Чек-лист по отправке email-писем

Как часто вы отправляете письмо не тому человеку? Без темы? Или с другими нелепыми ошибками? Перед вами небольшой помощник по электронным письмам. Сохраните его у себя под рукой, чтобы в нужный момент (например, при отправке очень важного сообщения) провериться по нему и не допустить ошибок.

№1. «Кому отправляем?»

Совсем не хочется, чтобы конфиденциальная информация попала дизайнеру, который делал ваш сайт, или коллеге с прошлой работы. Перед отправкой обязательно проверьте email получателя и убедитесь, что именно ему вы должны доставить сообщение.

№2. «Потерялось вложение!»

Печальная ситуация — написали в тексте сообщения, что прикрепляете документ, а в итоге забываете про него. Убедитесь, что вложение в письме есть, и переходите к следующему пункту.

№3. «Где же тема?»

Тема письма = название книги или статьи. Согласитесь, вам вряд ли бы захотелось открывать безымянное произведение.

Помните, что тема должна быть понятной и краткой (без сочинений о добре и зле…). Ваша цель — дать название, по которому получатель сможет быстро найти письмо.

№4. kotenok1989@... это кто?

В идеале название вашей почты должно содержать в себе имя и фамилию, но бывают разные случаи. Чтобы получатель определил, кто ему написал — укажите имя и фамилию, название компании (если есть), должность и контактные данные.

№5. «Который час? 2:38?»

Две причины не отправлять письмо в это время:

1. Усталость за день даст о себе знать. Будут опечатки и другие ошибки, которые могут повлиять на репутацию.

2. Утренняя почта просто вытеснит сообщение, которое отправлено ночью.

А что вы еще проверяете перед отправлением важного email-письма?

0
5 комментариев
Александр Александров

Дополню справку своими правилами:
1. email адресата лучше вписывать на последнем этапе перед отправкой (не работает в случае ответа на письмо). Это предотвратит отправку пустого или не полного письма.
2. в случае если есть 3-е лицо (куратор\руководитель), то в копии нужно указать его. Это работает в случае запроса информации, уточнения данных, а также если установлены временные интервалы для контроля и исполнения.
3. вести переписку в пределах одной темы сообщений.
4. использование корпоративной почты (с собственным доменном имени) только для делового общения.
5. при отправке нескольких вложений, упаковать в файл архива формата zip, с именем отражающим тему email и компании (отправителя). Имя файла в транслитерации без использования пробелов.

Ответить
Развернуть ветку
Смарт-офисы SOK
Автор

Александр, по вашему комментарию можно писать отдельный пост. Спасибо большое за полезное дополнение!

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Ибрагим Ведзижев

Можно включить функцию "уведомление о прочтении, это есть в яндексе, майле и гугле
Если не ошибаюсь, активируется в окне при написании письма, в веб версии

Ответить
Развернуть ветку
Arina Kachalova

👏🏼👏🏼

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Раскрывать всегда