Гибридный офис: как создать пространство мечты

В 2021 году часть сотрудников вернулась в офис, часть по-прежнему осталась на удаленке. Компании до сих пор экспериментируют с форматами, чтобы сделать работу сотрудников комфортной. Все больше предприятий выбирают гибридный офис.

Хотя это и не новый формат совместной работы, при его организации допускаются ошибки. Команда “Культуры Инноваций” изучила этот вопрос и совместно с крупными российскими компаниями провела независимое исследование Shared Research.

По итогам исследования “Культуре Инноваций” удалось выявить проблемы, описать новые модели поведения людей и сформулировать категории офисных сотрудников, которые появились при переходе с удаленки. Все это легло в основу рекомендаций по организации гибридного офиса, которые описаны в статье.

Идея совмещения разных форматов работы не нова. Особую популярность она получила летом 2020 года после первой волны Covid-19, когда работодатели столкнулись с потребностью плавного возврата сотрудников с удаленной работы в офис.

Причиной появления ГО стала потребность меняться и экспериментировать, в том числе с пространством и путем сотрудника в компании. Еще одна причина — возможность снижения расходов за счет сокращения арендуемых площадей. Кроме того, в 2020 и 2021 году актуальность физической и кибербезопасности ускорила движение компаний в сторону ГО.

ГО = (Бенефиты ТО + Бенефиты УР) × Безопасность

(ТО — традиционный офис, УР — удаленная работа)

Для чего нужен ГО:

• Живое общение;
• Гибкость рабочего времени;
• Поддержание ощущения команды;
• Снижение издержек на аренду офисов;
• Повышение осознанности сотрудников;
• Обеспечение безопасности сотрудников.

Эффекты от ГО:

• Усиление привлекательности бренда работодателя;
• Привлечение и удержание талантов;
• Экономия за счет снижения издержек на редизайн офиса;
• Повышение продуктивности и производительности.

Ежедневные задачи, бизнес-процессы, рабочие и личные привычки могут формировать пространство, подходящее именно нам. В каждой компании есть своя уникальная экосистема и, если мы хотим сохранить ее или сделать еще лучше, нужно учитывать индивидуальный опыт сотрудников. Именно так получится избежать хоть и красивых, но никак не помогающих в работе решений. А вот бездумно набрать интересных идей из лучших офисов мира будет ошибкой.

Идея организации гибридных офисов начала воплощаться в жизнь осенью 2020 года. Переход на удаленку, а потом и необходимость частично вернуть сотрудников в офисы, заставили компании искать подходящий формат гибридного режима работы. В первую очередь нужно было ответить на очевидные вопросы. Каким отделам требуются закрепленные рабочие места? Сколько человек должно находиться в офисе? Как контролировать выполнение задач теми, кто работает из дома? Что нужно сделать для обеспечения удаленных доступов и видеосвязи? Технологические и организационные решения достаточно легко и быстро закрыли эти вопросы, но стали возникать новые и иногда парадоксальные ситуации.

Например, часть сотрудников, которые показывали низкую эффективность в офисе, стали лучше справляться с задачами, работая из дома. Кому-то это может показаться вполне логичным, ведь в домашней обстановке легче работается, потому что никто не отвлекает, и не нужно тратить время на дорогу до офиса. Казалось бы, отличное решение — всех оставляем на удаленке!

В то же время выясняется, что оставшаяся часть сотрудников, наоборот, стала хуже справляться со своей работой, даже в комфортном домашнем офисе. Более того, люди просят дать им возможность приезжать на работу. Очевидно, что в этом случае идеи «всех вернуть в офис» или «всех оставить по домам» противоречат друг другу. Ни одна из них не может быть оптимальным решением, потому что в обоих сценариях происходит потеря эффективности

«Культура Инноваций» организовала совместное исследование Shared Research как раз для того, чтобы разобраться в подобных ситуациях. Вместе с лидерами HR-функций компания провела 70 глубинных интервью сотрудников из 31 российской организации. Оказалось, что бизнес не учитывает особенности работы и личный опыт разных групп сотрудников, и придумывает решения, которые выглядят классными, но на практике не работают. Или работают, но не для всех.

Участники исследования обнаружили важные точки дискомфорта, связанные с гибридным форматом работы, описали новые паттерны поведения людей и выделили четыре категории офисных сотрудников.

В фокусе Shared Research оказались: опыт сотрудника в период карантина, командная работа и продуктивность, энергия и личная эффективность, коммуникации и рабочее пространство.

Исследователи заметили, что трудности, о которых рассказывали респонденты на интервью, можно разделить на 10 категорий. Их назвали «точками дискомфорта».

Категории детально описаны в отчете SharedResearch, но для нашего контекста интересны следующие пять:

• Оснащение рабочего места и IT-инфраструктура. Оборудование и программное обеспечение не соответствовали новым требованиям. Сотрудники испытывали нехватку ресурсов при работе из дома. Офисы не были готовы к новому формату работы из-за низкой IT-грамотности персонала.
• Домашняя изоляция. Для одних работа из офиса оказалась удобнее, потому что в нем больше ресурсов, есть возможность общаться вживую и легче быть в едином контексте. Дома такие сотрудники чувствовали себя подавленными и изолированными от команды.
• Привязка к офису. Для других работа из офиса ассоциировалась с невозможностью гибко управлять графиком и работать там, где хочется. Дорога до офиса занимала много времени. Офисные коммуникации отбирали энергию.
• Бизнес-процессы. Процессы, выстроенные для оффлайн-работы, не подошли для работы онлайн. Как показала пандемия, управление этими форматами требует разных инструментов и подходов.
• Мотивация. Средства удаленного контроля за работой, отсутствие привычных офисных ритуалов и нехватка личных контактов негативно сказались на мотивации сотрудников.
  

Сталкиваясь со сложностями удаленной работы, сотрудники выработали для себя новые способы справляться с ними. Команда Shared Research провела анализ и выделила 9 паттернов поведения сотрудников, которые нужно учитывать при организации работы гибридного офиса.

1. Люди молчат. Выключенные камеры и тишина в Zoom — защита от «вторжения» в личное пространство, которое стало максимально уязвимым из-за цифровой коммуникации.
2. Короткий фокус. Следование долгосрочному видению и стратегическому подходу уступило место задачам «здесь и сейчас».
3. Свобода. Сотрудники почувствовали, что могут эффективно работать без присмотра работодателя, и поняли, что нет необходимости постоянно быть в офисе.
4. Страх заразиться. Работа с температурой и насморком больше не воспринимается как героический поступок. Коллеги готовы оставить на карантине каждого, кто кажется им подозрительным по разным признакам.
5. Контроль. Привычные способы контроля (очные встречи, разговоры у кофе-машины, отчеты и т. д.) больше не создают ощущение уверенности у команды и руководителей. Удаленная работа без прямого взаимодействия требует перехода на новые способы управления процессами.
6. Проверка боем команды. Попав в новую реальность, люди столкнулись не только с техническими и организационными сложностями, но и с проблемами в межличностных отношениях. Команды, которые признали свои слабые стороны и перестроились, сделали мощный шаг вперед.
7. Семья — часть рабочей среды. За время изоляции семья стала хоть и фоновым, но полноценным участником рабочих процессов. Показывать коллегам личную жизнь стало нормой. Многие вышли на качественно новый уровень отношений с партнером и детьми и не готовы отказаться от этого в пользу удобства офиса.
8. Шок новых данных. Информационный поток, спровоцированный новым контекстом, оказался для сотрудников избыточным и вызвал защитную реакцию избегания. Команды, которые смогли выдержать и «переварить» неожиданную обратную связь, использовали полученные знания для выявления точек роста.
9. Новые герои. HR и IT-лидеры возглавили вынужденную трансформацию. Успех ждал тех, кто обладал навыком тестирования гипотез или уже мог использовать ранее проверенные решения. Отсутствие опыта работы в условиях неопределенности отбросило прочих назад, и они не смогли справиться с новыми вызовами, потеряв позиции и доверие бизнеса.

В основе наших выводов лежит подробное погружение в личный опыт каждого из 70 респондентов. Однако, проектирование индивидуальных решений для каждого из них будет неэффективно с точки зрения бизнеса. Здесь на помощь приходит метод персон, предложенный в 1999 году известным дизайнером пользовательского опыта Аланом Купером.

В контексте ГО участники Shared Research выделили 4 персоны:

• Place mate. Предпочитает работать в офисе, но ищет в нем возможность уединиться. Офис вдохновляет, заряжает энергией. В отличие от дома, в офисе place mate может сконцентрироваться и самостоятельно выбрать, с кем, когда и каким образом взаимодействовать.
• Team mate. Живой контакт, личное присутствие, удобное пространство и сервисы мотивируют эту персону появляться в офисе каждый день. Люди вокруг — это способ не только всегда быть в курсе происходящего, но и быстро решать любой вопрос или задачу. На «удаленке» персона team mate перестает ощущать причастность к работе и с трудом поддерживает себя в рабочем контексте.
• Life & work balancer. Оказавшись в условиях удаленной работы, этот тип сотрудников смог выстроить баланс «работа-жизнь» — наладить график, повысить качество общения с родными и близкими. Они показали на своем примере, что успешно справляться с рабочими задачами можно и без постоянного присутствия в офисе. Возвращение к старым нормам для них равнозначно потере всего, что они приобрели за время изоляции.
• Free worker. Свобода выбирать пространство и время для работы — основная ценность этой персоны. Идеально, если сотрудник сможет одновременно заниматься по-настоящему интересными вещами и путешествовать по миру. Его расстраивает отсутствие качественной инфраструктуры для работы вне офиса, ограниченное число локаций для работы и закрытые границы.

