Цифровая трансформация финансов для быстрорастущих компаний – миф или реальность?

Cегодня хотел рассказать о том, что узнал про финансовых директоров и автоматизацию финансов на одном из наших мероприятий - SAP Бизнес Кампус.

В нашей сессии по финансам выступали:

- Елена Тябутова, финансовый директор «Алкогольной сибирской группы» (АСГ)

- Евгения Воротынская, руководитель службы качества и развития сервисов «Черкизово-ОЦО»

- Евгений Баринов, финансовый директор компании «Нанолек»

Посмотреть можно по этой ссылке. После авторизации выберите панельную дискуссию "Финансы: Операционный учет или стратегическая функция?", зал 3. Ну а также можете посмотреть какую-нибудь другую сеесию, которая будет интересна.

Финансы – это, пожалуй, самая автоматизированная функция в компании. Ну не вручную же вы будете сводить все отчеты, правда?(или кто-то до сих пор так делает?). Тем более, что финансы – это тот сквозной процесс, который является фундаментом для всех основных бизнес-процессов.

Но давайте посмотрим чуть глубже. Автоматизация финансов – это ведь не только про то, как считать деньги, сводить дебет с кредитом, видеть траты и остатки. Цифровые технологии помогают финансистам стратегически выстраивать понятные и простые, на первый взгляд, процессы. Вот мы как раз и обсуждали, как инновации могут помочь казначеям стать бизнес-партнерами, бухгалтерам – аналитиками, а финансовым директорам – астрологами, которые могут предсказать изменение плана продаж.

Так как финансовому директору превратиться в астролога?

Все финансовые директора, которые были на нашей панельной сессии тогда, согласились, что финансы в компании – это уже давно не просто операционный учет, но стратегическая функция.

Представьте сценарий. У вас в компании есть робот, который умеет разбирать платежные документы и прогнозировать, когда поступит оплата от контрагентов. Его искусственный интеллект анализирует историю оплаты от этого поставщика, информацию из внешних источников, курсы валют, тенденции рынка и на основании всех этих внутренних и внешних данных делает прогноз об оплате. Впечатляет, не правда ли? И такие сценарии уже работают на рынке. Тем не менее, без отлаженных базовых механизмов использовать роботов и датчики, пожалуй, преждевременно.

«Если компания находится на базовом уровне, то ей, безусловно, сначала надо сформировать фундамент. Потому что в самом начале развития финансы вынуждены выполнять лишь операционную функцию, контролировать процессы, поскольку без контроля бизнес существовать не может. Как только базовые процессы отстроены, в этот момент финансы становятся реальным участником бизнеса, стратегическим бизнес-партнером, который помогает принимать решения, а иногда этими решениями и управляет», - Елена Тябутова, АСГ.

С мнением Елены соглашается и Евгения Воротынская из «Черкизово-ОЦО». Она привела в пример свою компанию, где после унификации всех процессов и учетных политик удалось внедрить KPI для топ-менеджеров и руководителей функций по срокам предоставления информации и документов для закрытия. Теперь закрытие происходит за 8 дней.

Мы спросили участников сессии, а какие изменения финансовой функции произошли за последние 3-5 лет?

«Тенденция последних лет такова, что руководству уже не нужны красивые отчеты в Power Point. Генерального директора, как правило, интересует 2-3 цифры в годовом бизнес-плане, которые говорят о выполнении качественных и количественных показателей. Однако, чтобы эту красивую цифру с ключевыми показателями вывести, финансисты совместно с продажами, производством должны обработать много данных. Так что финансы внутри компании всегда на стыке всей автоматизации и цифровизации. Поэтому, как и ИТ, конечно же они должны влиять на бизнес-процессы, корректировать и менять их, а также брать на себя лидирующую роль в том случае, если эти процессы не очень эффективно работают. И это однозначно тот функционал, который переходит сейчас к финансистам», - Евгений Баринов, «Нанолек».

Стали быстро и качественно отвечать на запросы бизнеса, влиять на бизнес-процессы, менять их? Берете на себя лидирующую роль, если что-то вдруг в этих процессах не работает? Можете начинать активно думать про искусственный интеллект и машинное обучение. И вот вы уже не просто тот, кто что-то считает и сводит баланс, чтобы компания не захлебнулась, а стратегический бизнес-партнер, советник – принимаете решения и контролируете процессы.

Автоматизация VS цифровизация – есть ли предел совершенству?

Между тем, прежде, чем начать думать о роботах, которые все делают за вас, наши спикеры задались вопросом, где же качественный переход от автоматизации к стратегии. И где та грань, когда автоматизация начинает вредить стратегии и есть ли она вообще?

