— Что случилось с вашей базой? — Она утонула. Или сказка про восстановление учета
Вести бухгалтерский учет обязаны почти все предприниматели и все организации. Все мы это знаем. Но, как известно, в теории нет разницы между теорией и практикой. На практике — есть.
Что, если учет не велся? Или велся так, что лучше б не велся вообще?
Что, если учет велся по всем правилам,а потом секретарша что-то нажала и все пропало?
Существует немало вариантов, при которых вам может понадобиться восстановление учета. В сегодняшней статье мы рассмотрим, кому это нужно, как это происходит и что будет, если этого не сделать. А еще - поделимся поучительной историей о потопе.
Что такое восстановление учета
В целом, это процесс восстановления и исправления ошибок или проблем, возникших в бухгалтерском учете компании за предыдущие периоды. Цель этого мероприятия - сделать так, чтобы ваш учет было не стыдно показать нужным людям.
В процессе восстановления осуществляется анализ и пересмотр финансовых данных, корректировка документации и проведение необходимых операций для приведения учета в соответствие с требованиями законодательства и правилами бухгалтерского учета.
Процесс восстановления учета может включать следующие шаги, в зависимости от ваших потребностей и степени запущенности учета:
1. Анализ финансовых данных, включая проверку платежей, выписки банковских счетов, счета-фактуры, платежные реестры и другие финансовые документы.
2. Исправление ошибок и несоответствий в бухгалтерии. Это включает корректировку записей, перерасчеты и обновление финансовых отчетов.
3. Пересмотр документации, связанной с финансовыми операциями компании. Это может включать переоформление договоров, исправление счетов и другие необходимые изменения.
4. Обработка старых операций и транзакций, которые не были правильно учтены. Это может включать регистрацию пропущенных операций, перерасчеты и другие корректировки.
5. Создание новых отчетов, отражающих правильные и актуальные данные. Это включает составление бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках и других соответствующих отчетов.
Восстановление учета требует внимательного подхода и специализированных знаний в области бухгалтерии, чтобы гарантировать точность и правильность финансовой информации. Поэтому в большинстве случае эффективным оказывается обращение к профессионалам. Они, по крайней мере, не испытывают паники - для них это рутинная задача.
Почему может потребоваться восстановление учета
- Учет вообще не велся
Это случается чаще, чем хотелось бы. Особенно среди малых предприятий и ИП.
Кто-то вообще решает “Начну вести учет, если бизнес пойдет, а то вдруг все сразу развалится”, а бизнес нежданно-негаданно не разваливается.
Кто-то учет честно ведет, а потом перестает хватать рук, все откладывается на завтра, послезавтра - и вот уже полгода прошло.
У кого-то единственный бухгалтер увольняется, а пока ищут нового - могут пройти недели и месяцы. Жаль, конечно, что сразу не взяли бухгалтера на аутсорсинге, правда?
Во всех этих случаях восстановление учета, безусловно, понадобится. Налоговую вряд ли устроит объяснение, что учет съела собака.
- При проверке обнаружены серьезные нарушения в учёте
Пример таких нарушений:
- ошибки в документах, как по незнанию, так и из-за неправильно нажатой клавиши;
- отсутствие первички;
- лукавство и фальсификация документов по операциям;
- неправильная отчетность;
- неверные проводки.
Такое бывает, если сотрудник, за это отвечающий, недостаточно компетентен, или ему неверно поставлена задача. работайте сразу с профессионалами - поверьте, выйдет дешевле.
- У компании изменился налоговый режим во время деятельности
Привыкли к упрощенке, а потом раз - и предприятие перешагнуло за порог выручки? Примите наши поздравления - и примите тот факт, что теперь вы на ОСНО и спрашивать вас никто не будет. Придется пересматривать всю документацию с начала года и сдавать стандартные для ОСНО отчеты.
Новая отчетность, новый документооборот - и вот ваша вчера правильная бухгалтерия уже не подходит.
- Бухгалтерская база покинула этот мир
Может ли быть что-то хуже, чем с утра, не выпив кофе, узнать, что база накрылась? Неважно - пожар, наводнение, критическая поломка, хакерская атака или месть бывшего сотрудника. В любом случае - придется восстанавливать все с нуля.
Если с вами такое произошло - прежде, чем приступать к восстановлению, выполните следующие шаги:
- выпейте успокоительное;
- издайте от имени директора приказ о создании комиссии по расследованию убийства базы;
- составьте акт, сделайте опись утраченных документов;
- уведомите налоговую и страховые фонды об утрате документов и невозможности предоставить отчетность максимум в течение недели после происшествия;
- выпейте еще успокоительное.
А что, база и утонуть реально может?
Бывает и такое. Реальный кейс из нашей практики - к нам обратился клиент из Сахалина. Застройщик, больше 1 000 000 000 руб. оборота за прошлый год.
Кто следит за новостями - знает, что у них было наводнение. Так вот, у них затопило сервер. Бэкапов нет, ничего нет. Еще и налоговая проверка в это время идет.
Они начали искать восстановление, попались на нашу рекламу, мы пообщались и быстро взяли их в работу. О деньгах в такой ситуации речи уже не шло - лишь бы всё исправить. Так что 2 дня общения, оплата - и мы приступили.
