Управление дебиторской задолженностью: что делать, если вам все должны
Дебиторская задолженность — это деньги, которые должны нам контрагенты. Например, переплаты по налогам и страховым взносам, долги клиентов. Рассказываем о том, как грамотно с ней работать и снизить убытки.
Всем привет! Мы делаем сервис по управленческому учету для бизнеса и знаем, сколько проблем может принести компании дебиторская задолженность.
Предположим, компания работает с клиентами по постоплате. Сначала отгружает товар, потом получает деньги. Как только покупателем подписаны документы о получении товара, возникает дебиторская задолженность. Она сохраняется до тех пор, пока деньги от клиента не поступят на счет.
Дебиторская задолженность — это неотъемлемая часть бизнеса. Проблема в том, что деньги в ней замораживаются и выпадают из оборота на определенный срок. Собственник не может распоряжаться этими деньгами, из-за просрочек платежей возникают кассовые разрывы. Иногда приходится брать кредит и платить проценты. Плюс возникают риски невозврата: клиент может не заплатить вовремя или вовсе обанкротиться. Тогда деньги пропадут.
Виды дебиторской задолженности
По сроку погашения дебиторская задолженность бывает:
- краткосрочной — до одного года;
- долгосрочной — больше года.
Один и тот же долг может переходить из одной категории в другую. Если учредитель взял займ у компании на полтора года, через полгода выплат задолженность перейдет в категорию краткосрочной.
По критериям просрочки:
- нормальная — платеж ожидается в оговоренный срок;
- просроченная — когда сроки, указанные в договоре, истекли.
Если у компании в договоре поставки отражен срок оплаты две недели после поставки, то дебиторская задолженность считается нормальной до истечения двух недель.
По вероятности взыскания:
- сомнительная — не обеспечена залогом или другими гарантиями;
- безнадежная — задолженность, которую невозможно взыскать.
Шансы на взыскание сомнительного долга остаются, а вот если прошел срок исковой давности (три года) или компания-должник ликвидирована, долг становится безнадежным.
Управление дебиторской задолженностью
Иногда компания, которая не ведет финансовый учет, не подозревает, сколько денег заморожено в дебиторской задолженности.
Она копится постепенно: сделали рассрочку для покупателей, оплатили сырье, поставка которого задерживается, ошиблись и переплатили налоги в бюджет. А потом не хватило денег на зарплаты сотрудникам и пришлось брать кредит. Конечно, в будущем компания учтет свои ошибки и не допустит таких ситуаций, но что делать сейчас?
Классифицируем задолженность по источникам
- покупатели — значительная часть дебиторской задолженности приходится на покупателей. При инвентаризации долгов нужно сверить даты оплат и данные из договоров и напомнить клиентам о необходимости оплаты.
- поставщики могут задерживать отгрузку товара, «потерять» платеж или забыть об отгрузке. Нужно проверить, пришел ли весь заказанный товар, по которым осуществлена оплата.
- бюджет и внебюджетные фонды — можно провести сверку с налоговой и ФСС, чтобы определить переплаты. Если не прошел трехлетний срок, деньги можно вернуть по заявлению. Налоговая производит возврат в течение месяца. Если прошло больше трех лет, налоги также можно вернуть, но процедура будет сложнее.
Собираем информацию
Итак, по результатам инвентаризации обнаружены должники, у которых есть просроченная задолженность. Чтобы понять, как работать с долгами, нужно собрать информацию о контрагентах. Сделать это можно в реестре дел о банкротстве, сайте судебных приставов, картотеке арбитражных дел, на сайте ФНС. Можно проверить сайт и социальные сети компании-должника: часто ли они обновляются или их забросили.
Из этих источников можно понять, ведет ли должник деятельность, есть ли у него исполнительные производства или арбитражные дела по взысканию задолженности, начата ли процедура банкротства, не исключен ли он из ЕГРЮЛ. На основе этих данных можно выбрать путь взыскания задолженности.
Ведем переговоры
Лучше всего начать с переговоров, напомнить должнику о необходимости оплаты, уведомить о том, что компания может обратиться в суд и это приведет к дополнительным расходам и репутационным рискам.
Затягивать переговоры тоже не стоит — срок исковой давности может истечь.
Наша компания часто участвует в проектах поставки оборудования в крупные предприятия. 90% наших контрактов с отсрочкой платежа, поэтому проблема контроля дебиторки стоит очень остро. С прошлого года мы ввели процедуру, которая находятся на исполнении ответственных специалистов. Она состоит из следующих этапов:
1. Уведомляем заказчика об оплате за 2 рабочих дня до наступления срока оплаты.
2. В случае просрочки направляем официальное уведомление и запрос гарантийного письма.
3. Если просрочка больше 7 дней, выставляем досудебную претензию.
4. Обращаемся в суд, если в течение месяца нет оплаты.
Сложная экономическая обстановка усугубляет ситуацию, и статистика показывает, что все больше контрагентов допускают просрочку. Важно своевременно принять меры, так как в случае банкротства контрагента вернуть деньги, скорее всего, не получится
Используем факторинг
Это уступка дебиторской задолженности компании-фактору за определенную комиссию. Деньги за отгруженный товар поступят продавцу от фактора сразу же. Если оплаты в оговоренный срок не будет, деньги с должника будет взыскивать фактор.
Обращаемся в суд
Если компания-должник не хочет платить, то придется обращаться в суд, чтобы вернуть свои деньги. Но стоит понимать, что это может привести к прекращению сотрудничества.