Послушав выступление наших экспертов, я решил выбрать несколько важных, на мой взгляд, пунктов, на которые стоит обратить внимание перед тем, как решиться на цифровизацию:

1. Проверьте, готов ли бизнес компании, где вы работаете, в целом к ИТ-трансформации в финансах. Убедитесь, что коллеги отдают себе отчет в том, что им придется кардинально меняться: в документообороте, в проведении транзакций и ответственности каждой из функций. Кроме того, в малом и среднем бизнесе, как подчеркнул Евгений Баринов, обычно сложно с ролями, часто они находятся на стыке между несколькими сотрудниками или один человек выполняет несколько ролей одновременно. В такой ситуации приходится очень серьезно подумать, прежде, чем нагрузить сотрудника дополнительной работой. При переходе к цифровизации вы должны четко понимать степень готовность людей, а потом планомерно выстраивать работу с персоналом, обучать его и т.д. И еще будьте готовы к тому, что, убрав пять бухгалтеров и заменив их роботами, вам, скорее всего, придется нанять дополнительно двух ИТ-специалистов, предупреждает Евгений Баринов.

2. Уходите от лоскутной автоматизации и делайте выбор в пользу единой платформы. Это даст меньше хаоса в процессах, вы сделаете больше с меньшим количеством людей. Однако в самом начале непременно оцените людской ресурс, возможно, что сначала вам потребуется больше людей для занесения необходимых данных в систему.

3. Периодически делайте «работу над ошибками». Раз в неделю, в месяц или любой другой срок, который вы считаете оптимальным, анализируйте с коллегами ошибки в процессах, из-за которых что-то пошло не так. Когда вы будете знать, что именно вам надо изменить, это уже половина успеха. Кстати, если в крупных компаниях дела с закрытием обстоят более-менее нормально, то в небольших и средних компаниях при отсутствии автоматизированной системы закрытие может растянуться на 1,5 месяца. Эффект от автоматизации в небольших компаниях заметнее.

«Автоматизация – это перенос рутинных операций и замена бумажного труда, когда операции начинает выполнять система. Цифровизация же – это то, как ты можешь распорядиться данными, которые в этой системе появились. В силу специфики фармацевтической отрасли приходится готовить много бумажных отчетов с большим количеством страниц и здесь машинное обучение, безусловно, не помешало бы. В Европе уже есть примеры, когда досье на серию лекарственного препарата, которое может состоять из сотни страниц, полностью берется из системы», - Евгений Баринов, «Нанолек».

Конкуренцию никто не отменял, так что уходить от бумаг совершенно точно нужно.

А совсем без людей можно?

В процессе дискуссии возник интересный вопрос – а есть ли лимит автоматизации? Действительно, можно ли совсем убрать людей из всех процессов, просто нажимать кнопки и задавать необходимые алгоритмы? Наши гости считают, что нет. Постепенно будут автоматизироваться рутинные операции, но совсем без людей не получится. И я, пожалуй, соглашусь.

«Лимитом автоматизации элементарно является окупаемость технологии. Да, вы заменили 5 бухгалтеров роботами, они быстрее и качественнее делают вам мэппинг, сверяют банковские выписки, используют данные одновременно из нескольких систем, обеспечивают свою безопасность. Но это может обходится вам дороже, чем 5 бухгалтеров, особенно, если регион не Московский. Совершенствоваться, безусловно, надо, но нужно смотреть на эффективность и окупаемость роботизации и автоматизации, которая есть. Ну и, конечно, всегда будут те пользователи, которым понадобится ответить на какие-то вопросы, будут исключения, которые нужны бизнесу с точки зрения его бизнес-эффективности, прибыльного роста и т.д.

Так что совсем без людей не получится. Другой вопрос, что финансам придется переориентироваться в большей степени на бизнес-партнерство. Все об этом мечтают, но не все пока могут. Кроме того, необходимо будет переориентировать людей на принятие решений и эту способность развивать. Ведь во многих компаниях сейчас бухгалтер – это не человек, принимающий решения. Даже если заменить 80% сотрудников роботами, должны остаться люди, которые этих роботов будут направлять», - Елена Тябутова, АСГ.

Кстати о людях и развитии. Мне очень понравилось наблюдение Елены. По ее словам, процесс внедрения наших решений в компании способствовало развитию талантов и лояльности к работодателю. Сотрудники были рады, что компания вкладывается в их развитие, обучает работать с новыми системами, что именно они – те люди, на которых в дальнейшем будет полагаться бизнес. Вот такой неожиданный «побочный» эффект от автоматизации – развитие талантов.

О чем мечтает финансовый директор?

Подводя итоги сессии по финансам на нашем Кампусе, мы спросили спикеров – а о чем сегодня мечтает финансовый директор?

А мечты очень даже понятные – получить простые инструменты для консолидации всех процессов; инструменты для прогнозирования, когда система анализирует за тебя исторические данные и планы продаж и говорит, что будет в действительности. А еще финансисты мечтают максимально автоматизировать рутинные процессы и получить время заняться более ценными операциями.

Помните робота, про которого говорили в начале - который скажет, заплатит этот поставщик или нет? Конечно, такой робот пригодился бы, он существенно упростит жизнь. Но пока вы не выстроите базовые процессы, не решите для себя, где и когда вы хотите оказаться, стратегический рывок вы вряд ли сможете совершить, даже с помощью этого чудесного робота или других технологий.