ГОСТ Р 7.0.97-2025: Не просто обновление, а цифровая трансформация документооборота
С 18 августа 2025 года российский документооборот переходит на новый уровень. Введение ГОСТ Р 7.0.97-2025 – это не простая замена устаревших правил, а стратегический шаг навстречу гибридному цифровому будущему. Если предыдущая редакция 2016 года лишь намечала контуры работы с электронными документами, то новый стандарт предлагает готовую архитектуру для их полноправного сосуществования с бумажными носителями.
Для кого это критически важно?
- Руководители и секретариат.
- Сотрудники отделов кадров, юридических служб.
- Архивариусы и специалисты по электронным архивам.
- Разработчики СЭД (систем электронного документооборота).
Ключевые инновации: что меняется на практике
Вместо размытых рекомендаций новый ГОСТ предлагает конкретные инструменты для повышения эффективности и юридической силы документов.
- QR-код как «цифровой паспорт» документа.Это главное нововведение, которое кардинально меняет подход к архивному поиску. Размещение машиночитаемого кода в нижнем правом углу первой страницы позволяет мгновенно переходить к электронной копии документа в архиве. Это решает проблему «потерявшихся» бумаг и ускоряет процедуры проверок и внутреннего аудита в разы.
- Маркер доверенной даты – защита от оспаривания.Для электронных документов стандарт акцентирует использование не просто ЭП (электронной подписи), а усиленной квалифицированной подписи с меткой времени его оформления. Этот элемент юридически фиксирует момент подписания, что исключает возможность оспорить документ в будущем по причине «неправильной» даты. Это прямая защита интересов компании в суде.
- Жесткая унификация расположения реквизитов.Ушли в прошлое вольности в оформлении. ГОСТ четко прописывает иерархию и порядок расположения ключевых элементов:
- Сначала данные об организации (наименование).
- Затем данные о документе (вид, дата, регистрационный номер).
- После собственно текст.
Такой подход упрощает визуальный поиск информации и делает любой документ, даже из самой дальней организации, интуитивно понятным.
Новая философия печати и подписи.
- Подпись: Теперь обязательна полная расшифровка (ФИО) лица, подписавшего документ. Это снимает вопросы о полномочиях, особенно в крупных организациях с большим количеством заместителей.
- Печать: Правило «не залезать на текст и подпись» становится строгим. Это требование направлено на обеспечение читаемости и эстетики документа, а также на корректное сканирование.
Типографика как элемент стандарта.
ГОСТ впервые так конкретно говорит о визуальном оформлении: шрифты 12, 13, 14 пунктов, выравнивание по ширине, единообразные поля. Это не прихоть, а забота о читабельности и снижении усталости глаз при работе с большими массивами текста.
Стратегия внедрения: с чего начать уже сейчас
Хотя стандарт носит рекомендательный характер, его игнорирование создаст риски несовместимости с контрагентами и госорганами, которые будут ориентироваться на новые правила.
План действий для ответственных специалистов:
- Аудит и актуализация ЛНА. Пересмотрите Инструкцию по делопроизводству и другие локальные акты. Внесите изменения, соответствующие новым нормам, особенно в части работы с ЭП и QR-кодами.
- Разработка эталонных шаблонов. Создайте в MS Word и корпоративной СЭД наборы шаблонов (для приказов, договоров, протоколов) с уже настроенными стилями, шрифтами и «заготовками» под обязательные реквизиты.
- Обучение персонала. Проведите не просто информационное собрание, а практические семинары для всех, кто работает с документами. Сделайте акцент на изменениях, которые «на руку» самим сотрудникам. Например, на скорости поиска через QR-код.
- Техническая готовность. Проанализируйте, способна ли ваша СЭД генерировать QR-коды, интегрироваться с услугами метки времени и обеспечивать корректное отображение всех реквизитов. Это повод для диалога с IT-отделом и вендорами программного обеспечения.
Заключение
ГОСТ Р 7.0.97-2025 – это не очередная бюрократическая нагрузка, а современный инструмент. Его грамотное внедрение позволяет не просто «соответствовать требованиям», а выстроить более быстрый, безопасный и прозрачный документооборот, что является прямым вкладом в операционную эффективность бизнеса. Начинайте готовиться сейчас, чтобы следующий год встретить во всеоружии.
Автор
Полина Демина
Специалист по электронным архивам