7 умных советов по бюджетированию для владельцев малого бизнеса

· Создание бюджета (и придерживание его) является критическим аспектом управления финансами малого бизнеса.

· Включение вашей команды, чтобы понимать, что нужно для поддержки операций, может помочь вам создать бюджет, основанный на реальности.

· Регулярно пересматривайте свой бюджет, чтобы определить, имеет ли он еще смысл в свете текущей ситуации вашего бизнеса, и соответствующим образом вносите изменения.

· Эта статья предназначена для предпринимателей, которые хотят улучшить свои навыки бюджетирования, чтобы лучше управлять финансами своего малого бизнеса.

Не удивительно, что запуск бизнеса требует немалых затрат, но расходы не заканчиваются, когда вы уже начали работу. Как владелец малого бизнеса, вы захотите создать и поддерживать надежный бюджет, чтобы держать свои финансы под контролем. Это руководство предлагает несколько полезных советов, которые помогут вам разработать бюджет, который будет способствовать росту вашего малого бизнеса.

При составлении бюджета для вашего малого бизнеса следование этим семи шагам поможет вам убедиться, что вы не только финансово ответственны, но и реалистичны в оценке того, сколько вам потребуется затрат для поддержки операций. Хороший бюджет должен быть сбалансированным и предоставлять точную оценку затрат, необходимых для ведения вашего бизнеса.

1. Завышайте расходы.

Если ваш бизнес работает на проектной основе, вы знаете, что каждый клиент уникален, и никакие два проекта не будут точно такими же. Часто вы не можете предсказать, когда что-то выйдет за рамки бюджета.

"Так многое в бизнесе зависит от планирования и реагирования на неожиданное", — говорит Дуг Келлер, финансовый планировщик в Peak Personal Finance. "Для владельцев малого бизнеса не предвидеть расходы или их величину может оказаться роковой ошибкой и ослабить организацию, прежде чем у нее появится время для роста. Чтобы противодействовать этому, важно, чтобы владельцы бизнеса завышали расходы и защищали себя. Это тактика выживания, которая позволит владельцам страховаться от риска или неудачи".

"Каждый проект, кажется, имеет [дополнительную] стоимость, которая не была предвидена", — добавил Джеймс Онтра, генеральный директор компании по управлению презентациями Shufflrr.

По этой причине Онтра советует бюджетировать немного выше, чем предполагаемые затраты на каждый статье расходов, чтобы быть готовым, если что-то выйдет за рамки бюджета.

2. Обращайте внимание на цикл продаж.

Многие бизнесы проходят через периоды более и менее загруженности в течение года. Если у вашей компании есть сезонный спад, вам необходимо учитывать свои расходы в это время. Пол Чо, главный операционный директор Purpose Financial, предложил использовать более спокойные периоды, чтобы подготовиться к следующему подъему продаж.

«Из циклов продаж можно многое узнать», — сказал он. «Используйте свободное время, чтобы усилить свои маркетинговые усилия и предотвратить полную остановку генерации прибыли. Чтобы сохранять процветание компании и сохранять доход, вам придется определить, как привлекать своих клиентов новыми и креативными способами».

Анни Скрантон, генеральный директор Pace Public Relations, сказала, что, если вы знаете, что у вашего бизнеса есть менее активные времена, вам следует иметь дополнительные деньги на счету в течение этих месяцев.

«Лучше всего стараться еще больше снизить расходы в межсезонье и иметь дополнительные сбережения на случай, если поступающие средства окажутся ниже ожидаемых», — сказала она.

3. Не забывайте, что время — это тоже деньги.

Один из самых больших ошибок, которые делают малые бизнесы, — это забывать включать время в бюджетный план. Онтра напоминает владельцам бизнесов, что время — это деньги, особенно когда работают с людьми, которые получают оплату за свое время.

«Недооценка времени напрямую увеличивает затраты», — говорит Онтра. «Вы не только начинаете терять время в соответствии с графиком выполнения; ваша команда также теряет импульс, поскольку их коллективная мысль смещается на другой проект».

Онтра рекомендует относиться к своему времени как к деньгам и устанавливать внешние сроки позже, чем тот, когда вы реалистично ожидаете завершение проекта.

«Если вы считаете, что проект будет завершен в пятницу, обещайте доставку в понедельник», — сказал он. «Таким образом, если вы закончите работу в пятницу, доставьте работу заранее и станьте звездой. Если по какой-то причине время истекает, доставьте работу в понедельник, и вы все равно будете успешны».

4. Вовлекайте ваших сотрудников.

То, что вы являетесь владельцем бизнеса, не означает, что все давление лежит на вас. Ваш бюджет касается всех в вашей компании, поэтому каждый сотрудник должен быть информирован и добавлять любые идеи или замечания, которые они считают необходимыми.

"Правильный бюджет является слишком важным, и слишком много переменных для того, чтобы это было на плечах одного человека", — сказал Нэйт Мастерсон, менеджер по маркетингу Maple Holistics. "Идеальный бюджет должен подвергаться интенсивному анализу командой сотрудников с разнообразным набором навыков, чтобы эффективно управлять бюджетом малого бизнеса. Рассчитывая на координированную команду, вы можете подходить к своему бюджету с разных точек зрения, чтобы в конечном итоге ожидать неожиданного и планировать соответственно."

