Выход из операционки: 8 шагов для руководителя

Собственник должен досконально знать бизнес, но иногда погружение в операционное управление приводит к проблемам. Например, компания не может выйти на новый уровень, так как руководителю не хватает времени. Рассказываем, как безболезненно выйти из «операционки» и развивать свое дело.

Всем привет! Это сервис учета финансов для бизнеса ПланФакт. Рассмотрим в статье, как все-таки выйти из «операционки» и нужно ли это вообще делать.

«Операционка» — это текущие вопросы и проблемы бизнеса. Например, оплата счета за интернет с телефонией или пополнение топливной карты для автомобилей. И, если эти вопросы решает собственник, то, значит, он погружен в операционное управление компании.

На самом деле это не всегда плохо. Если бизнес только начинает свою работу, то собственник обязательно погружается в каждый процесс. Иначе не получится понять все особенности бизнеса.

Но погружение в «операционку» становится проблемой на этапе роста и развития компании. Например, руководителю надо решать стратегические вопросы по запуску нового направления или анализировать продажи за прошлый год, а сотрудники просят совет по поводу починки замка на входной двери.

Таких вопросов набирается десятки в день и собственник постоянно отвлекается. В результате появляется много рабочих задач, но бизнес стоит на месте. Кроме этого, накладываются и личные проблемы. Например, нельзя уехать в отпуск на неделю, так как бизнес просто встанет.

Если бизнес растет, то однажды придется выйти из «операционки». Это не значит, что надо отпустить все процессы. Нужно делегировать и распределять задачи по сотрудникам. Собственник не обязан делать абсолютно все.

Некоторые считают, что успешность руководителя можно проследить по тому, как работает бизнес в его отсутствие. Если собственник может спокойно уехать в отпуск, а сотрудники знают, что делать и не вызванивают его каждую минуту, то это эффективный руководитель.

Прежде всего нужно психологически принять факт, что невозможно делать все. Сотрудники для того и существуют, чтобы брать на себя рабочие задачи. Но это не значит, что нужно полностью отпустить ситуацию. Всегда должен быть контроль. Но отслеживание ситуации не означает, что придется погружаться в каждый процесс.

Руководитель должен делать то, что умеет и нравится. Остальные процессы нужно контролировать. Для этого есть отчеты за неделю или месяц, а также прописаны метрики для определения успешности.

Чаще всего у собственников 4 подхода к бизнес-процессам:

Во всех подходах нет такого, чтобы собственник занимался операционным управлением. У него более глобальные задачи.

Распределение процессов

Для начала нужно разбить бизнес на процессы и распределить по важности:

Например, компания занимается производством. Основные процессы — это поиск поставщиков, производство и упаковка продукции. Поддерживающие — сбыт и бухгалтерия. Маркетинговые активности и анализ рынка относятся к развивающим процессам.

Зоны ответственности

Каждый процесс нужно разбить на этапы и назначить сотрудников, которые должны обеспечить выполнение и результат. Например, технолог выбирает поставщика и следит за качеством готовой продукции, бухгалтер проводит оплату и оформляет документы, а начальник цеха обеспечивает изготовление товара.

Сбор данных

Все данные о процессах нужно хранить в одном месте. Это может быть CRM или таблица в Excel. Главное, чтобы вся информация хранилась в одном месте. Если сотрудники будут использовать какие-то личные инструменты, то получится бардак: что-то обязательно потеряется, а данные будут неполными.

Планирование

Если собственник научился делегировать, то нужно научиться контролировать работу. Для этого нужно ввести в компании планирование, то есть поставить цели для бизнес-процессов. Например, увеличить сбыт товаров в 2 раза или увеличить выручку it-студии на 40%.

При этом важно планировать с ключевыми сотрудниками. За выполнение плана отвечают они, и, возможно, с их стороны будут корректировки и дополнения.

Контроль и наблюдение

Сотрудники должны понимать, что собственник может в любой момент проконтролировать работу коллектива. Например, в CRM можно посмотреть, как быстро менеджеры отвечают на заявки с сайта или прослушать телефонные разговоры продажников.

Руководитель должен обеспечить себе доступ к информации, чтобы слушать не только отчеты, но и наблюдать за работой сотрудников.

Назначение топ-менеджеров

Если компания растет и появляются отделы, то собственнику не стоит включаться в процесс отбора каждого сотрудника. Назначайте руководителей отделов, которые уже сформируют команду под себя. Поэтому стоит научиться выбирать людей, которые способны руководить.

Определение миссии компании

Постарайтесь донести до коллектива идеи, которые сопровождают бизнес. Например, что сервис финансового учета поможет предпринимателям контролировать процессы и сохранить свой бизнес на долгие годы. Если команда чувствует, что приносит пользу, то работает более эффективно.

Выбор приемника

Например, предприниматель наладил бизнес-процессы и решает запустить совершенно новую компанию. В этом случае нужно выбрать директора, который останется руководить в уже работающем бизнесе.

Можно сделать директором одного из сотрудников. Он знает особенности процессов и бизнеса. Ему будет гораздо проще влиться в работу, чем человеку со стороны. Если говорить о минусах, то у него могут быть трения с коллективом. Часть сотрудником могут не принять такого руководителя. Тут нужно смотреть, что выгоднее для дела.

Плюс сотрудники не всегда готовы стать руководителями. Поэтому директора можно нанять со стороны. Тут важно обсудить стиль управления. Если собственник был мягким и дружелюбным, то не факт, что авторитарный руководитель сможет наладить эффективную работу.

Это не обязательно делать, если вас все устраивает. Возможно, ваша жизнь и состоит из того, чтобы погружаться в каждую деталь бизнеса. Но если не можете съездить в отпуск, запустить новое дело или страдает личная жизнь, то следует принять меры, чтобы выйти из оперативного управления.

В конце концов, бизнес делают, чтобы быть более свободным, чем при работе в найме. А собственник должен больше заботиться о стратегических направлениях: