Сказ про робота-стрельца удалого сверщика счетов, актов, договоров и много другого

Robotic process automation или RPA — «роботизированная автоматизация процессов», если переводить дословно. Это не столько и не только про дронов, доставляющих пиццу или заказы со склада, сколько о программных решениях: ботах и специальных компьютерных алгоритмах, помогающих сотрудникам высвободить время для реализации интеллектуальных и творческих задач. По сути, они ориентированы на автоматизацию рутинной деятельности: обработка страховых требований, начисление заработной платы, закупки, выверка банковских счетов, расчетно-кассовое обслуживание, выставление счетов-фактур и многое другое. Программными роботами не всегда стоит полностью заменять человека, но это точно отличный способ быстро и существенно ускорить и/или перестроить внутренний бизнес-процесс. Например, компания может использовать RPA, чтобы уменьшить зависимость от аутсорсинга и интеграции своих тяжелых кастомных legacy-систем или снизить нагрузку на сотрудников внутри организации. Согласно внутренним исследованиям, в зависимости от процесса RPA позволяет сократить время на его выполнение минимум на 30%, а в некоторых случаях счет переходит с часов на секунды. Ключевые преимущества технологии RPA: точность, комплаенс, диагностика.

В России драйверами развития RPA всегда были финансовый сектор и телеком – сферы, где наиболее часто приходится платить за недостаточную скорость и совершенные ошибки не только «рублем», но и репутацией. Однако, если телеком действительно энтузиасты роботизации, то в финсекторе еще все восприняли плюсы RPA. Это связано с огромным количеством наследуемых систем. До сих пор есть, например, банки, где операционисты вручную переносят показатели из АБС-системы в Excel. Про промышленные компании и ТЭК стоит сказать, что роботизацию оценил по достоинству и развивает достаточно малый процент компаний. Есть и приятные исключения, например, концерн Росэнергоатом, который активно продвигает цифровизацию атомной отрасли.

Все началось в далеком 2017 (полгода удаленки сейчас кажутся бесконечностью), когда КРОК решил погрузиться в анализ нового тренда – программной роботизации. Тогда на рынке было меньше вендоров (отечественных не было вовсе) и какую пользу роботизация приносит компании точно никто не знал. Чтобы оценить перспективы новой технологии мы решили храбро испытать ее на себе! Мы выделили 6 процессов внутри компании, которые показались нам абсолютно рутинными. В это же время мы столкнулись с 2 главными барьерами роботизации.

Первый – высокая вариативность реального устройства самого процесса. Даже те сотрудники, которые годами выполняли работу по процессу не всегда могли вспомнить и перечислить все возможные варианты последовательности шагов роботизируемого процесса. Сейчас для решения этой проблемы и облегчения поиска процессов под роботизацию разработаны решения класса Process mining и Process Discovery, часть из них даже использует нейросети для этого. Они отслеживают целевые действия сотрудников, а потом просто рисуют подробную блок-схему на базе которой можно легко запрограммировать робота. Но раньше приходилось устраивать глубинные интервью, двухнедельные воркшопы, чтобы понять, какой процесс в принципе возможно отдать RPA.

Второй – страх сотрудников. Он даже более важен, чем первый. Потому что люди довольно часто боятся, что их заменят роботы. Подобные настроения могут саботировать внедрение роботов и помешать их эффективной интеграции в системы компании. К роботизации первого процесса коллеги из финансового отдела подходили с опасениями и страхами. С другой стороны, соблазн перестать вручную сверять счета-фактуры был слишком велик. Индивидуальная работа с пользователями и участниками процессов, разъяснение выгод применения убедили сотрудников в том, что RPA поможет снять с них скучную, не вызывающую развития и удовлетворения работу. Другими словами, благодаря RPA у сотрудников появилось больше времени для того, чтобы посвятить себя решению важных интеллектуальных, стратегических или творческих задач. Сейчас они воспринимают программных роботов как еще один инструмент сродни 1С.

Делегирование задач роботам позволяет полностью исключить фактор человеческой ошибки, когда число вносится не в ту графу, либо не там ставится запятая — когда сотрудник выполняет в день сотни похожих операций взгляд неизбежно замыливается и кажется, что всё одно и тоже.

● Работа со сверкой актов. Благодаря использованию электронного документооборота в компании эта функция была полностью передана RPA. Теперь робот сам проводит сверку актов используя, например, системы СБИС или Контур. Кроме того, другой робот по выгрузке актов сверки из 1С за 3 дня формирует 2000 документов и рассылает нужным людям. Раньше эту операцию выполняли 3 человека в течение 2-х недель. Сейчас же сотрудник просто готовит список людей, кому нужно отправить информацию на утверждение, и отдает роботу.

● Работа с финансовой отчетностью. Каждое утро робот загружает в систему 1С все платежи клиентов. Их нужно не только сопоставить с реализацией проектов, но и найти в системе проделанную работу по проекту, проанализировать, проверить корректность счета, сумму НДС и т.д. С этой задачей он справляется всего за 40 секунд.

● Робот-помощник. В какой-то момент мы решили провести эксперимент и совместили чат-ботов и RPA. Так появился CrocLiveBot в Telegram с помощью которого любой сотрудник компании может заказать пропуск, командировку, забронировать переговорку, взять отпуск, получить юридическую или психологическую помощь.

И еще 11 роботов, которые решают самые разные задачи:

● Сверка товарных остатков

● Рассылка информации должникам по неподписанным договорам

● Проверка остатков товаров на складах

● Рассылка сканов актов

● Выверка спецификаций

● Сверка данных ЗУП-HRMS

● Разнесение оплат по клиентам

● Рассылка курса валют

● Распечатка из СЭД книги продаж

● Рассылка нотификаций заказчикам, о необходимости вернуть подписанные оригиналы актов

● Внесение в 1С комментариев к дебиторской задолженности

В 2018 году команда по роботизации внедрила в корпоративную систему Крок сервис, с помощью которого каждый сотрудник может заказать себе личного робота и роботизировать однообразные рабочие процессы. Для этого нужно нажать всего одну кнопку в системе, а дальше внутренняя служба по роботизации берет всю работу на себя. Цель – облегчить сотруднику работу. К примеру, ему нужно раз в неделю обрабатывать 50 листов текста и находить в нем по 80 серийных номеров. Он тратит на эту задачу 1-2 часа, когда у робота на это уходит всего 30 секунд. Зачем это нужно? Многие специалисты в КРОК слишком ценны, в прямом и переносном смысле. Сняв с них рутинные задачи, мы повышаем их лояльность и ускоряем собственные бизнес-процессы.

В ритейле, банковском секторе, промышленности и других отраслях повсюду ручной труд постепенно роботизируется. В некоторых банках роботы анализируют документы, которые клиенты присылают для открытия расчетных счетов, в супермаркетах появляются кассы самообслуживания, а на заводах программные роботы создают расписание и координируют работу сотрудников. RPA стало не только нормой и драйвером ускорения бизнес-процессов, но и инструментом быстрой роботизации и адаптации в условиях кризиса и посткризиса.

P.S. Если интересно почитать подробнее про RPA-роботизацию – подписывайтесь на телеграм-канал «Роботизировал!».