Как автоматизировать работу с тендерами: реальные сервисы и примеры
Работа с тендерами — это не только поиск подходящих закупок. Нужно постоянно отслеживать новые процедуры, читать документацию, проверять требования, считать экономику и не пропускать сроки.
Часть этой работы уже можно автоматизировать с помощью готовых сервисов. Причём необязательно сразу покупать сложную систему.
1. Автоматизировать поиск тендеров
Первый этап — найти подходящие закупки.
Контур.Закупки
Сервис позволяет искать закупки по ключевым словам, регионам, заказчикам, кодам ОКПД-2 и другим параметрам.
Можно сохранить поисковые запросы и получать уведомления о новых закупках и изменениях в уже найденных процедурах.
Пример.
Компания поставляет офисную технику. Вместо ежедневного ручного поиска она настраивает несколько запросов: • МФУ; • принтеры; • сканеры; • расходные материалы; • нужные регионы.
После этого новые подходящие закупки автоматически попадают в список на проверку.
Seldon
Seldon подходит тем, кому кроме поиска нужна аналитика.
Сервис позволяет изучать заказчиков, конкурентов и рынок, а также анализировать предыдущие закупки.
Это полезно, например, перед выходом в новую категорию.
Можно посмотреть: • кто регулярно закупает нужный товар; • у кого уже выигрывают конкуренты; • по каким ценам заключаются контракты; • насколько часто появляются подобные закупки.
2. Автоматизировать работу с найденными тендерами
Одной найти закупку недостаточно. Дальше нужно решить, кто её проверяет, какие документы нужны и какие сроки нельзя пропустить.
Тендерплан
Тендерплан позволяет организовать работу с закупками внутри компании.
Можно ставить задачи, назначать ответственных, вести чек-листы и комментарии.
Например:
Новый тендер → проверка требований → расчёт цены → подготовка заявки → контроль подачи → результат.
Такой подход особенно удобен, если с закупками работает несколько человек.
У сервиса также есть API (программный интерфейс приложения), поэтому его можно связывать с другими системами.
3. Связать тендеры с CRM
Если компания обрабатывает большое количество закупок, информацию можно передавать непосредственно в CRM (систему управления взаимоотношениями с клиентами).
Например, найденный тендер автоматически создаёт новую карточку:
Заказчик → закупка → сумма → срок подачи → ответственный → статус.
РосТендер предоставляет поиск, уведомления, аналитику и инструменты для работы команды. Также сервис поддерживает интеграции с популярными CRM.
Это позволяет не переносить информацию о каждой закупке вручную.
4. Использовать искусственный интеллект для анализа документации
Одна из самых трудоёмких частей работы — изучение документации.
Здесь появляются сервисы с AI (искусственным интеллектом).
TenderGuru
TenderGuru использует AI для анализа тендерной документации.
С его помощью можно быстрее получить информацию о требованиях закупки и обратить внимание на потенциально важные условия.
Это особенно полезно, когда документация большая и состоит из большого количества файлов.
Но окончательное решение всё равно должен принимать человек: автоматически найденную информацию нужно сверять с оригинальной документацией.
5. Начать с бесплатного решения
Не каждой компании сразу нужен платный комплексный сервис.
Например, Bidzaar предоставляет бесплатный доступ к агрегатору закупок, поиск и уведомления. Также сервис использует AI-рекомендации и предоставляет API для интеграции с собственными системами.
Это может быть удобным вариантом для тестирования автоматизированного поиска без больших затрат.
6. Как выглядит автоматизированная схема
В результате работу с тендерами можно построить примерно так:
1. Поиск — сервисы автоматически находят новые закупки по заданным критериям.
2. Фильтрация — отбрасываются закупки, которые не подходят по региону, товару, цене или другим параметрам.
3. Анализ — AI помогает быстро изучить документацию и выделить основные требования.
4. Проверка экономики — рассчитываются закупочная цена, логистика, комиссия, налоги и возможная прибыль.
5. Контроль — задачи и сроки передаются ответственному сотруднику.
6. Подача заявки — человек принимает окончательное решение и подаёт заявку.
Главная идея здесь простая: автоматизировать рутину, но не передавать машине окончательное решение.
7. Сколько это может стоить
Стоимость зависит от выбранного набора инструментов.
Например, можно начать с одного сервиса поиска, а затем постепенно добавлять аналитику, автоматизацию задач и AI.
У некоторых сервисов есть бесплатные тарифы или пробный период - пробуйте все, выбирайте тот, что отвечает вашим требованиям.
Поэтому необязательно сразу покупать дорогую систему.
Для небольшой компании разумный подход может выглядеть так:
поиск → проверка нескольких закупок → оценка экономии времени → подключение дополнительных функций при необходимости.
Если автоматизация экономит несколько часов работы каждую неделю, её стоимость уже можно сравнивать не только с ценой подписки, но и со стоимостью рабочего времени специалиста.
8. Какой вариант выбрать
Здесь нет универсального решения.
Если главная проблема — поиск закупок, можно начать с Контур.Закупки или Seldon.
Если проблема — организация работы команды, стоит посмотреть Тендерплан.
Если нужно связать тендеры с CRM, можно рассмотреть РосТендер и его интеграционные возможности.
Если больше всего времени уходит на чтение документации, интерес представляет TenderGuru.
Если хочется начать с минимальными затратами, можно протестировать Bidzaar.
При этом никто не мешает использовать несколько инструментов одновременно.
Например:
Контур.Закупки → поиск TenderGuru → анализ документации Excel → расчёт экономики CRM → контроль работы с клиентом электронная площадка → подача заявки.
Главное
Автоматизация тендерной работы сегодня — это уже не только автоматический поиск закупок.
Можно автоматизировать практически весь подготовительный процесс:
• поиск новых процедур;
• уведомления;
• анализ рынка;
• сбор информации о заказчиках и конкурентах;
• первичный анализ документации;
• постановку задач; • контроль сроков;
• передачу информации в CRM;
• часть аналитики с помощью AI.
При этом автоматизация не отменяет необходимость проверять документацию и требования закупки по первоисточнику.
Оптимальный подход — не пытаться заменить специалиста, а убрать из его работы максимальное количество повторяющихся операций.
Источники: официальные сайты Контур.Закупки, Seldon, Тендерплан, РосТендер, TenderGuru и Bidzaar.