Скорее всего в вашей компании есть все четыре типа сотрудников, и офис должен учитывать потребности каждого из них. Давайте посмотрим, как это было реализовано на примере проекта по организации ГО для крупной косметической компании, который сделала команда «Культуры Инноваций».

В первую очередь мы сформулировали ряд принципов, которым должны подчиняться решения по обустройству рабочего пространства и которые учитывают потребности всех персон:

• Офисное пространство должно быть комфортным и безопасным на базовом уровне: оптимальная температура, продуманная эргономика, защита от вирусных инфекций.
  
• Интерьерные решения должны позволять управлять приватностью. Сотрудникам необходимо предоставить возможности для создания частичного или полностью изолированного пространства.
• Пространство офиса должно помогать сотрудникам поддерживать творческие порывы, будь то неожиданная идея, пришедшая за чашкой кофе, или обсуждение проекта на ходу в коридоре.
  
• Офис должен иметь все необходимое для включения удаленных сотрудников в командную работу в любом момент и желательно в любом месте.
  
• Зоны рекреации, открытые пространства или озелененные территории должны помогать сотрудникам выдохнуть и переключиться. Даже простые зоны, наполненные цветами или другой растительностью внутри офиса, способны создать ощущение близости к природе.
  

Индивидуальные решения получились такими.

Для place mate критически важно приватное пространство, где есть возможность обозначить статус доступности по аналогии с мессенджерами (не беспокоить, свободен, готов поболтать) . Помимо этого мы закрепили рабочие места за такими сотрудниками, чтобы они могли наполнить их личными предметами, создающими уют. Для максимального фокуса на задачах для этой персоны были созданы звукоизолированные кабинки.

Мобильное рабочее место, переговорные комнаты с изменяемой площадью, модульная мебель позволяют team mate чувствовать себя как рыба в воде и быстро собирать команду для выполнения совместных рабочих задач. Еще им необходимы инструменты для спонтанного креатива: маркерная или пробковая доска во всю стену, боксы с фломастерами, стикерами и бумагой в общих пространствах, передвижными перегородками.

Life & work balancer посещает офис не более 2 дней в неделю, и моменты его присутствия должны быть максимально продуктивными. Эту персону мы снабдили всем, что позволяет включиться в работу «на лету», даже если рабочее место нужно будет с кем-то делить. Базовые элементы комфорта: чистый рабочий стол, индивидуальные шкафчики для хранения личных и рабочих вещей, система бронирования рабочих мест с учетом индивидуальных запросов (уровень шума и освещения, количество людей вокруг, удаленность от своей команды) .

Free worker использует офис еще реже, чем предыдущая персона, и относится к нему как к набору сервисов. Интерьерные и технические решения, взятые из коворкинга, оказались идеальным форматом офиса для него.

Распределение сотрудников по персонам никогда не будет равно пропорциональным, в каждой компании преобладают разные типажи.

Если подавляющее большинство сотрудников можно отнести к персоне free worker, то open-space офис будет пустовать. Логичнее арендовать места со свободной посадкой в коворкинге. Именно так мы поступили в «Культуре Инноваций»: работаем удаленно в удобных для себя местах и время от времени собираемся в WeWork для синхронизаций и командной работы.

Организация офисов Сбера на Кутузовской — пример комплексной работы с потребностями персон place mate и team mate. Среди множества привычных для современного офиса решений есть большой коворкинг с панорамным видом на город. Особенность этого офиса — разделение на тихое и громкое пространство. Первое, наполненное растениями и уютными местами, скорее похоже на релаксационную зону, где можно спокойно поработать. Второе пространство более динамичное и побуждает к активным беседам за столами или дискуссиям в мини-амфитеатре.

Хотим предупредить, что при создании гибридного офиса очень легко уйти в поиск красивых интерьеров и «лучших практик», получив на выходе пространство, которое скорее будет раздражать ваших сотрудников, нежели помогать им в выполнении ежедневных задач. Используйте в качестве ориентира четыре персоны, рассмотренных выше. Пусть все сотрудники окажутся в пространстве, которое по-настоящему будет радовать и удовлетворять запросы.

Если ваша компания встала на путь организации ГО, вот несколько шагов, которые помогут в разработке стратегии:

Шаг 1. Определите цель перехода к ГО

Шаг 2. Проведите исследование сотрудников

Шаг 3. Пропишите политику офиса

Шаг 4. Продумайте организацию работы

Шаг 5. Перестройте офисное пространство (это не всегда про ремонт)

Шаг 6. Продумайте инструменты для работы смешанной команды