Бухгалтерский аутсорсинг: для чего это нужно и как выбрать подрядчика

Ни один владелец бизнеса, даже самый опытный и работоспособный, не может делать все в одиночку — рано или поздно он встает перед вопросом, на каких из функций сконцентрировать свое внимание, а какие можно делегировать.

Выход очевиден — это передача непрофильных бизнес-процессов (например, рутинных задач вроде HR-делопроизводства, бухгалтерии, юридических задач) на аутсорсинг.

Чем аутсорсинг бухгалтерских услуг полезен бизнесу и каким компаниям стоит об этом задуматься — рассуждает Светлана Борматова, генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Госкорпорации “Росатом”).

Термин “аутсорсинг” звучит непривычно, однако само явление, по сути, для нас не ново. Кафе, ресторан, автомойка, маникюрный кабинет, даже школа — пользуясь их услугами, мы передаем на аутсорс задачи, которые смогли бы решить и самостоятельно, но дороже и менее качественно.

Если кто-то умеет вести бухгалтерию быстро, качественно и при помощи новейших специализированных инструментов — отдать задачи ему на аутсорс можно и нужно.

Мы идем на маникюр к профессиональному мастеру, у которого есть все нужное оборудование, хотя дома у нас есть ножницы и пилка — потому что мастер сделает маникюр лучше и быстрее.

На примере с маникюром наглядно видна эффективность аутсорсинга.

С бухучетом та же история: у штатных бухгалтеров небольших компаний, как правило, нет доступа к современным IT-решениям для автоматизации бухгалтерского учета — например, юридически значимому электронному документообороту или программным роботам, распознающим сканы и вносящим данные в корпоративные системы. Специалисты на аутсорсинге чаще всего работают со всеми этими инструментами.

Помимо IT-оснащенности, бухгалтеры на аутсорсе отличаются более высоким профессионализмом и специализацией.

Поэтому компания, передающая им функционал по ведению бухгалтерского и финансового учета, не только экономит на оплате штатного бухгалтера, но и значительно снижает вероятность ошибок в бухгалтерских и финансовых документах.

Малый бизнес

Малый бизнес чаще всего обращается к аутсорсинговым компаниям за юридическими или бухгалтерскими услугами. Это делается не столько для увеличения скорости работы, сколько ради экономии: если коллектив составляет 10-15 человек, то нагрузка на бухгалтера — около ⅓ ставки. Найти квалифицированного бухгалтера, который будет работать на треть ставки и треть зарплаты — задача не из легких.

Владелец компании встает перед выбором:

– нанять бухгалтера на полную ставку и поручить ему какие-то задачи помимо основной работы (например, поставить его на ресепшн). Мало кто из опытных и знающих дело бухгалтеров на это пойдет.

— нанять бухгалтера на полный день и платить ему полную заработную плату, понимая, что ⅔ рабочего дня он простаивает. Компании с небольшим штатом, в которой считают каждую копейку, это просто невыгодно.

Малому бизнесу удобнее и выгоднее передавать бухгалтерские задачи в небольшую аутсорсинговую компанию. Там нет автоматизированных IT-сервисов, но бухгалтеры ведут по несколько компаний за доли ставки плюс взаимодействуют с ФНС. До определенного момента это оптимальный вариант для малого бизнеса.

Крупные компании

У крупного бизнеса своя специфика. Квалифицированных бухгалтеров в штате хватает, нагрузки для них тоже — но важным становится уже другое.

У бухгалтера крупной компании много задач одновременно: работа с первичкой, налоги, амортизация, учет материальных и нематериальных активов и другие внутренние задачи.

Кроме того, большой штат — это множество видов и особенностей оплаты: оклады, коэффициенты, бонусы, доплаты за условия труда.

Например, если у специалиста почасовая оплата, его отозвали из отпуска и направили на Крайний Север работать в сложных условиях — расчет занимает больше времени, чем обычно, и никакими таблицами Excel, как в маленьких компаниях, уже не обойтись.

