Умные совещания: решения, которые меняют деловое общение

Павел Шалагинов, руководитель отдела развития ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia, поделился списком платформ и устройств, которыми пользуются сотрудники компании для роста продуктивности совещаний.

За офисными совещаниями закрепилась не самая безупречная репутация: согласно исследованию сервиса Doodle, потери компаний от плохо организованных встреч достигли $399 млрд – и это только в США. По мнению 44% респондентов, такие собрания мешают основной работе; в целом с негативным опытом сталкивается около 70% специалистов. Сегодня с вынужденным переходом на удалённый формат работы проблема становится только актуальнее, ведь провести эффективное онлайн-совещание – ещё более непростая задача. Однако многие поставщики технологий пытаются исправить ситуацию и предлагают решения, которые делают общение между сотрудниками более простым и удобным.

Технологии для совещания должны решать две основные задачи. С одной стороны, упрощать его организацию: помогать определять повестку и ключевые вопросы. А с другой – быть инструментом для коммуникации. В нашей компании мы решаем обе задачи при помощи инструмента Microsoft Teams, который объединяет в себе программное обеспечение для совместной работы и клиент системы обмена сообщениями – то есть функции SharePoint и Skype.

Платформа позволяет заранее формировать темы и рабочие группы, создавать каналы, где сотрудники могут общаться ещё до начала собрания; выбирать и согласовывать время встречи. После этого можно здесь же организовать голосовую или видеосвязь. Ещё один плюс – возможность создавать электронную ссылку для подключения внешних контрагентов через веб-интерфейс. Благодаря этому в конференциях могут принимать участие не только сотрудники компании.

Сейчас все наши совещания проводятся в дистанционном формате, и мы пользуемся инструментами Microsoft Teams для совместной удалённой работы: сотрудники делятся друг с другом своим расписанием; записывают встречи на видео – их расшифровка производится автоматически. Помимо этого, мы пользуемся системой онлайн-голосований, особенно на совещаниях с большим количеством участников. Сотрудники просто переходят по ссылке и выбирают определённый вариант ответа. Результаты отображаются на странице голосования и обновляются в режиме онлайн. Таким образом, система позволяет подводить итоги, даже если участники встречи не могут быстро прийти к единому мнению.

Помимо этого, Microsoft Teams можно интегрировать с различными решениями – например, платформой TESSA. По сути, это система электронного документооборота, но мы активно используем её для работы с задачами: чтобы фиксировать, делегировать и назначать их; отслеживать статус и время выполнения.

По нашему опыту половина принятых на совещаниях решений не доводится до конца – и всё потому, что ими сложно управлять, особенно в условиях сложной разветвлённой иерархии. Если объединить Microsoft Teams с TESSA, то после совещаний на основе повестки автоматически создаётся набор поручений. К нему прикрепляются ответственные лица, сроки – и вот руководителю становится легче следить за процессом выполнения, который становится максимально прозрачным. Такая интеграция позволяет замкнуть задачи в единый цикл и доводить принятые решения до конца.

Но программы и приложения – это только одна сторона вопроса: важную роль играют и аппаратные средства. Со многими из них также можно объединить платформу Microsoft Teams. Например, с электронными досками, рисунки и пометки на которых можно потом сохранять в OneNote. Или даже камерой с функцией автоматического поворота на говорящего – такая установлена в нашем офисе.

Часто именно от аппаратных средств зависит успех совещания. Представим ситуацию: в компании проходит видеоконференция. Все общаются и понимают друг друга; кажется, что встреча проходит продуктивно. Но возникает помеха – общение прерывается, линию диалога приходится выстраивать с самого начала. При принятии решений многое зависит от интонаций и невербальных коммуникаций, поэтому любые проблемы со звуком или картинкой сразу приводят к снижению вовлечённости, особенно в эпоху онлайн-встреч. А это одна из ключевых проблем плохо организованных совещаний – и как следствие, потери драгоценного рабочего времени.

Экономить время позволяют не только аппаратные средства, которые обеспечивают высокое качество связи во время совещания. На дверях переговорных комнат в офисе мы планируем установить специальные планшеты – на них будет выводиться информация о том, свободно ли помещение. Если необходимо оперативно провести митинг, переговорную можно забронировать в несколько кликов без необходимости идти за ноутбуком или обращаться с просьбой к секретарю.

Кроме того, мы планируем внедрить систему управления переговорными комнатами с использованием интеллектуальных камер видеонаблюдения. Если в помещении нет людей, устройство автоматически отправляет оповещение в систему бронирования переговорных – например, мы используем Microsoft Outlook. Бронь снимается, переговорную можно занимать. Это полезно, когда встреча закончилась раньше или сотрудник забыл отметить в календаре, что совещание отменилось.

Развитие технологий для делового общения делает совещания более интеллектуальными – а значит, приближает нас к реализации идей умного офиса. Ежедневно огромное количество времени и сил сотрудников уходит на рутину, так как им приходится работать с неструктурированной информацией. А собрания и встречи – её основной источник.

Чтобы работа сотрудников была более комфортной, и как следствие, более эффективной, мы используем решения для управления электронными документами и данными. Они позволяют распознавать документы и извлекать данные, а затем проверять их корректность и экспортировать в различные источники: внешние базы данных, файлы, бизнес-приложения или системы электронного документооборота. Также работать с неструктурированной информацией помогает решение для корпоративного поиска, которое позволяет искать информацию из разных источников, даже если сотрудник не знает точно, какой документ ему нужен и кто является его автором.

Сотрудники многих компаний говорят о росте эффективности совещаний: по итогам глобального исследования The future of meetings, 72% респондента отметили, что офисные собрания стали лучше, чем были всего пять лет назад. И в основе этих изменений лежат технологии. Сегодня уже 86% сотрудников предпочитают использовать технологичные решения на встречах, а 72% используют на совещаниях как минимум два устройства.

В целом офисные собрания имеют много плюсов: позволяют налаживать коммуникации между сотрудниками, систематизировать и распределять задачи, высказывать мнение и доносить важную информацию. И главное – это всего лишь использовать правильные и действительно полезные инструменты.