Управлять кредиторкой и дебиторкой в одном окне: опыт «Русского продукта»
Компания «Русский продукт» помогает своим поставщикам сырья получать оборотный капитал с помощью факторинга и с его же помощью сама закрывает кассовые разрывы. Из-за долгого и неудобного документооборота в нескольких окнах и на бумаге нагрузка на бухгалтерию росла, а компания не могла контролировать оплаченные поставки, рискуя финансовой стабильностью.
Проблемы решила автоматизация факторинга. Сейчас все сделки компания проводит в едином окне в электронном виде. Кейс будет полезен поставщикам и торговым сетям, которые работают на условиях отсрочки платежа.
Факторинг для себя и для поставщиков
«Русский продукт» — один из крупнейших производителей и дистрибьюторов бакалейной продукции. Поставляет товары в 50 000 торговых точек, работая с ними на условиях отсрочки платежа, из-за которых возникают кассовые разрывы. Чтобы их избежать, компания пользуется факторингом — финансированием под уступку денежного требования. В этом случае компания выступает кредитором.
Такая же ситуация возникла и с поставщиками сырья компании: они продают товар «Русскому продукту» с отсрочкой. Пополняют оборот тоже факторингом, и здесь уже «Русский продукт» выступает дебитором — подтверждает поставки, на которые поставщик может получить факторинг.
Проблема: процессы в разных системах
Факторинг с торговыми сетями уже был автоматизирован: чтобы получить финансирование, компания отправляла заявки на факторинг через крупнейшую в России факторинговую платформу FactorPlat:
— ритейлеры одобряли поставки;
— фактор переводил деньги;
— когда подходило время оплаты поставки, сети передавали деньги фактору.
По факторингу с поставщиками бухгалтерия частично вела факторинговые сделки на бумаге, частично — в системе электронного документооборота (ЮЗДО). Сотрудники скачивали документы из системы, составляли реестр денежных требований — необходимый для факторинга документ — и загружали его обратно
Такой подход вызывал сложности:
Процессы в разных системах. Часть факторинговых сделок сотрудники контролировали через платформу, а часть — на бумаге и в системе электронного документооборота. Нужно было переключаться между процессами, переносить данные с бумаги в систему. Это неудобно и долго.
Не было возможности отслеживать трехсторонние сделки. В факторинге участвуют три стороны — фактор, дебитор и кредитор. Через систему ЮЗДО можно только передать документы, но нельзя отследить финансовый процесс — оплатил ли банк поставку, или когда закончится срок отсрочки.
Проверка отнимала много времени бухгалтерии. Чем больше поставок нужно проверить, тем выше нагрузка на сотрудников, а кроме факторинга в компании есть другие бизнес-процессы.
Сложно контролировать поставки, оплаченные ранее. Если поставщик случайно передаст на факторинг поставки, оплаченные по взаимозачету, «Русский продукт» рискует финансово. Никто не хочет оплачивать поставки повторно, но придется доказать факт взаимозачета банку. Нужен был инструмент контроля за сделками.
Затягивались сделки. Поставщикам приходилось ждать, пока «Русский продукт» подтвердит поставки, которые банк может профинансировать, из-за этого сделки затягивались.
Решение: автоматизация факторинга и перевод всех сделок в режим одного окна
Чтобы помочь поставщикам быстрее получать факторинг, снизить свои финансовые риски и нагрузку на бэк-офис, компания решила перевести оба процесса в электронный вид.
С торговыми сетями процесс уже был налажен на платформе FactorPlat. Оставалось перевести процесс с поставщиками в такой же вид. Для старта работы потребовалась интеграция, чтобы документы по поставкам автоматически передавались из учетной системы заказчика на платформу.
Как устроены электронные сделки
Все сделки электронные — часть действий совершает пользователь, но все документы платформа создает автоматически. Остается только подписать их электронной подписью.
1. Сначала поставщик и дебитор подписывают контракт на поставку и контракт на факторинг.
2. Затем платформа автоматически формирует уведомление о заключении договора факторинга.
3. Дебитор загружает реестр подтвержденных поставок на платформу — без него поставщик не может передать поставку на факторинг.
4. Платформа создает трехстороннее уведомление об уступке денежного требования.
5. Когда трехстороннее уведомление подписали все стороны, фактор финансирует поставку.
6. Когда подходит время оплаты поставки, дебитор загружает реестр платежей и оплачивает поставку.
7. Платформа формирует акт закрытия поставки. Сделка завершена.
Проблема: небезопасные сделки
В обычном бумажном факторинге поставщик может подать на финансирование документы по несуществующим поставкам или по тем, где был взаимозачет. В одном документе могут быть 1000 поставок, каждую из которых нужно проверить бухгалтеру вручную.
Если случайно передать уже оплаченную поставку на факторинг, придется доказывать банку факт оплаты. Каждую поставку приходится проверять, но ручные проверки долгие и не оберегают от ошибок.
Решение: автоматическая верификация поставок
Совсем обойтись без участия сотрудников в проверке поставок не получится, но снизить нагрузку помогла автоматизация. И самое главное, она на 100% защищает дебитора от финансовых рисков.
Реестр документов о поставках. Старт финансированию на платформе задает «Русский продукт» — дебитор: загружает реестр документов о поставках, которые готов оплатить. Без этого шага поставщик не может передать поставку на финансирование.
Верификация. Теперь поставщик отправляет поставку на финансирование. Здесь включается автоматизация: платформа проверяет каждый запрос поставщика и сверяет документы на поставку с реестром документов дебитора. Если поставка не числится в реестре, платформа отклоняет запрос.
В итоге: два процесса в одном окне, контроль сделок и меньше нагрузка на бэк-офис
Все сделки в одном окне. Все финансовые сделки по факторингу сотрудники «Русского продукта» теперь контролируют в личном кабинете платформы:
● в кабинете поставщика — отправляют заявки на факторинг своему дебитору и фактору;
● в кабинете дебитора — подтверждают поставки на финансирование поставщикам.
Меньше нагрузка на бэк-офис. Больше нет необходимости проверять документы на каждую поставку, платформа делает это автоматически. Печатать и отправлять документы на бумаге тоже не нужно — все документы заверяются ЭП в соответствии с государственными требованиями.
Электронный документооборот. На каждую поставку из реестра платформа создает отдельный пакет документов. Если поставщик передал 1000 поставок на финансирование, по каждой будет пакет документов — бухгалтеру не нужно создавать и проверять документы руками. Останется их только подписать.
Сделки за 3-4 часа. Для поставщиков такой подход тоже имеет преимущество — их сделки финансируются за несколько часов потому, что не нужно ждать долгую проверку документов.
Безопасность. Платформа проверяет каждый запрос поставщика и сверяет документы на поставку с реестром документов дебитора. Если поставка не числится в реестре, платформа отклоняет запрос.
Еще больше об автоматизации факторинга: