Тренды и ошибки в проектировании офисных пространств

Многофункциональный, комфортный, экологичный — так можно коротко охарактеризовать современный интерьер офиса в 2022 году. Как не допустить ошибок при организации офисных пространств с учетом современных тенденций рассказали эксперты студии дизайна Designic и компании NBCom Group, специализирующейся на проектировании и поставках оборудования в офисы.

Многообразие бизнес-процессов в офисе и сокращение рабочих площадей после пандемии вызвали необходимость легко адаптировать пространство под текущие потребности и задачи. Одно помещение может выполнять разные функции: например, если грамотно продумать зонирование и подобрать мебель, переговорная комната становится лекторием или конференц-залом. Пример — конференц-зал в компании NBCom Group.

Конференц-зал в компании NBCom Group подходит для проведения обучающих, неформальных мероприятий, презентаций, выставок, переговоров с разным количеством участников. Его можно быстро разделить на два отдельных помещения с помощью мобильных перегородок, из модульных боксов собрать столы, трибуны, подиум и диван. А если открыть перегородку, которая отделяет конференц-зал от коридора, получится открытое пространство.

Неправильно подобранные и расположенные средства отображения

При расположении оборудования нужно брать во внимание естественные источники света, чтобы свет из окна не слепил сотрудников, не отражался от поверхности дисплея. Также учитывается среднестатистический рост человека (около 175 см) для подбора оптимальной высоты расположения средств отображения: экранов проекторов, мультимедийных дисплеев.

Важно соблюдать дистанцию просмотра, чтобы пользователям хорошо было видно контент, и глаза не уставали. Для этого инженер-проектировщик проводит расчеты, связанные с комфортным расстоянием просмотра, после чего подбирает диагонали дисплеев и проекционных экранов.

Часто заказчики покупают оборудование по принципу «больше — значит лучше». В связи с чем возникают проблемы с повышенными объемами тепловыделения. Их нужно считать и передавать другим участникам процесса проектирования — инженерам по отоплению, вентиляции и кондиционированию. Например, в помещении будет размещено 10 дисплеев, которые выделяют 5 кВт тепла. Соответственно, при проведении коммуникаций по отоплению в это помещение должно подаваться на 5 кВт меньше, чтобы люди могли комфортно находится в нем длительное время.

Несовместимость оборудования

Если у заказчика не подготовлен единый сводный план расположения устройств, есть риск наложения инженерных коммуникаций и оборудования. Например, когда устанавливается сплит-система в том месте, где должен стоять проектор.

Простой пример ошибки: заказчик планирует разместить 10 инсталляционных проекторов на потолке в конференц-зале, работающих в мультипроекционной сшивке. Инженеры уже спроектировали вентиляцию, электрики проложили кабели, установили датчики дыма, и места для проекторов просто не осталось. Из-за того, что поставщики техники не работали над проектом с самого начала, задача заказчика не будет выполнена. Вернее, будет решена, но с дополнительными расходами на переделку всего потолка и коммуникаций. В этом случае заказчику пришлось переделывать систему вентиляции, что обошлось в 700 000 рублей. А ведь этих издержек могло и не быть.

Создание удобной среды и благоприятной атмосферы для встреч с коллегами, обмена идеями, обсуждения рабочих вопросов. Для этого могут использоваться зоны коллаборации в open space, места для отдыха, кофе-поинты и так далее. Ниже на фотографии слева — зоны коллаборации в open space управляющей компании Cosmoservice. Справа — библиотека в офисе IT-компании Semrush.

В офисе компании любого масштаба должны быть «точки притяжения» — зоны, где сотрудники будут пересекаться, обмениваться мнениями и идеями. Например, для управляющей компании Cosmoservice дизайнеры студии Designic спроектировали зоны коллаборации в open space.

Еще один пример из проекта студии — библиотека в офисе IT-компании Semrush. Стеллажи с книгами и ниши с мягкими встроенными диванами используются для неформальных переговоров или отдыха в течение рабочего дня.

Не продуманное техническое оснащение

Часто бывает так, что зоны притяжения, которые создавались для отдыха и общения сотрудников, перерастают в зону неформальной работы. И если не подумать заранее о том, что сотрудник может прийти на диван не с кофе и книгой, а с ноутбуком или телефоном, для которых нужна зарядка, будет некомфортно. Кроме того, эти зоны отлично подходят для информирования сотрудников: поставить экран/панель и доносить до них новости — хорошая идея, которую тоже нужно учесть при проектировании.

Докупить устройства в зону может быть не так просто. Любая техника — это всегда кабели, блоки питания, выключатели. На этапе проектирования дизайнеры работают в связке с партнерами, которые предлагают оборудование для проекта, чтобы лишние провода не портили визуальную составляющую, были спрятаны, но при этом технические специалисты имели к ним доступ и могли обслуживать системы. Если приходится докупать устройства в существующий офис, нужно рассчитывать, как их устанавливать. Это тоже проектирование, потому что интегрироваться в уже созданную среду — сложно.

Обеспечение двигательной активности в течение рабочего дня также один из трендов современного офиса. Приятными бонусами для сотрудников являются детали: рабочие столы с регулировкой высоты для работы сидя и стоя, полезные снеки, доступ к чистой питьевой воде. Минимизация рисков заражения сотрудников стала обязательной нормой еще в период пандемии, поэтому бесконтактные системы открытия дверей и очистка воздуха теперь базовые технологии в оснащении офисных пространств. Например, столы на сервоприводных ножках Actiu, за которыми можно работать как сидя, так и стоя, меняя положение в течение дня.

Не учитываются нормы проектирования

При проектировании комфортных офисов, нужно учитывать ГОСТ, нормы СНип, СанПиН. В них указаны площадь рабочего места сотрудников, требования к стульям, расположению мониторов и др. Когда речь идет о комфорте и здоровье персонала, эти нормы играют ключевую роль.

Также важны другие переменные: пол, рост сотрудника, стиль работы и пр. Например, много работают с таблицами – монитор с технологией защиты глаз, печатают на клавиатуре – специальный анатомический коврик, часто созваниваются с рабочего места – камера и гарнитура. Если такие делали не учитывать, то даже самая современная техника не сможет обеспечить сотрудникам комфортное пребывание в офисе.

Ощущение сотрудников, что они в офисе чувствуют себя как дома — тренд нескольких последних лет, не теряющий актуальности. Он подразумевает создание уютной атмосферы за счет использования текстиля, натуральных материалов, растений, книг, торшеров с теплым светом — всего, что обычно ассоциируется с домом. Интерьер студии Designic на фотографиях ниже хороший пример домашнего уюта: светлый, теплый, уютный.

По мнению экспертов Designic, некоторые могут воспринять этот тренд как призыв к тому, что каждый сотрудник может принести из дома на работу что-то свое, чтобы почувствовать тот самый домашний уют. Но если каждый принесет свое любимое кашпо с растением, рамку с фотографией, игрушку и прочее, офисное пространство наверняка станет выглядеть захламленным, «шумным» . Важно соблюсти баланс — не сделать интерьер слишком домашним, но в то же время деликатно создать теплую атмосферу.

Выросло поколение сотрудников, которое заботится о том, какое влияние их деятельность оказывает на окружающую среду. Представители этого поколения хотят работать в компаниях, которые бережно расходуют ресурсы, сортируют и правильно утилизируют отходы, по минимуму используют пластик и бумагу. Важен и офис — предпочтение отдают «зеленым» пространствам, оформленным с использованием натуральных материалов и живых растений.

Пример: организация сортировки мусора и грамотной утилизации отходов

Например, как в проекте студии для коворкинга Benua PAGE, где был организован раздельный сбор мусора.

Пример: замена бумажных носителей цифровыми

Сокращать потребление бумаги также можно с помощью цифровизации: заменить блокноты на планшеты, тогда заметки на совещаниях можно отправить себе на почту или выкладывать в облако. Еще один вариант — использовать интерактивные панели вместо бумажных флипчартов/маркерных досок.

Подключение техники

«Повесить» устройства, которые работают в комплексе, самостоятельно сложно. Потому что дисплей на фотографии выше, например, не просто воткнут в розетку. Есть несколько компьютеров, которые с ним взаимодействуют из серверной, программное обеспечение, с которым он работает. Увязку этих элементов нужно понимать, соответственно, нужно прорабатывать сети, прокладывать на бумаге, потом фактически.

Пример: использование натуральных материалов и живых растений.

Обилие таких элементов положительно сказывается на физическом и ментальном здоровье сотрудников, повышает их работоспособность. Пример — компании Sever Minerals, где кашпо с растениями визуально отделяют рабочую зону от зоны отдыха, в коридоре расположены подвесные фитомодули с живыми растениями.

Не учтен функционал помещения

Отделку нужно подбирать осознанно, с учетом требований к применению строительных материалов, так как могут быть ограничения. Например, в некоторых общественных пространствах натуральное дерево нельзя использовать в связи с требованиями пожарной безопасности. И тут лучше выбрать покрытия с декором под дерево.

Также важно учитывать свойства природных материалов, подбирать их под функционал помещения. Например, мрамор — отличный материал, но не для переговорной, где он будет отражать звук и создавать эхо. Поэтому перед выбором отделки убедитесь, что она не будет мешать сотрудникам в работе.

Обращение к специалистам позволит сразу создать проект, в котором будут учитываться все особенности работы конкретной компании: бизнес-процессы, взаимодействие отделов между собой, необходимый функционал.

К сожалению, сегодня наибольшее число запросов от представителей бизнеса на проектирование офиса заключается в том, что необходимо исправить существующие ошибки. Незнание тонкостей установки техники приводит к росту лишних затрат. Проблемы могут быть разного уровня, вплоть до переделки офиса и полной заменой существующей техники, которая за несколько лет прибавила в стоимости около 20–30%, а сроки ее поставки увеличились с 6–8 недель до 8–14 недель. То есть, исправление ошибок — это деньги, время, неудобство для сотрудников в офисе.

С уверенностью можно сказать, что частичное посещение офиса, экологичность и энергоэффективность, а также любые проявления заботы о сотрудниках, будут основными тенденциями оформления офисных пространств еще долгие годы, незначительно трансформируясь с учетом внешних обстоятельств.

Предварительное проектирование технических и инженерных коммуникаций остается не модным, а необходимым этапом при организации рабочих пространств. Пропустив изначально этот шаг, собственник бизнеса рискует увязнуть в постоянных корректировках и ремонтных работах, что чревато стагнацией развития бизнеса и снижением эффективности сотрудников.