Сами с печатью: зачем компании создавать собственный печатный центр

Согласно оценкам IDC, российский рынок печати достиг показателя $696 млн в прошлом году. Большинство компаний обходятся простыми МФУ, которые отвечают традиционным потребностям: позволяют печатать, копировать и сканировать офисные документы. Однако, когда бизнесу необходимо получать большие объёмы печатной продукции в короткие сроки, этого становится недостаточно.

Оптимальным решением может стать создание собственного департамента печати внутри компании: он помогает быстро справляться с печатью коротких тиражей, а также повышать контроль и минимизировать затраты.

Что такое внутренний центр печати и какие задачи он решает в разных направлениях бизнеса – рассказывает продукт-менеджер по программным решениям Konica Minolta Business Solutions Russia Николай Рыков.

Внутренний центр печати или CRD (Central Reprographic Department) – это отдельная организационная структура внутри компании, которая принимает и обрабатывает заказы на печать. Она помогает оперативно создавать типовую печатную продукцию.

Однако внутренний центр может решать и другие задачи. К примеру, обеспечивать печать первичной и сопроводительной документации, причём даже в крупных тиражах. Потоковая печать документации в CRD позволяет разгружать традиционные офисные устройства, которым в силу своих характеристик и низкой ресурсоёмкости сложно выполнять такие задания качественно.

В результате CRD выступает оптимальным инструментом для печати как маркетинговых материалов – визиток, брошюр, буклетов, листовок; так и любых других документов, в том числе счетов, сертификатов, отгрузочных форм. Кроме того, иногда у компаний возникает потребность в печати с переменными данными или VDP (Variable Data Printing). В таком случае каждый экземпляр тиража имеет индивидуальную информацию, тогда как общие текстовые и графические элементы остаются неизменными. Однако для этого компании понадобится дополнительное ПО.

Для качественной работы CRD должен быть оснащён современными программно-аппаратными решениями. Как правило, это две высокопроизводительные печатные машины и один программный комплекс, который решает задачи приёма, обработки и отправки заданий на печать; а также позволяет следить за статусом работы.

Ещё одна важная черта правильно организованного CRD – его можно развивать, добавляя цифровые печатные машины или модули для печати «в линию». Это технология, которая позволяет получать готовую печатную продукцию непосредственно с выходных лотков без использования стороннего оборудования для отделки: готовые буклеты, сфальцованные листовки под конверт, перфорированные листы для вставки. При этом программный комплекс управления не меняется, позволяя легко интегрировать новое оборудование в свою среду.

Это далеко не все возможности для развития печатного центра. Иногда у компаний появляется необходимость дополнить CRD устройствами для отделки листовой печатной продукции (например, автоматическими резаками, машинами для биговки и фальцовки) или оборудованием для подготовки бумаги – скажем, для её предварительной резки с больших форматов на печатные.

Но точный состав решений центра печати всегда зависит от задач, которые в этот момент стоят перед компанией.

В целом, внутренний департамент печати позволяет решать самые разные задачи. Здесь для бизнеса главное – определить свои приоритеты. Например, один из наших клиентов внедрил CRD из соображений безопасности: ему приходится работать с аудиторскими и консалтинговыми заключениями, которые носят строго конфиденциальный характер. Мощностей традиционных офисных принтеров для таких задач не хватает, а решение отдавать их на печать в сторонние организации может привести к утечкам критически важных данных.

При помощи внутреннего департамента компания может лучше контролировать процессы печати. К тому же, каждый оператор CRD несёт персональную ответственность за сохранность данных. Передача метаданных и файлов для печати от внутреннего заказчика до печатного центра может осуществляться по защищенному веб-каналу (HTTPS). А это значит, риски нарушения информационной безопасности значительно снижаются.

Однако перед компаниями из разных отраслей часто стоят разные задачи. Поэтому конфигурация CRD может отличаться в зависимости от сферы работы и специфики бизнеса. Приведём несколько конкретных сценариев по отраслям.

В первую очередь вспомним сферу образования. Учебным заведениям требуется регулярная печать самых разных материалов: авторефератов и курсовых работ, грамот и сертификатов, вестников конференций. И по нашим расчётам, чтобы удовлетворить потребности образовательного учреждения, где работает около 500 сотрудников и учится 3000 студентов, понадобится не менее двух цифровых печатных машин – одна цветная и одна монохромная.

И эти расчёты ещё не учитывают пиковую нагрузку. Например, в период начала приёмной кампании учебному заведению приходится печатать маркетинговые материалы для абитуриентов. И их объёмы могут быть крайне значительными.

Кроме того, для учебного заведения могут быть важны финишные возможности оборудования. Представим типографию университета, которая выпускает методические и учебные пособия. С помощью особых финишных возможностей она сможет выпускать книги со скреплением на клей, скобу, пружину или с перфорацией и вставками сфальцованных листов. Варианты могут быть самыми разными.