При таком разнообразии и объеме задач любой, даже самый опытный, бухгалтер не застрахован от ошибок: удержать в голове так много информации просто невозможно.

Аутсорсинговые компании выстраивают работу по другой схеме.

Одни бухгалтеры занимаются только расчетом заработной платы, другие — только банками или только материальными активами, третьи — только закрытием, они сводят отчетность и не отвлекаются ни на что другое.

Операции одного типа обрабатываются потоком и сотрудники не переключаются между задачами, поэтому процесс идет намного быстрее.

Для крупного бизнеса очень важно, чтобы руководители вовремя получали все нужные и верно рассчитанные цифры. Чем быстрее закрывается отчетность, тем раньше руководитель видит реальные результаты бизнеса за прошлый месяц и может принимать управленческие решения.

Это становится особенно ощутимым во времена кризисов, когда каждый день имеет значение. И если компания в обычном режиме закрывала отчетность на пятнадцатый день, а с переходом бухгалтерии на аутсорсинг начала закрываться на шестой день — это огромная выгода в деньгах и во времени.

Дополнительные плюсы может дать автоматизация задач.

Если внедрять IT-решения в крупной компании с ее объемами транзакций и процессов — результат окупит вложения и увеличит эффективность бизнеса. Однако для малого бизнеса дорогие цифровые технологии могут стать неудачным решением.

Компании с несколькими учредителями

Предприятиям с несколькими учредителями также рекомендуется выводить бухгалтерию на аутсорсинг. Меняется состав учредителей, меняются отношения между ними — важно, чтобы каждый из собственников имел доступ к достоверной и независимой отчетности.

Аутсорсинг в этом случае гарантирует, что итоговые цифры достоверны и не изменены никем из собственников бизнеса. Компания-провайдер услуг не будет ввязываться в нечестную игру и править что-либо вручную: во-первых, это репутационно невыгодно, а во-вторых, физически неудобно — все данные берутся из стандартных источников и обрабатываются при помощи специализированных цифровых технологий, поэтому подделать их крайне сложно.

Независимость

Независимая бухгалтерия — это прозрачный учет и честность по отношению ко всем собственникам компании.

Оптимизация расходов

Передача бухгалтерии на аутсорсинг обычно дает экономию на ФОТ и на оптимизации некоторых процессов. Стоимость услуг бухгалтера на аутсорсинге ниже, так как вы платите только за конкретные задачи — это особенно ощутимо для малого бизнеса.

Экономия времени

Бухгалтерия на аутсорсе освобождает много времени руководителям и специалистам компании. Сданная вовремя финансовая отчетность — это возможность оперативного контроля и принятия верных управленческих решений.

Сокращение рисков

Когда бухгалтерию ведет сторонняя компания, риски в области финансового и бухгалтерского учета существенно ниже: у аутсорсеров хорошо отлажено взаимодействие с контролирующими органами, а сроки и все остальные условия сотрудничества изначально прописаны в договоре.

Профессионализм исполнителей

За каждым видом операций закреплены конкретные специалисты, которые обладают максимальным уровнем экспертизы в своей области и в курсе всех соответствующих обновлений законодательства. У них нет права на ошибку — они отвечают за каждую операцию лично.

Минимизация ошибок

В аутсорсинговых компаниях внедрена система двойного контроля — операции проверяют и старшие сотрудники, и цифровые технологии. Также сотрудники компаний знают, что за обнаруженную ошибку их не накажут, а поощрят, поэтому качество работы гарантировано.

Несмотря на очевидные выгоды бухгалтерского аутсорса, многие бизнесмены не доверяют подобным решениям.

Разберем, в чем сомневаются скептики и как избежать сложностей.

