Сейчас 2019 год кажется чем-то давно позабытым, хотя он сильно перевернул жизни компаний и их сотрудников. Одним из основных плюсов для бизнеса стало понимание что можно ощутимо оптимизировать затраты на сотрудников, сократив издержки на содержание физического рабочего места. С 2022 года удалённый формат работы получил новый виток, и многие крупные бренды перевели часть сотрудников на удалёнку. Но далеко не все научились работать со специалистами в таком режиме.
Как посодействовать комфорту работы сотрудников, одновременно не допуская снижения их эффективности? Разберём на примере отдела маркетинга.
- Обеспечьте команду трекером задач. Можно и нужно обсуждать текущие задачи в чатах и на созвонах с командой, но должный контроль работы может обеспечить только правильно настроенный и интегрированный инструмент. Для небольших проектов можно использовать Trello / Notion. Для средних и крупных проектов - Clickup, Asana. Есть вы уже работаете с Bitrix - лучше использовать его внутренний инструмент.
- Обучите сотрудников, ставящих задачи, правилам работы с трекером. Задачи по SMART, обсуждение сроков задачи с исполнителем, прикрепление ссылок на все необходимые документы и файлы. Соберите от исполнителей пожелания по постановке ТЗ. Это сократит обсуждения задач до минимума и сделает работу команды слаженной.
- Одно общее хранилище данных. Выберите безопасное и подходящее команде место для хранения файлов проекта / компании. Составьте регламент размещения контента, чтобы не было путаницы, и любой специалист мог легко и быстро найти нужную информацию. В большинстве компаний каждый сотрудник самостоятельно выбирает как и где хранить данные, и это ощутимо усложняет их использование для его коллег. Важно - делайте доступ для разных специалистов только к нужным им папкам, для повышения информационной безопасности данных. Также регулярно делайте бэкап данных на стороннее хранилище (другое “облако” или физический сервер), с доступом только у собственника / руководителя it безопасности.
- Внедрите регулярность отчётов от каждого специалиста. Основные пункты отчета - выполненные задачи и достигнутые показатели. Что сотрудник сделал за определенный период, что не сделал и почему, а также статистика основных показателей. В отчетности по показателям обязательно считать главные KPI специалиста, и смежные показатели, на которые он влияет на прямую или косвенно. Оптимально собирать данные по задачам раз в день в первый месяц работы, и раз в неделю после. По показателям - раз в неделю, и общие показатели раз в месяц.
- Определите регулярность созвонов для координации планов. Важно чтобы все сотрудники отдела понимали, какие стратегические и тактические задачи стоят перед отделом, и на какие операционные задачи их декомпозировать. Рекомендую проводить координацию по стратегическим и тактическим задачам раз в месяц, по тактическим / операционным раз в неделю.
Таким образом вы не только выделите ключевые задачи и показатели для каждого специалиста, но и будете своевременно отслеживать их выполнение / достижение и сможете оперативно корректировать работу.
Спасибо что дочитал, буду признателен за вопросы в комментариях
Присоединяйся к каналу в телеграм
Видео формат статьи скоро будет на YT