Для производственной сферы характерна печать сопроводительной документации – например, инструкций или руководств по эксплуатации. При этом сегодня производители часто меняют ассортимент, чтобы сохранять свою конкурентоспособность. И каждый раз при совершенствовании товара или выводе на рынок нового предприятию приходится снова печатать брошюры и буклеты. В такой ситуации собственный центр печати позволяет отказаться от размещения заказов на стороне и обеспечивает экономию на планируемых тиражах – нет необходимости печатать материалы впрок. А стоимость готовой печатной продукции становится частью стоимости основной продукции предприятия.

Кроме того, малоформатные печатные материалы, вкладываемые в коробку с изделием, зачастую имеют иллюстрации и схемы. Поэтому важно использовать технику, которая способна воспроизвести на бумаге небольшие детали и чётко печатать даже самым мелким шрифтом.

В сфере логистики на первый план выходят бесперебойный характер работы и возможность печати потоковых документов целыми комплектами – и это непростой сценарий для устройства. В таком случае в центре должны работать несколько операторов, которые будут заниматься отправкой заданий на печать. Однако правильно ли сформированы комплекты и в какой очереди будут печататься документы, автоматически определяет программно-аппаратный комплекс.

Такие сценарии работы CRD широко распространены. Причём не только в сфере логистики, но и на страховом и финансовом рынках.

Здесь количество цифровых печатных машин, требуемых для работы CRD, будет зависеть от объёмов печати в единицу времени и порядка вывода комплектов – особенно учитывая, что на одно устройство задания поступают от разных операторов и каждому из них нужно быстро найти свои комплекты в стопке бумаг.

Для энергосбытовых компаний важной считается возможность печати персонализированного контента – счетов, которые могут содержать более ста переменных данных на одном печатном листе. То есть здесь заказчикам в первую очередь интересна технология VDP (Variable Data Printing).

Ещё одна особенность печати в этой области связана со временными ограничениями. Как правило, на печать отводится не более двух-пяти дней в зависимости от объёмов. Чтобы справиться с этим, нужно использовать современные программные средства. А ещё устройства должны обязательно поддерживать функции печати напрямую, используя языки описания страниц PCL или PostScript. Для таких CRD отлично подходят монохромные высокопроизводительные принтеры с лотками подачи бумаги большой ёмкости.

Конечно, внутренний департамент печати подходит не всем. Особенно, если компании достаточно традиционных МФУ, и она не испытывает острой потребности в срочной печати: например, не выпускает большое количество маркетинговых материалов, инструкций, книг и брошюр. В таком случае при появлении особых запросов она может просто обратиться в типографию. То же касается компаний, в которых преобладает электронный документооборот.

Помимо этого, зачастую малый бизнес просто не может разместить у себя CRD из-за банального отсутствия необходимых площадей. А иногда в здании, где размещается офис, оказывается недостаточно развита инфраструктура: например, ограничено подключение к электрическим и информационным сетям или системам вентиляции.

Но и компании, которым действительно необходим CRD, имеют риск столкнуться с проблемами. Например, когда руководители используют подход «всё и сразу», стремясь в один момент создать департамент для решения всех задач. В таком случае реальные результаты расходятся с ожидаемыми, и проект закрывается.

Именно поэтому лучше начинать с критических задач, а потом постепенно расширять печатный центр по мере роста потребностей: это можно делать, не влияя на работу компании. И здесь крайне важно верно рассчитать затраты на начальном этапе проекта.

Анализ затрат стоит начинать с оценки текущих расходов компании на печать: размещение заданий на стороне и доставку. При этом намного больше могут оказаться косвенные затраты, включая в себя ещё и стоимость аренды складской площади, расходы на поддержку климатических условий для бумаги, плату за электричество и временные издержки. Как правило, сумма этих затрат превышает расходы, которых требует центр печати.

Затраты на создание CRD могут начинаться от одного миллиона рублей – это оборудование, ПО и услуги по внедрению и поддержке. Однако на практике часто используется модель «кликового контракта», когда для заказчика устанавливается цена за каждый отпечаток. Тогда компания платит за фактическое использование печатного центра, исходя из своих объёмов.

Некорректная оценка затрат и потребности компании в печати может привести неправильному выбору оборудования и ПО для печатного центра. Такая ситуация особенно характерна для заказчиков, которые принимают решение создать печатный центр самостоятельно, не обращаясь к помощи экспертов.

В целом создание внутреннего центра печати – это всегда серьёзный проект, которому необходима чёткая проработка и описание множества процессов для правильной автоматизации. Однако его главная цель – создать удобную среду управления и мониторинга заданиями для операторов, потому что в центре множества процессов всё равно остаётся человек.

#CRD #офиснаяпечать #VDP #печатныйцентр