Как хранить документы, чтобы прочитать их даже через десятки лет

С каждым годом все больше документов создают в электронном виде без дублирования на бумаге. Возникает вопрос — как их сохранить в быстро развивающимся технологическом мире?

Давно канули в лету дискеты, многие современные гаджеты не имеют дисководов, а форматы документов постоянно изменяются. Сможем ли мы прочитать электронные документы через 15 лет?

Согласно законодательству, компании обязаны организовывать хранение документов в соответствии с определенными сроками. С бумажными документами все понятно — подготовили по правилам и передали дела архивисту. Но что делать с электронными юридически значимыми оригиналами: как их подготовить к архивному хранению, кому сдавать, как хранить?

К электронным документам применяют те же правила, что и к бумажным. Делопроизводитель должен поместить их в дела, составить описи, акты и передать архивисту, чтобы он о них заботился. Но при этом надо помнить, что есть ряд особенных требований к цифровым экземплярам, которые необходимо учитывать.

Давайте разбираться.

Документы временных сроков хранения (до 10 лет) могут находиться на оперативном хранении в корпоративных информационных системах, поскольку не требуют дополнительных архивных процедур. Ну, а если сроки больше, необходимо продумать, как правильно передать их в архив.

Согласно ГОСТ ИСО 15489-1-2019 91 у электронных документов есть четыре свойства, точные определения которых даны в ГОСТ Р 7.08-20132:

При организации хранения нужно гарантировать защиту этих свойств. Если для бумаги целостность поддерживается формированием документов в дела, то для электронных дел необходимы технические доказательства. Все исправления на бумаге видны невооруженным глазом, а вот определить изменения, например, в формате. doc, человек не сможет. Нужно использовать технологии — электронную подпись (ЭП) .

В отношении электронных документов важно позаботиться о том, чтобы с течением времени их можно было просмотреть и использовать, даже если программы, в которых они были созданы, перестанут применяться. На законодательном уровне введены требования по этим параметрам.

Требования к хранению электронных документов прописаны в законодательстве и имеют свои особенности.

С сентября 2023 года вступили в силу новые «Правила организации хранения»[3] вместо действовавших с 2015 года. Теперь подробно описаны требования к

Важно, что правила рекомендуют следовать принципу раздельного хранения документов временного срока хранения и долговременного, постоянного и использовать системы хранения электронных документов (СХЭД) .

Правильное архивное хранение — это не только порядок в документах, соблюдение требований законодательства, сохранение исторической ценности, но и безопасность — любые данные о работе организации должны быть надежно защищены, а при возникновении спорных ситуаций, которые сейчас чаще всего решаются в судебном порядке, компания должна иметь возможность защитить себя и предоставить юридически значимые документы.

Чтобы документ мог вызывать правовые последствия и выступать в качестве доказательства в спорных ситуациях, он должен обладать юридической силой, которая достигается соблюдением правил:

И вот мы учли все правила и создали электронный документ, подписали его ЭП. Но проблема в том, что в отличии от бумажных носителей, у сертификата ключа электронной подписи есть срок использования. Как же тогда доказать, что подписанный несколько лет назад документ все еще имеет силу? Как известно из 63-ФЗ4 срок действия ключа проверки электронной подписи 15 месяцев. А сроки хранения документов разные. Как подтвердить, что ЭП действительна?

В этом помогут:

Метка доверенного времени

Чтобы проверка ЭП проводилась на момент подписания документа в 63-ФЗ4 закреплен термин «метка доверенного времени» (МДВ) . Это достоверная информация в электронной форме о дате и времени подписания документа с помощью ЭП, полученная в службе штампов времени в момент его визирования.

Объясню подробнее: есть служба штампов времени — этот сервис всегда имеет доступ к точным часам и не взаимодействует с содержанием документа, тем самым сохраняя конфиденциальность сведений. В момент подписания система обращается к сервису, который своим сертификатом фиксирует точное время и дату подписания документа. МДВ привязывает состояние документа к моменту времени, как электронная подпись привязывает состояние документа к человеку, который его визирует.

«Усовершенствование» электронной подписи

Но в самой метке доверенного времени не содержится информации о том, был ли действителен сертификат ключа электронной подписи на момент подписания документа. Присоединение к ней доказательств действительности сертификата на момент заверения называется «усовершенствованием» электронной подписи. Законодательно этот термин пока не регламентирован, но часто используется при реализации решений по хранению электронных документов.

«Перештамповка»

Проблема в том, что при «усовершенствовании» электронной подписи срок сертификата службы штампов времени тоже ограничен (до 15 лет) , а часть документов надо хранить дольше. Получается, что через 15 лет мы попадаем в исходную ситуацию? Чтобы закрыть эту проблему существует специальное техническое решение «перештамповка» — это автоматическое обновление архивной метки времени.

Система проставляет еще одну МДВ до момента окончания срока действия сертификата. Этот процесс можно повторять — перештамповали один раз, через определенный срок второй раз и т. д. Таким образом продлевать срок валидности электронной подписи можно практически до бесконечности, например, до момента уничтожения документа, ну или пока существует система штампов времени. Хочу обратить внимание на то, что если усовершенствование производит удостоверяющий центр, доверенная третья сторона или оператор информационной системы, то перештамповку делает та информационная система, которая организует архивное хранение документов.

Законодательство обязывает организации создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Ответственность за ненадлежащее хранение документов несет руководитель организации, однако, ответственность может быть возложена на любого сотрудника внутренним ЛНА организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия (357-ФЗ5).

Ответственность за нарушение архивных требований о хранении документов прописана в КоАП РФ6. Это ст. 13.20 и 13.25. Согласно ст. 13.20 для архивных учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования муниципальных и государственных архивов, за нарушение этих требований предусмотрены штрафы:

А вот ст. 13.25, направленная больше на коммерческие организации, предусматривает более серьезные штрафы: до 30 тыс. рублей на должностных лиц и до 300 тыс. рублей на юридических.

Не важно архив это бумажных или электронных документов, главное — соблюдать требования архивного хранения, чтобы документы можно было использовать десятки лет. В этом поможет решение «Долговременный архив» от компании Directum. Это комплексное решение для организации хранения бумажных и электронных документов, которое решает все архивные задачи.

Изображение от Freepik.