Почему отель теряет деньги на OTA и даже не замечает этого

Меня зовут Вадим. Последние годы я работал на стороне финансов и расчётов: руководил банком, занимался сервисами для расчётов компаний с самозанятыми, два года отвечал за продажи финансовых услуг в отделениях Почты России по всей стране.

Сейчас вместе с командой я делаю OTA HUB — сервис для отелей, который сверяет бронирования с площадками вроде Островка и Яндекс Путешествий, данные PMS и фактические платежи.

К этой теме я пришёл не столько со стороны разработки продукта, сколько со стороны денег. Когда мы начали разговаривать с отельерами, в первых же интервью стала повторяться одна и та же история.

Отель видит, что деньги от OTA пришли правильно. Но это ещё не означает, что комиссия была рассчитана правильно.

Расскажу на простом примере.

Есть бронирование на 100 000 рублей. По договору комиссия агрегатора — 15%, то есть 15 000 рублей.

Агрегатор присылает выписку, где есть список бронирований и итоговая сумма к перечислению. Бухгалтер сверяет итог с суммой на счёте — всё сходится. Документ подписывается, деньги приходят.

Проблема в том, что «сходится» здесь означает только одно: сумма транзакции совпала с суммой в выписке той же самой площадки.

Но никто не проверил, что комиссия именно по этому бронированию действительно должна была составлять 15 000 рублей, а не, например, 18 000.

Где появляется расхождение

На практике мы сталкивались с разными ситуациями.

Например, комиссия была рассчитана исходя из более высокой категории номера, хотя фактически гостя заселили в другую.

Или бронирование отменили, но информация об отмене не дошла до системы агрегатора, и комиссия всё равно осталась в отчёте.

Или сумма бронирования в PMS отличается от суммы, от которой площадка рассчитала комиссию.

В каждом отдельном случае речь может идти о нескольких тысячах рублей.

И именно здесь возникает проблема: важен не размер одной ошибки, а количество таких операций.

Если у отеля сотни бронирований в месяц, несколько OTA и десятки различных договоров и схем расчёта, проверить каждую операцию вручную становится отдельной задачей.

А если её не проверять — расхождение просто становится частью финансового результата.

Почему бухгалтерия это не ловит

Здесь дело не в том, что бухгалтеры плохо считают.

Для нормальной сверки нужно сопоставить как минимум три независимых источника:

Причём эти данные обычно находятся у разных людей и в разных системах: продажи видят бронирования, бухгалтерия — деньги, операционный персонал работает с PMS, а свести всё это построчно по каждому бронированию уже значительно сложнее, особенно когда закрытие месяца и так занимает много времени.

В результате проверяется то, что проще всего проверить: общая сумма отчёта и общая сумма платежа.

А ошибка может находиться внутри конкретной строки.

Есть ещё одна проблема — оплата в отеле

Часть бронирований оплачивается не онлайн, а непосредственно в отеле при заезде.

В этом случае деньги вообще не проходят через площадку, но комиссия OTA при определённых условиях всё равно должна быть рассчитана.

И такая операция уже не выглядит как обычная схема:

OTA - деньги - банк отеля.

Её приходится сопоставлять с данными PMS и условиями конкретного договора.

Что происходит с небольшими агентами

Есть ещё один эффект, который мы регулярно обсуждаем с отельерами.

Несколько крупных OTA могут приносить основную часть бронирований, и именно их отчёты обычно проверяют в первую очередь.

Но кроме них могут быть другие агенты и каналы продаж.

10–15 основных партнёров ещё можно контролировать регулярно.

А когда договоров становится 30, 40 или больше, часть из них начинает проверяться по остаточному принципу — не потому, что отель не хочет контролировать деньги, а просто потому, что стоимость ручной проверки становится слишком высокой.

И получается парадокс:

чем больше каналов продаж у отеля, тем сложнее контролировать, правильно ли каждый из них рассчитал свою комиссию.

Что с этим делать

Первый вариант — оставить всё как есть и проводить построчную сверку в Excel раз в месяц.

Это работает. Но нужен человек, который будет этим заниматься, а при большом количестве бронирований ручная проверка всё равно становится ограниченной.

Второй вариант — проверять только крупных агентов. Это экономит время, но оставляет без контроля остальные операции.

Третий вариант — вообще не искать расхождения и считать их погрешностью. На практике это означает, что отель просто принимает расчёт площадки как правильный.

Есть и другой подход — автоматизировать саму сверку. Именно этим мы занимаемся в OTA HUB.

Система сопоставляет данные по каждой операции, а не только по итоговой сумме: бронирование → данные PMS → отчёт OTA → банковская проводка. Если что-то не совпадает, система должна показать не просто факт расхождения, а где именно оно возникло.

Например:

Для отеля это уже не просто сверка отчёта.

Это инструмент контроля денег.

Я пока не хочу делать из этого текста рекламную презентацию OTA HUB. Мне интереснее разбирать саму проблему — где именно возникают расхождения при расчётах с OTA и почему их сложно увидеть обычной бухгалтерской сверкой.

Если вы работаете с несколькими OTA и сталкивались с подобными ситуациями, можно обсудить конкретный пример в комментариях.

А в ТГ канале «Отель без Excel» и в МАКСе я буду разбирать такие ситуации подробнее — с цифрами, примерами и реальными сценариями работы отелей:

t.me/hotel_bez_excel

@hotel_bez_excel