией работы.

Плохо: «Понедельник–пятница, 9:00–18:00, обязательное присутствие онлайн».

Хорошо: «Исполнитель самостоятельно определяет время и место оказания услуг. Результат этапа передаётся до 15 сентября. Проектные встречи проводятся по предварительному согласованию»*.

Фиксированный график и подчинение внутреннему распорядку относятся к признакам, которые ФНС учитывает при анализе отношений.

* Устно с исполнителем вы можете уже договариваться о чем угодно.

Плохо: руководитель каждый день распределяет человеку работу так же, как сотрудникам отдела, а в документах задача описана общими словами и процессно.

Хорошо: документально нужно оформлять заявки/задания/ТЗ с результатами, сроками, требованиями к качеству и стоимостью.

Сам факт ежемесячной оплаты ещё не превращает подрядчика в сотрудника. Но одинаковая сумма два раза в месяц вместе с графиком, постоянной функцией и контролем уже выглядит гораздо ближе к зарплатной модели. ФНС прямо учитывает регулярность и фиксированность выплат в совокупности с другими обстоятельствами.

Поэтому вместо условных «100 тысяч каждый месяц за работу» привязывайте выплаты к этапам работ: 40 тысяч за этап, 20 тысяч за пять обработанных объектов, 80 тысяч за согласованный пакет услуг.

Плохо: «Услуги за август оказаны в полном объёме».

Хорошо: «Подготовлено 12 макетов, настроены 3 кампании, сформирован аналитический отчёт».

ФНС отдельно обращает внимание на формальные периодические акты без конкретного объёма работ. А для самого собственника хороший акт полезен ещё и тем, что позволяет увидеть, за какой результат проект действительно заплатил.

Чек самозанятого при оплате обязателен. В нём должны быть корректно идентифицированы услуги и заказчик. Статус НПД тоже имеет смысл проверять перед началом работы и далее регулярно.

Здесь возможностей для оптимизации значительно меньше. Доход по ГПХ от нынешнего работодателя или компании, которая была работодателем человека менее двух лет назад, не относится к доходам, облагаемым НПД.

Сценарий «уволили в пятницу, с понедельника продолжает делать то же самое как самозанятый» поэтому лучше вообще не считать проектной моделью.

Возьмите ключевых исполнителей и сравните два сценария: сколько эта же функция стоит через самозанятого и сколько - в штате с налогами, взносами, отпусками, оборудованием и недозагрузкой.

Если разница 10–15 тысяч в месяц, возможно, усложнять конструкцию бессмысленно. Если проектная модель оставляет бизнесу дополнительно 150–200 тысяч маржи и человек реально работает как подрядчик, это уже существенная экономика.

И я бы задала вам такой вопрос:

Какие функции у вас действительно выгоднее держать внутри, а какие вы просто по привычке продолжаете покупать в самой дорогой для бизнеса форме?