Какие статьи расходов компания может безболезненно сократить в кризис

Всем привет, я Илья Рыжов, управляющий партнер «АКР Консалтинг». Я не могу дать универсальные рекомендации о том, какие расходы следует исключить в тяжелые время, когда одни компании убирают печенье из офисной столовой, а другие вынуждены отказаться от офиса. Зато я могу рассказать об универсальном подходе к анализу издержек, благодаря которому любой бизнес сможет определить наименее важные траты в разгар кризиса и безболезненно сократить их.

Самая очевидная и неприятная проблема в начале любого кризиса — заморозка платежей от клиентов. Опыт 2008, 2014 и 2020 годов показывает, что это случается часто, но проходит относительно быстро. Для таких ситуаций бизнесу и нужен денежный резерв. Но у малых и зачастую даже средних компаний часто нет подушек безопасности, поэтому фаундеры страдают от кризиса в первую очередь, ведь им приходится решать проблему собственными ресурсами. Мало кому удается собрать достаточно предоплат, чтобы штатно пережить это время.

Наиболее катастрофичное решение, которое может принять основатель бизнеса в этот момент — сократить команду. Команда сегодня — самое важное средство производства, она и есть бизнес. Поэтому последним рубежом перед закрытием компании должны стать сокращения и снижение фонда оплаты труда. Вместо этого стоит сэкономить на другом.

В кризисные времена невозможно по щелчку пальцев поднять стоимость своих услуг. Снижение покупательской способности, нестабильный курс валюты не позволят сделать это без потери клиентов. Единственный способ извлечь выгоду — работать на операционной эффективностью команды и процессов, чтобы при затрате тех же ресурсов получить больше, повысить маржинальность продукта и сохранить компанию на прежнем уровне.

Начать бизнес не так сложно, как сделать его прибыльным. Например, в сфере заказной разработки очень низкий порог входа: бывший программист или линейный менеджер может начать свое дело, но при том даже не вести управленческий учет и не знать, как именно это делать.

Самый базовый инструмент для начала работы над операционной эффективностью — это БДР (бюджет доходов и расходов) . Таблица, которая представляет собой прогнозный план. Она разбита по месяцам и учитывает абсолютно все производственные и непроизводственные расходы. Обычно план делают на длительный период, а затем детализируют и актуализируют текущий месяц. Здесь шаблон, который можно использовать.

Без БДР сложно увидеть полную картину расходов, оценить их эффективность, а тем более целесообразность сокращения. Если у вас нет такой таблицы, разобраться и создать ее можно менее чем за две недели. Если есть, самое время актуализировать текущий квартал и начать оценку расходов (как именно — поговорим ниже) .

Посмотрите на таблицу БДР отстраненно и начните вычеркивать строки, задавая к каждой из них вопрос — выживет ли компания, если я сокращу именно эти траты?

Каждую ячейку для удобства можно окрасить в красный, желтый или зеленый цвет — этот «светофор» поможет с визуализацией. Статьи расходов, которые окажутся зелеными, можно смело вычеркивать на ближайшие два месяца: фрукты в офис, мероприятия, такси и прочие. Над желтыми строками нужно подумать, а вот красные — постараться сократить, но не убирать полностью, они самые важные для поддержания бизнеса. Это могут быть зарплаты сотрудников или незаменимое программное обеспечение для работы.

Что произойдет, если основатель компании до конца года перестанет ездить на конференции? Вряд ли бизнес рухнет, если, конечно, это не event-агентство. Поэтому эту строку можно смело красить в зеленый — сокращать.

Желтые строки — это, например, дополнительные сервисы для работы, реклама или работа с подрядчиками. Вы должны трезво оценить, к чему может привести их резкое уменьшение, и понять, дешевле их снизить, полностью исключить или все же постараться сохранить весь кризисный период. Для этого их тоже можно раздробить по степени важности. Например, в марте вы планировали проект по продвижению, который будет стоить компании 2 млн рублей. Если вы отложите его до конца года, то сохраните не только рекламный бюджет, но и двухмесячную зарплату подрядчиков. В таблице сразу отразится сумма высвободившихся денег, и вы сможете перенаправить ее на более приоритетные расходы в данный момент.

Разберем спорные ситуации на примерах. Вы прогнозируете, что в ближайшие два месяца совсем не будет бумажной работы. Логичным кажется сократить делопроизводителя с зарплатой, например, в 50 000 руб. Как только вы об этом подумали, задайте себе вопрос — насколько сложно будет снова возобновить этот процесс и как дорого он будет стоить? Сразу сократить сотрудника нельзя, даже в случае ухода по собственному желанию сотрудник отработает еще две недели по ТК РФ. В результате вы сэкономите чуть больше 100 000 руб. с учетом налогов, которые платили за сотрудника. Через время вы снова вернетесь к найму человека на эту должность, но стоимость его найма и обучения может составить 120 000 руб. или более. Дополнительные затраты потребуются на HR-службу и период адаптации. Эта ситуация не приведет к оптимизации расходов, а, наоборот, увеличит их.

То же самое с сервисами — например, лицензиями на ПО. Допустим, у вашей компании, которая занимается разработкой мобильных приложений, есть основное аппаратное обеспечение и резервный сервер для копирования данных, который обходится в 80 000 руб. за месяц. Вы можете перестать оплачивать его на некоторое время, но вам придется потратить время DevOps-инженеров, чтобы выгрузить данные, затем расторгнуть договор с поставщиком услуг и перенастроить текущий сервер, чтобы копии данных хранилась иначе. В конце концов, вы снова восстановите прежнюю работу, но сам процесс выгрузки данных может стоить больше, чем вы сэкономите за два месяца.

Некоторые расходы могут казаться вам обязательными к сокращению. Но вычеркнув их полностью, в перспективе вы можете пожалеть. Сегодня нужно научиться анализировать расходы хотя бы с небольшим горизонтом планирования, чтобы стабилизировать бизнес, и в этом снова поможет БДР.

Кризис — явление проходящее. Если вы сможете приспособиться к тяжелым условиям и выработать системный подход к управлению, это станет хорошей основой для оптимизации процессов, масштабирования компании и ее будущей сверхэффективности. О том, что делать агентствам в первую очередь, я рассказываю в своем антикризисном гайде. Ищите его в телеграм-канале «Рыжов говорит».