Да, восстанавливать учет - это не быстро. Да, это не дешево. Но если держите базу(-ы) на физических серверах у себя в офисе/подвале - вы автоматически подписываете со Вселенной согласие на то, что ваша база в любой момент может утонуть.
Не подписывайте такое соглашение. Лучше сразу работайте в облаке и регулярно бэкапьте датабазы. Или передайте учет компании, которая готова вам это организовать.
Что влияет на стоимость восстановления учета
1. Масштаб и сложность проблемы
Восстановление может потребовать больших усилий и ресурсов, если возникли серьезные ошибки в бухгалтерской отчетности или долгий период без грамотного ведения финансовых записей. В таких случаях потребуется использование специального программного обеспечения и найм квалифицированного персонала.
2. Срочность восстановления
Если ситуация требует немедленного восстановления бухгалтерии, это может привести к увеличению затрат и ресурсов. В зависимости от срочности, компания может быть вынуждена привлекать дополнительных сотрудников или обращаться к услугам внешних специалистов, что повлечет за собой дополнительные расходы.
3. Доступность и качество данных
Если компания не имеет полной и точной информации о своих финансовых операциях, это может значительно затруднить процесс восстановления. В таких случаях может потребоваться дополнительная работа по восстановлению недостающих или поврежденных данных, что, в свою очередь, увеличит затраты и ресурсы.
4. Уровень квалификации персонала
Если в компании есть опытные и профессиональные специалисты, то процесс восстановления может быть более эффективным и менее затратным. Однако, если таких нет - придется обратиться к услугам сторонних компаний.
Восстановление бухгалтерии - сложный и трудоемкий процесс. если эта беда вас не миновала - два раза подумайте, как это лучше организовать для снижения затрат. Скорее всего, профессиональное восстановление окажется выгоднее и по времени, и по деньгам.
Как избежать необходимости восстановления учета
Это - определенно тот случай, когда предупредить дешевле, чем исправить. Что можно сделать и куда подстелить соломки, чтобы такого не произошло?
1. Регулярное создание резервных копий данных
Резервные копии должны содержать полную и точную информацию о финансовых операциях компании. Частота создания резервных копий может зависеть от объема и значимости данных. В идеале - они должны создаваться ежедневно. Резервные копии стоит хранить на защищенных и надежных носителях (например, на серверах с высоким уровнем безопасности) вне основного офиса компании.
2. Использование современных систем безопасности
К таким системам могут относиться антивирусное программное обеспечение, брандмауэры, системы контроля доступа и шифрование данных. Не забывайте уделять внимание обновлению и патчам программного обеспечения, чтобы предотвратить потенциальные уязвимости.
3. Установка многоуровневых систем авторизации и аутентификации
Например, помимо ввода пароля может быть использована двухфакторная аутентификация, такая как смс-код или применение биометрических данных. Это поможет предотвратить несанкционированный доступ нехороших людей к важным бухгалтерским данным.
4. Обучение сотрудников в области информационной безопасности
Правильное обучение сотрудников по вопросам информационной безопасности - важный шаг для предотвращения утечек и несанкционированного доступа к бухгалтерским данным. Регулярные тренинги и обучения должны включать в себя правила и процедуры по защите данных, а также информирование о потенциальных угрозах и методах предотвращения атак.
5. Сотрудничество с профессионалами
Восстановление бухгалтерии после возникновения неполадок или кризисных ситуаций может быть весьма сложным процессом. В таких случаях рекомендуется сотрудничать с компаниями, специализирующимися на услугах аутсорсинга бухгалтерии и имеющими опыт в области безопасности данных. Это поможет обеспечить надлежащую защиту данных и минимизировать потери во время восстановления.
Чек-лист: Когда вам нужна помощь в восстановлении учета
1. Вы замечаете, что финансовые данные не соответствуют текущим результатам работы компании.
2. У вас возникли сложности с корректным внесением данных в бухгалтерскую программу или с их извлечением.
3. Ваш бухгалтер не в состоянии оперативно предоставить актуальную информацию о финансовом состоянии компании.
4. Вы имеете подозрения о возможной недостаче или фальсификации данных в учетной системе.
5. Вам нужна помощь в анализе финансовых показателей и выявлении потенциальных проблем в учете.
6. Вы обнаруживаете, что ваши налоговые декларации содержат ошибки или в них есть недостающая информация.
7. Вам требуется помощь в восстановлении правильной и последовательной системы бухгалтерского учета.
8. У вас возникают проблемы с контролем расходов и доходов компании или с отслеживанием финансовых операций.
9. Ваша компания растет или меняет свою структуру, и вам нужна помощь в обновлении и оптимизации учетных процессов.
10. Вы чувствуете, что вам просто не хватает опыта или знаний в области бухгалтерии для эффективного управления финансами компании.
Когда налоговая инспекция вас приглашает на свидание, это значит, что ваши отчеты вызвали интерес. Лучше все-таки до этого не доводить и держать финансы компании в порядке!
Если вы обнаружили у себя какие-то из этих пунктов - оставьте заявку на бесплатную консультацию. Подумаем, как с этим быть, вместе.
Делайте резервные копии, не храните бухгалтерию в негерметичном подвале и сотрудничайте с профессионалами - это позволит существенно сэкономить на успокоительном!
Кажется, просто необходимо было сделать резервные копии. Безопасность превыше всего!
Не поверите — бэкапы сохраняют не только деньги и бухгалтерию, в целом по жизни полезный навык!