Миссия выполнима: как перевести офис на удаленную работу за два часа

Жизнь иногда преподносит сюрпризы. В этом году основным поставщиком сюрпризов для рынка стал, безусловно, коронавирус. И вот, утром 17 марта, нам пришлось эвакуировать всех сотрудников на удаленную работу. Это был вызов, но мы справились. За рекордные два часа!

Как это было

Утро, 17 марта. Еду в офис, параллельно читаю новости о том, что все закрываются на карантин. И медленно впадаю в панику: мой офис работает! И большинство из 140 сотрудников этого офиса ездят на метро и сегодня вышли на работу. Да и офис у нас open space!

Но такие мысли были не только у меня. Решение перевести офис на удаленную работу было принято нашим генеральным директором Дмитрием Спиридоновым по дороге из дома в офис (а он ездит только на машине). О своем решение он сообщил мне (HR-директору) в 9:58 утра, наш телефонный разговор занял всего 30 секунд.

На приказ о том, что весь офис переходит на удаленную работу, у меня ушло еще 1,5 минуты. Чуть больше времени ушло на то, чтобы ознакомить коллег с приказом.

Мы оперативно организовали планерки по отделам, чтобы руководители проверили, у всех ли есть дома необходимые рабочие инструменты. Все это происходило централизованно: общая рассылка, планерка по вопросам оснащения рабочих мест дома. Выяснилось, что у нескольких сотрудников есть проблемы, связанные с работой из дома. И в основном эти проблемы были связаны с тем, что они — многодетные родители. Такие сотрудники в индивидуальном порядке приезжают в офис. Учитывая то, что остальные работают из дома, они практически ни с кем не контактируют в рабочее время.

В итоге, в в 13:02 17 марта все сотрудники были успешно переведены на удаленную работу.

Что изменилось для сотрудников

Чтобы не терять эффективность работы из-за удаленки, мы расписали ежедневные планы. Для сотрудников отдела продаж выработали систему: два раза в день они созваниваются с руководителем по системе Slack. Ввели утреннюю и вечернюю отчетность.

Подразделение ИТ работает в обычном режиме, так как многие айтишники и так работали на удаленке. Порадовал бэк-офис: и без того всегда очень ответственные сотрудники просто собрали вещи и ушли выполнять свою работу на удаленку.

Облака рулят!

Вообще за всю историю компании, за исключением сотрудников ИТ, не было случаев перевода сотрудников на удаленку. Понятно, что были индивидуальные случаи на время болезни. Но массового ухода не было. Нас спасло то, что у нас все программы облачные (мы же CloudPayments, а это обязывает), у нас никогда не было физической привязки сотрудников к офису, хотя они все находились именно там. Главное, чтобы под рукой был ноутбук и устойчивый интернет. У нас нет ни одной программы, которая бы работала только из офиса. Вся бухгалтерия 1С на удаленке, CRM тоже.

Тем сотрудникам, у кого были стационарные компьютеры,мы раздали корпоративные ноуты. Среди наших коллег есть те, кто привык работать на больших мониторах. Это, например, служба поддержки и бизнес-аналитик. Не проблема: они просто забрали эти мониторы домой.

Люди — наш главный актив

Это был очень интересный опыт. Сотрудники показали свою ответственность и адекватность в экстренной ситуации. Не было паники, все действовали четко и быстро. Да и сами сотрудники оценили заботу компании.

Так что главный совет в такой ситуации: просто берите и делайте!

Несмотря на положительный опыт удаленной работы, мы планируем вернуть всех в офис, как только это позволит ситуация с коронавирусом. Компания всегда славилась определенной идеологией, корпоративной культурой. И это будет сложно поддерживать на удаленке. Поэтому мы за оффлайн! Хотя теперь мы понимаем, что давать возможность сотрудникам работать из дома — это не страшно для бизнеса. Но все равно общение тет-а-тет удаленка на заменит.

У нас основные драйверы продаж — технологии и сервис, поэтому сервис распространяется и на внутреннюю кухню компании. Мы привыкли решать вопросы здесь и сейчас. Хотя на удаленку процессы отстроены, за ними могут потеряться люди, а мы — за людей, они — наш главный актив.

Мы заботимся о здоровье и благополучии сотрудников: в офисе есть фрукты, мы проводим диспансеризации, устраиваем спортивные мероприятия и досуг. Но, главное, мы не даем людям перерабатывать! Исправляем даже самых отъявленных фанатиков и трудоголиков. А при таком подходе ни один вирус нам не страшен, даже если он в короне!