В нашей организации сотрудники активно работают с дебиторской задолженностью. Для этого выполняются следующие требования:
1. Перед заключением договора, юристы нашей компании проверяют ее на благонадежность, смотрят состояние судебных дел, исполнение обязательств организацией.
2. Ежемесячно бухгалтеры выявляют дебиторскую задолженность по организациям и проводят сверки по задолженностям.
3. Если задолженность не оплачивают, наши юристы включают процедуру претензионной работы и устанавливают срок на погашения 2 недели.
4. В случае отсутствия оплат, юристы готовят исковое заявление в суд на взыскание.
5. После положительного вынесения решения суда, юристы нашей организации получают исполнительный лист и обращаются к судебным приставам.
6. Судебный пристав возбуждает исполнительное производство и начинается процесс принудительного взыскания
Списываем долг
Если компания понимает, что долг взыскать не получится, например, из-за начатой процедуры банкротства, в которой кредиторов очень много, а имущества у должника нет, то единственный путь — списать этот долг. Также при небольшом размере долга, начинать судебное разбирательство может быть нецелесообразно — больше времени и денег будет потрачено на тяжбы.
В любом случае списанный долг — это убыток. Грамотное управление дебиторской задолженностью поможет компании их избежать.
Контроль дебиторской задолженности
1. Выработать систему управления дебиторской задолженностью. Это часть бизнеса, которая требует регулярного контроля. Для компании важно внедрить алгоритм работы, назначить ответственных сотрудников и тщательно выстроить бизнес-процесс.
2. Постараться перевести часть сделок из постоплаты в предоплату (если речь идет о клиентах) и договориться об оплате после поставки (если речь идет о поставщиках). Для этого можно:
- предложить клиентам бонусы за предоплату;
- разбить длительные проекты на более короткие этапы и получать оплату за них;
- провести переговоры с поставщиками о предоставлении отсрочки.
3. Страховать дебиторскую задолженность.
Если есть сомнения в платежеспособности клиента, задолженность можно застраховать. Страховой случай наступает, если клиент задерживает платежи или не платит вовсе. Но страховые компании могут составить договор так, что получить вознаграждение будет трудно. Перед заключением договора обязательно нужно проверить, все ли страховые случаи перечислены и какие лимиты выплат по ним установлены.
4. Регулярно анализировать размер и качество дебиторской задолженности.
Для анализа динамики дебиторской задолженности применяют коэффициент оборачиваемости. Он показывает, сколько раз за период дебиторская задолженность «превращалась» в деньги. Чем он выше, тем лучше.
Коэффициент оборачиваемости ДЗ = Выручка за период : Средняя ДЗ за период
Выручка — это сумма, которая компания заработала по основному виду деятельности.
Для расчета среднего размера дебиторской задолженности суммируется дебиторская задолженность на начало периода и на конец периода и делится на два:
Средняя ДЗ за период = (ДЗ на начало периода + ДЗ на конец периода) : 2
Оборачиваемость ДЗ (в днях) = Количество дней в периоде : Коэффициент оборачиваемости
Коэффициент оборачиваемости ДЗ = Выручка за период : Средняя ДЗ за период
Выручка — это сумма, которая компания заработала по основному виду деятельности.
Для расчета среднего размера дебиторской задолженности суммируется дебиторская задолженность на начало периода и на конец периода и делится на два:
Средняя ДЗ за период = (ДЗ на начало периода + ДЗ на конец периода) : 2
Оборачиваемость ДЗ (в днях) = Количество дней в периоде : Коэффициент оборачиваемости
Чем ниже длительности оборота, тем лучше для компании.
Рассмотрим расчет на примере.
Дебиторская задолженность на начало года 150 000 рублей, на конец года — 250 000 рублей.
Выручка за год — 1 миллион рублей.
Средний размер ДЗ = (150 000 + 250 000) : 2 = 200 000 (руб.)
Коэффициент оборачиваемости = 1 000 000 : 200 000 = 5 (раз)
Длительность оборота = 365 : 5 = 73 (дня)
Чем ниже длительности оборота, тем лучше для компании.
Превентивные методы управления дебиторской задолженностью оказываются на 80% дешевле, чем экстренные. В нашей компании это:
1. Бизнес-скоринг.
Это базовая проверка контрагента по ИНН: действующая ли компания, реальный генеральный директор, обороты. При значительной сумме отгрузки важно дополнительно проверять динамику показателей (обороты, выплаты в ПФР, сумму уплаченного НДС), перекосы в цифрах, смену руководителей, судебные дела, активы компании.
2. Рандомные проверки.
Даже у проверенных партнеров может измениться положение дел. Важно «прогонять» контрагентов через скоринг каждый раз перед отгрузкой с отсрочкой платежа. Объективно оценивайте, насколько ваша компания в приоритете для контрагента. В первую очередь закрывают задолженность перед теми, кто важнее, без чьих товаров или услуг бизнес встанет.
3. Регламенты и документы.
Документы должны максимально защищать интересы компании. Перепроверьте все свои договоры, ищите слабые места, пункты, которые делают вас уязвимыми и дают контрагенту возможность безболезненно оттягивать срок платежа. Внедрите строгий регламент и стандарты работы для службы безопасности и отдела продаж.
Качественная реализация этих инструментов может снизить уровень задолженности на 55–90%
Резюмируем
- Дебиторская задолженность — неотъемлемая часть бизнеса, управляя ей компания может снизить убытки из-за несвоевременных платежей или неплатежей.
- Важным направлением управления дебиторской задолженности является ее контроль.
- Для взыскания дебиторской задолженности можно использовать переговоры, факторинг, обращение в суд.
- Если контрагент вызывает сомнения в платежеспособности, сделку можно застраховать.