Кроме того, сотрудники должны знать о любых изменениях, которые вы вносите, и которые могут повлиять на них или на вашу компанию, чтобы они понимали, что от них ожидается в будущем.

"Держите своих сотрудников в курсе ваших краткосрочных и долгосрочных финансовых целей, а также того, что они могут сделать, чтобы их достичь", — сказала Кала Гибсон, исполнительный вице-президент и руководитель бизнес-банковского подразделения Fifth Third Bank. "Связывая индивидуальные цели с общими целями бизнеса, вы будете держать всех на одной волне."

5. Не платите себе мало.

Многие владельцы бизнеса искушены сохранять каждый заработанный пенни для своего бюджета, особенно в начале. И хотя важно иметь резервные финансы, ваш бюджет должен предоставлять достаточно места для того, чтобы вы могли получать заработную плату.

"Со множеством движущихся частей, легко забыть о том, что владельцу малого бизнеса тоже нужно получать заработную плату", — сказал Келлер. "Некоторые люди чувствуют себя виноватыми, платя себе, когда кажется, что деньги могут быть выделены в другое место... но в конце концов, владелец все равно является только сотрудником. Вы должны компенсировать себя как такового и находить другие способы для выплаты других расходов".

6. Определите и поймите риски.

Каждое предприятие сопряжено с риском, и каждый риск может повлиять на финансы вашей компании. По словам Чо, малые бизнес-владельцы должны рассмотреть свои долгосрочные и краткосрочные риски, чтобы точно спланировать свое финансовое будущее.

"Как изменения минимальной заработной платы или требований по здравоохранению повлияют на вашу рабочую силу?" — говорит Чо. "Вы работаете в географии, где высок риск природных катастроф? Вы сильно полагаетесь на сезонных работников? Понимание потенциальных рисков, с которыми вы сталкиваетесь на краткосрочной и долгосрочной основе, важно для всех малых бизнесов. Как только вы определите угрозы для производительности, можно построить более четкую картину вокруг планирования аварийных ситуаций, потребностей в страховании и т.д."

Скрэнтон предложила составить список гарантированных доходов и расходов в месяц, чтобы понимать свои риски.

"Это отличная отправная точка для определения того, насколько ликвидна ваша компания на самом деле", — сказала она. "Если вы зарабатываете деньги, то можете отложить часть средств на сбережения или вложить в расширение компании через новых наймов, расширение и т.д."

7. Постоянно пересматривайте свой бюджет.

Ваш бюджет никогда не будет статичным или постоянным; он будет меняться и развиваться вместе с вашим бизнесом, и вам придется корректировать его в соответствии с вашими паттернами роста и прибыли.

"Для владельцев малого бизнеса требуется время, чтобы узнать циклический характер бизнеса, так как сезонные тенденции естественным образом влияют на бюджет и эффективность организации", — сказал Келлер. "Особенно в начале, бюджет может претерпевать множество изменений, чтобы адаптироваться к новым или колеблющимся затратам. В результате владельцы малого бизнеса должны быть внимательны к этому и следить за своим бюджетом и корректировать его при необходимости".

Чо предложил регулярно пересматривать свои ежемесячные и ежегодные бюджеты, чтобы получить более четкое и обновленное представление о финансах вашего бизнеса.

"Регулярное обновление бюджета поможет вам лучше контролировать финансовые решения, потому что вы будете знать точно, сколько вы можете позволить себе потратить, в отличие от того, сколько вы планируете заработать", — сказал Чо.

Вы также должны учитывать прошлые тенденции рынка, чтобы подготовить себя к году вперед. Оттуда вы можете учесть экстренные средства и неожиданные затраты, добавил Чо.

Составление бюджета для вашего бизнеса обеспечивает контроль расходов и гарантирует, что у вас достаточно денежных резервов, чтобы покрыть любые неожиданные расходы или поддержать новые инвестиции. Бюджетирование также помогает вашей команде понимать, какие ресурсы им доступны.

По словам Скрантона, компании всех размеров испытывают финансовые колебания, поэтому важно планировать заранее.

«Если вы не составляете бюджет и не экономите соответственно, вы окажетесь в плохом положении, если ваша компания переживет спад или даже месяц не будет прибыльным», — сказала она. — «Вы должны учитывать задержку платежей, и бюджетирование может помочь снизить финансовое бремя, которое вы можете испытывать в ожидании прихода чека».

Кроме того, бюджеты служат полезными инструментами для отслеживания исторического роста вашего бизнеса. По мере увеличения расходов и доходов вы можете использовать прошлые бюджеты, чтобы понимать, как ваши инвестиции в определенные области росли или уменьшались, давая вам больше понимания того, как осознанно развиваться.

Без бюджета трудно отслеживать, тратит ли ваш бизнес слишком много денег или есть ли место для дополнительных инвестиций. Бюджет помогает установить ваши ожидания и ясно объяснить сотрудникам, какие ресурсы им доступны для выполнения их работы. Он также служит мерилом для отслеживания роста вашего бизнеса и является индикатором финансового здоровья вашей компании. Каждому бизнесу необходим бюджет для успешной работы, и это начинается с того, чтобы составить бюджет, который отражает реальность расходов вашего бизнеса.