Иллюзия отсутствия контроля

Часто клиенты не отдают бухгалтерский и финансовый учет на аутсорс из-за опасений потерять контроль над данными. Это необоснованные риски: в интересах аутсорсинговой компании работать как можно более прозрачно, чтобы у клиента был доступ к отчетам и аналитике, и он в любой момент мог запросить нужные данные.

Если же в работе используются автоматизированные системы обработки информации — выгружать данные можно также и с их помощью.

Вероятность банкротства исполнителя

Конечно, аутсорсинговая компания может обанкротиться, как и любая другая производственная организация. Для компании-заказчика это форс-мажор, который снижает эффективность работы и порождает другие организационные проблемы.

Для снижения этого риска стоит выбирать компанию-подрядчика, опираясь на отзывы о компании и ее историю. У аутсорсера нет товарных запасов и особого имущества, он вкладывается только в IT-решения. Есть поток клиентов — аутсорсинговая компания работает.

Если аутсорсинговая компания давно на рынке, работает с крупными клиентами (особенно с государственными организациями и крупным бизнесом) и заработала надежную репутацию — ей можно доверять.

Определить потребности компании

Для выбора компании-аутсорсера собственнику компании нужно определить, какие бухгалтерские функции он готов делегировать. Например, малые предприятия чаще передают ведение бухгалтерии в целом, а крупные компании часть задач отдают на аутсорс, а часть оставляют собственным специалистам.

Найти и сравнить провайдеров

Выбирая компанию-аутсорсера, нужно обращать внимание на то, с какими клиентами и в каких отраслях он работает. Если провайдер специализируется на небольших компаниях, то обращаться к нему с крупным бизнесом вряд ли есть смысл, как и наоборот — у каждого масштаба деятельности есть своя специфика, и в знакомом формате провайдер, скорее всего, работает лучше.

Провайдер, который работает с клиентами разного масштаба и из разных отраслей — хороший выбор: скорее всего, это гибкая компания с грамотно выстроенными процессами и IT-решениями, которая сможет качественно обслуживать и ваш бизнес тоже.

Оценить качество услуг

Оценивая работу аутсорсеров, обращайте внимание на качество для заказчика и для контрагентов. Для заказчика ошибки аутсорсинговой компании означают потерю денег и рекламации — очень важен контроль за работой специалистов как со стороны других сотрудников, так и автоматизированными средствами.

Качество работы с контролирующими органами не менее важно.

Если по вине аутсорсера компания заплатила излишний налог — это не критичная ошибка, но если речь идет о недоплате — клиент получает штрафы, размеры которых составляют до 40% от суммы недоплаты. И если для малого бизнеса это не критичные суммы, то в случае со средним и крупным бизнесом речь может идти о миллионных штрафах.

Рост эффективности бизнеса

Когда часть рутины передана на аутсорс, руководство и сотрудники компании экономят время и силы, которые можно использовать для работы над более актуальными и интересными задачами.

Штатные сотрудники начинают работать более эффективно и качественно, не отвлекаясь на однотипные процессы, а узкопрофильные специалисты компании-аутсорсера профессионально и быстро решают все переданные им задачи.

Снижение расходов и повышение ценности услуг

Предприятия малого бизнеса могут полностью передать бухгалтерию на аутсорс и отказаться от оплаты штатных сотрудников, средние и крупные компании — оптимизировать работу своих бухгалтерских подразделений.

В любом случае при анализе расходов нужно оценивать не столько цену услуг, сколько их ценность. Надежный аутсорсер всерьез вкладывается в IT-платформы, поэтому цена услуг внешней бухгалтерии может быть примерно на одном уровне с текущими затратами на штатных сотрудников — но при этом вы получаете намного более надежный, быстрый и безошибочный результат.

Ключевая выгода от аутсорсинга — рост ценности компании.

Снижение цен, повышение качества и глубины работы с клиентом, рост объема сервиса и так далее. Компании, которые концентрируют внимание на основном бизнесе и для этого передают поддерживающие функции внешним подрядчикам, имеют больше шансов победить в конкурентной борьбе.